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2020.07.08

クラウドPBXのFAX機能とは?電話番号そのまま導入する方法も解説|トラムシステム

一般家庭での利用率は低下しつつも、一部の業界ではまだ需要のあるFAX。「クラウドPBXでもFAXを使いたい」「番号そのままでクラウドPBXとFAXを導入できるのか」といった要望・疑問を持つ方もいるでしょう。

この記事ではクラウドPBXでFAXを使う方法を解説します。

クラウドPBXのFAX機能とは

インターネットを利用して電話機能を利用するクラウドPBXでは、FAX機能でもインターネット回線を利用します。

具体的には取引先などから受信したFAX(データ)はサーバーに保管され、PDFファイルとしてパソコンやスマホで確認できます。送信する場合はデータ化した書類をパソコンやスマホを使って送信する仕組みです。

この方法は「インターネットFAX」と呼ばれ、クラウドPBXでFAXを利用する方法の1つです。

なお「今のFAX番号をそのまま使いたい」「まだ複合機を変えたくない」という場合には、変換アダプターやアナログ戻しなどの方法でFAXを利用できます。

クラウドPBXでFAXを使う方法

クラウドPBXでFAXを使用する方法は主に次の4つです。

1.変換アダプターを使う
2.FAX番号をアナログ戻しする
3.新規取得した番号に転送する
4.インターネットFAXを導入する

ひとつずつ解説していきます。

1.変換アダプターを使う

1つ目の手段は「変換アダプター」です。変換アダプターとはアナログデータをデジタルデータに変換する設備で、既存のFAX(複合機)をクラウドPBXに接続できます。

メリットはこれまでのFAX用電話番号を変える必要がないことです。またすでに使い慣れている複合機を使用するため、新しく操作方法を覚える手間もかかりません。

ただしネット環境によってはパケットに遅延が発生し、スムーズにデータを送受信できないなどのデメリットもあります。使用している光回線の接続方式がPPPoEの場合は、通信速度の向上が望めるIPoEに切り替えることでネット環境が改善されるケースがあります。

2.FAX番号をアナログ戻しする

FAX番号がIP電話やひかり電話の場合は、FAX番号のみアナログ回線に戻し複合機に接続する方法があります。このアナログ回線に戻す作業は「アナログ戻し」と呼び、NTTのアナログ回線で取得した電話番号であることがアナログ戻しの条件です。

少し手間はかかりますが、既存の複合機をそのまま使用できるため、新たに操作方法を覚え直す必要がない点がメリットです。

3.新規取得した番号に転送する

新規取得したFAX番号に既存の番号から転送する方法もあります。

まず、移転先で新規にNTT番号を取得します。取得した番号を複合機に接続し、古いFAX番号で受信したFAXを新しい番号へと転送します。この方法は複合機の操作性が変わらない点がメリットです。

しかしFAXを転送する際に転送通話料が発生します。料金は1回8円程度ですが通常の受信料が無料であることを考えるとデメリットです。

4.インターネットFAXを導入する

クラウドPBXのベンダーの中には、インターネットFAXのサービスを提供しているところもあります。

インターネットFAXとは文字通りインターネットを利用したFAXで、FAX機や複合機などがなくてもデータの送受信ができることが特徴です。

PDFファイルでデータを保管するインターネットFAXには主に次のメリットがあります。

・外出先からもスマホですぐにデータを見られる
・必要なものだけ印刷すれば良いので、印刷用紙・インク代が削減できる
・データとして長期間保存できる
・複数人での共有や編集が簡単にできる

ただしFAX用電話番号が変わる点、これまでのFAXと使い方が異なる点はデメリットです。インターネットFAXについてはこちらの記事で詳しく解説しています。あわせてご参考ください。

FAX機能付きクラウドPBXの選び方

クラウドPBXでFAXを使いたい場合、どのような点に注意して各サービスを比較すれば良いのかを解説します。

光回線型かIP回線型か

クラウドPBXでFAXを使いたい場合には、IP回線型ではなくインターネット光回線型のタイプを選択しましょう。

インターネット光回線型のクラウドPBXは、IP回線型よりも音声が高品質で、通信も高速・安定しています。現在使っている複合機をそのまま使い続けられる可能性も高いです。

送受信可能な枚数

ベンダーによっては、1ヶ月間に送受信できる枚数の合計や1回に送受信できる枚数(データの容量)に上限が設定されていることがあります。

契約書など複数枚のデータをFAXでやり取りする場合には、全ページを一度に送受信できない可能性があります。各ベンダーの機能や要件の説明欄をよく確認しましょう。

対応機種

パソコンやスマホでデータの送受信ができることは、インターネットFAXの大きなメリット。しかし、スマホの機種が古かったり、パソコンのOSのバージョンが最新でなかったりすると、機能が正しく動作しない可能性があります。

同様に複合機を継続利用する場合も、クラウドPBXとの適合性はベンダーやメーカーに確認することをおすすめします。

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まとめ

下火になりつつあるFAXですが、未だに一部の業界では利用頻度が高く、完全に無くなるとは考えにくいでしょう。特にメールや電話で伝えにくい内容を図式化して伝達できるメリットは大きいです。クラウドPBX導入の際は、利用している回線を確認し番号を引き継ぎながら移行できるかどうかを検討しましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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