2021.10.30ネットワーク

【基礎】インターネットFAXとは？メリット・デメリットを比較しながら解説｜トラムシステム

ビジネスに欠かせない存在であったFAXは、ペーパーレス化の推進に伴い、廃止が検討されるようになりました。一方で、FAXによるやり取りが深く根付き廃止に踏み切れない企業も少なくありません。

そのような時におすすめなのがインターネットFAXです。本記事でインターネットFAXの概要、FAXと比較したときの違い、メリットとデメリットについて詳しく解説します。

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インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、インターネット回線を用いてデータを送受信するシステムです。

インターネット環境と端末さえあれば導入可能で、スマートフォンやパソコンにもデータを送信できます。デジタルデータであるため、印刷せずとも内容を確認でき、紙代やインク代を大幅に節約可能です。FAX機購入や電話回線契約も不要となっており、従来のFAXを代替するシステムとして普及が進んでいます。

メールとの違い

メールとの違いは、従来のFAX機と互換性がありデータをやり取りできる点です。すなわち、インターネットFAXで送信したデータをFAX機で、FAX機で送信したデータをインターネットFAXで出力できます。諸事情でFAX機を廃止できない企業ともやり取りを継続できるため、スムーズな導入が可能です。

仕組み

FAX機が行っていたデータの送受信や出力を、インターネットFAX事業者のサーバーを用いて行うのがインターネットFAXの仕組みです。FAX機に送信する時は電気信号、インターネットFAXに送信する時はデジタルデータへ自動変換するため、特別な操作は必要ありません。

インターネットFAXではテキスト、画像、PDFファイルなどあらゆるデジタルデータを送信できます。反対にインターネットFAXで受信したデータはPDF形式で保存、あるいはプリンターに接続しての印刷が可能です。

使い方

インターネットFAXは誰でも簡単に利用できるサービスです。送信する場合はメールにデータを添付し、送り先を相手のFAX番号＋インターネットFAXのドメイン名に設定すれば完了します。

ドメイン名はインターネットFAXサービスごとに異なっており、例えば有名なインターネットFAXである「eFax」では@efaxsend.comです。受信する場合はさらに簡単で、メールで送られてきたPDFファイルをダウンロードすればすぐ確認できます。

導入方法

具体的な導入方法はサービスによって異なるため、一般的な流れを見ていきましょう。

まずはインターネットFAXサービスとの契約です。基本料金の安い「秒速FAX送信」や送受信単価の安い「MOV FAX」といったサービスが存在しており、自社に適した料金体系やオプションの充実度を見極め選択します。

次はソフトウェアやアプリのダウンロードです。アプリをダウンロードすれば、外出先でもスマートフォンやタブレットを利用して操作できます。パソコンの利用頻度が少ない、オフィスに常駐する社員が少ない企業であれば、アプリ単体での運用も有効です。

最後に、インターネットFAX用の電話番号とメールアドレスを設定すれば導入が完了します。近年はIP電話の「05」から始まる電話番号だけでなく「03」や「06」といった市外局番も選択可能です。「以前の電話番号を継続利用したい」という場合は、番号転送サービスに加入すればそのまま引き継げます。

インターネットFAXのメリット

インターネットFAXは単に手軽というだけでなく、従来のFAXにない様々なメリットが存在します。どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

パソコン・スマホから送信できる

FAXはオフィスに設置したFAX機を通してのみ利用可能で、送受信できる時間と場所が限られていました。それに対し、インターネットFAXはパソコンとスマートフォンから送受信できるため、通勤中や外出先でも利用できます。送られたデータもすぐ確認できるため非常に便利です。

FAX機・複合機などの本体が要らない

FAXは機器設置や回線敷設工事に時間と手間が発生します。インターネットFAXは特別な機器や物理回線が不要となっており、簡単な手続きで導入可能です。Webブラウザから申し込めば、申し込みから短時間でインターネットFAXを利用できます。

送受信したデータの管理がしやすい

FAXは用紙と保管場所が必要なため、効率的なデータ管理が難しい存在でした。インターネットFAXは全てのデータをサーバーに保存するため、閲覧と管理が容易です。

オフィス内のスペースも節約し、新たな業務のために振り分けられます。FAXデータ管理に割いていた人員をより生産性の高い業務に転換すれば、業務効率もアップします。

初期コスト・運用コストが安い

FAXは導入に際し高額な初期コスト、運用コストを支払う必要があり、企業の悩みの種でした。インターネットFAXは初期コストと運用コストが1,000円前後と非常に安価で、割引制度も充実しており、低コストで運用できます。

セキュリティリスクが小さい

FAXは用紙の紛失や内容を第三者に見られるといったセキュリティリスクがあり、秘匿性に優れているとは言えません。

インターネットFAXは用紙不要で、セキュリティ対策が施されたサーバーにデータが保存されるため、セキュリティリスクを軽減できます。特定の人間のみアクセスできるよう設定できるため、秘匿性も十分です。

インターネットFAXのデメリット・注意点

メリットの多いインターネットFAXにもデメリットが存在します。導入を検討している方は留意しておきましょう。

インターネット回線が必須になる

電話回線で運用できるFAXとは違い、インターネット回線設備がなければ利用できません。時間や場所を選ばず操作したい場合は、24時間インターネット回線に接続されている端末が必要となります。そのため、パソコンだけでなくスマートフォンと併用するのが効果的です。

受信料金がかかる場合がある

FAXのデータ受信料金は無料なのに対し、インターネットFAXにはデータ受信料金が発生するサービスがあります。受信を頻繁に行う環境ではFAXより割高となるケースもあるため注意が必要です。データの送信より受信が多い企業では、受信料金が無料のサービスを選択しましょう。

手書き資料の送信に一手間かかる

FAXは手書きのメモや印刷物をそのまま送信できます。しかし、デジタルデータを必要とするインターネットFAXでは不可能です。スマホでカメラ撮影する、スキャナで取り込むなどしてデジタルデータに変換する必要があります。

受信したFAXに何らかの記入（アンケートや質問への返答）をして返信する場合は、一度プリントアウトしなければなりません。PDFを直接編集するソフトウェア「Adobe Acrobat Reader」があれば負担を軽減できるため、インターネットFAXとあわせて導入しましょう。

コストカットにならない可能性がある

インターネットFAXは、FAXをほとんど利用しない環境ではコストダウンにならず、導入コストと月額料金を浪費してしまいます。事前にFAXとインターネットFAXの運用コストを試算し、どちらがコストカットになるか検証するのが無難です。

また、同一市内へのデータ送信はFAXの方が安価となります。データをやり取りする相手が同じ地域にいる場合は留意しておきましょう。

FAX受信に気づきづらい

インターネットFAXはメールと同じ形式で送信されるため、紙媒体を印刷するFAXよりも目立ちません。メール画面をこまめにチェックしないと、受信を見逃してしまう可能性があります。メールに不慣れな社員がいる企業では注意が必要です。

インターネットFAX以外でFAXを使う方法

インターネットFAXを諸事情で導入できない場合は、固定電話回線、あるいはひかり電話回線のFAXが選択肢となります。それぞれの費用や使い勝手を解説します。

ひかり電話回線のFAX

ひかり電話とは光ファイバーを用いたIP電話サービスで、FAXも利用できます。

インターネット回線でデータ送受信を行う仕組みのため、インターネット環境さえあれば手軽に導入できるのがメリットです。事業者によっては複数の電話番号を所有できるため、FAX専用番号も取得できます。

【発生する費用（税込）】
・初期費用:1,100円～5,500円
・基本料金:月額550円～
・送信料:全国3分/8.8円
・回線費用:月額4,400～8,800円

ただし、これら以外にも最低30,000円弱のFAX機購入費やインク代が別途必要となるため、インターネットFAXより割高です。また、FAX機の規格の1つ「G4規格」には非対応な点にも注意しましょう。

固定電話回線のFAX

固定電話回線を新規契約してFAXを導入した場合、信頼性の高い「03」や「06」から始まるFAX番号を取得できます。またFAX機によっては停電時の影響を受けません。ただし、発生するコストは最も高額です。

【発生する費用（税込）】
・契約料:880円
・施設設置負担金:39,600円
・基本料金:月額1,760円～
・送信料:3分/9.35円～

光電話回線と同じくFAX機購入費やインク代が別途発生します。長距離ほど送信料が高額になる点にも注意しましょう。

まとめ

デジタル技術の発展により誕生したインターネットFAXは、既存のFAXよりも高いコスト削減効果と機能性向上を実現します。導入も手軽に行えるため、ペーパーレスを成し遂げたい企業やこれからもFAXを継続利用したい企業におすすめです。インターネットFAXを導入し、コスト削減や業務効率化に繋げましょう。

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電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。

インターネットFAXはもちろん、アダプタを利用すれば既存の番号をそのままにFAXを引き継げます。

【クラウドPBXのメリット】
・PBX（主装置）を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用することができる
・スマートフォンを内線端末として利用できる
・複数拠点を持つ企業の場合、国内外問わず拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる

これらのメリットにより、個人事業主・中小企業から大企業まで様々な企業で普及しています。

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