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2021.12.14

スマホ / 内線化 / 費用 /

【徹底解説】スマホ内線化の費用まとめ!導入・運用コストを一覧で紹介|トラムシステム

固定電話廃止やテレワークの実施に有効なスマホの内線化。導入前に導入・運用費用を試算しておくことが重要です。本記事でスマホ内線化の仕組み、必要なコストについて詳しく解説しますので、導入を検討中の方はぜひご覧ください。

スマホ(スマートフォン)の内線化とは

スマホの内線化とはスマートフォン端末を内線端末として設定し、業務で利用することです。アプリをインストールするだけで内線、外線、転送、会社番号発信といったビジネスフォンの機能がスマホで利用可能となり、コスト削減や業務効率化を実現します。

導入方法は会社が貸与したスマホを用いる方法と社員のプライベートスマホを用いる方法(BYOD)の2種類です。

スマホ内線化のメリット

スマホ内線化はビジネスフォンと比較しても多くのメリットがあり、多くの企業で導入が進んでいます。

1.業務用端末のコストを削減できる
総額数十万~数百万円になることもあったビジネスフォンの購入・セッティング費用が不要となり、安価なスマホで代替できます。社員のスマホを用いるBYODを選択した場合は、スマホ本体の購入費用も削減され、さらなるコストカットが可能です。

2.外出中の社員と内線・外線通話ができる
外出中でもスマホで内線・外線通話が可能となり、ビジネスチャンスを逃しません。対応できなかった着信を改めて折り返すといったタイムロスもなくなります。

3.スマホでも固定電話番号で発番できる
内線化したスマホからだと「03」や「06」で始まる会社番号で発信可能です。BYODの場合でもプライベート用電話番号が相手に通知されない(一部例外あり)ため、安心して利用できます。

4.通信コスト削減に繋がる
従来用いられてきた携帯電話の場合、外出中の社員と通話する場合は外線通話となり通話料が発生していました。スマホ内線化では外出先の社員との通話が無料の内線通話となるため、通話料削減が可能です。

5.在宅ワークやリモートワークの実現
地震や台風で出社できない、パンデミックで自宅待機を余儀なくされるといった状況でも内線化したスマホによる在宅ワークやリモートワークで業務を続行できます。「働き方改革」の一環でスマホ内線化を採用する企業も増加しており、時間や場所を選ばない労働を実現可能です。

6.固定電話機にはない機能を利用できる
チャット、ビデオ会議といった業務で利用するツールを1つにまとめたUC(ユニティファイドコミュニケーション)機能もスマホ内線化のメリット。スマホ内線化サービスの1つであるクラウドPBXに付帯されており、複数のコミュニケーション手段を活用できます。

スマホ内線化の方法と仕組み

スマホ内線化には複数の方法があり、どの方法が最適かは状況によって異なります。主な方法を3つ紹介します。

クラウドPBX

クラウドPBXとはビジネスフォンの内線・外線通話や転送を司っているPBX(主装置)をクラウド化し、インターネット回線を通じてスマホを内線化するITサービスです。

物理機器や回線がなくても電話網を構築できるのが大きな特徴で、月額利用料金を支払うことで利用できます。内線・外線通話を始めとする基本機能はもちろん、チャット、ビデオ会議、着信設定などの便利機能も搭載されています。

固定電話や電話回線を完全に撤廃したい企業や、事業を立ち上げたばかりのスタートアップ企業におすすめのサービスです。

IP-PBX

基本的な仕組みはクラウドPBXと同じですが、こちらは物理サーバーを社内に設置しスマホ内線化を実現するサービスです。インターネット回線を用いた通話が可能となる反面、サーバーを設置する必要があるため導入費用が高額化し、納期も長期化します。ただし、一度導入費用を支払えば月額利用料金はほとんど発生しません。

サーバーの保守要員を雇用可能で、高額な導入費用をねん出できる大企業向けのサービスです。

FMCサービス

Fixed Mobile Convergence(固定電話と携帯電話の融合)の略で、インターネット回線を利用するIP電話機と携帯電話を連携させスマホ内線化を行うサービスです。

無料の内線通話や外出中社員への転送といった機能を利用するには、固定電話機の回線・設備を経由する必要があります。また先に紹介した2つとは違い、外線発信時にはプライベート用携帯電話番号が表示されてしまうのがデメリットです。

ただし、これまで運用してきた電話設備を残したままスマホ内線化を実現できるため、段階的に設備を交換していきたい企業におすすめです。

スマホ内線化の導入にかかるコスト

スマホ内線化のコストは、導入コストと運用コストに分けられます。まずは端末購入費用やサービスの初期費用など、導入時に発生するコストについて解説します。

社用端末の購入費用

どのサービスでも発生するのが社用端末の購入費用です。内線化を行う場合はそれなりに高価なスマホを購入する必要があります。近年登場した安価なiPhone SEの場合、大手キャリアの法人契約購入で約5~60,000円、格安キャリアの場合は約35,000~40,000円です。

レンタルの場合は端末1つあたり月額5~8,000円。短期間の利用ならレンタル、長期間の利用なら購入がおすすめです。

社員のスマホを業務利用するBYODの場合は無料となります。1人あたり数万円の費用が浮くのは大きなメリットと言えるでしょう。

内線化サービスの初期費用

端末購入費用のほかに内線化サービスの初期費用も必要です。

IP-PBXの初期費用相場は、小規模オフィスが廉価版のサーバーを導入する場合は10~15万円、20~30名規模の企業がハイスペック版のサーバーをリース契約で導入する場合は30~120万円となっています。

ハイスペック版のサーバー購入には多額の費用(数百万円となる場合も)が発生するため、コストを抑えたい場合は購入ではなくリース契約がおすすめです。

クラウドPBXは物理機器が存在しないため、初期費用相場は1~5万円となっています。納期も数日となっており、電話網やお客様窓口が急遽必要になった場合でも対応可能です。

FMCサービスの初期費用は工事費用および基本料金から成り立ちます。工事費用はdocomoが提供しているFMCサービス「オフィスリンク」で70,000円です。他のサービスの工事費用は公開されていないため、工事費用の相場は70,000円前後と見積もっておきましょう。基本料金は1契約10,000円が相場です。

工事費用

クラウドPBXとFMCは比較的安価ですが、IP-PBXで大規模なシステムを構築する場合の工事費用は非常に高額になります。

回線数によって費用は変動しますが、IP-PBXとIP電話機50台~100台規模の場合のトータルコストは500万円~が相場です。

IP電話機の購入費用

ビジネスフォンからIP-PBXやクラウドPBXに乗り換える場合は、社内にある置型電話機もIP電話機に変える必要があります。IP電話機の相場は中古も含めると10,000~50,000円前後です。

ただしスマホ内線化が実現すれば、オフィスに必要な電話機の数を減らすことができるはずです。会議室に1台必ず設置していた電話機などは撤去し、新規購入するIP電話機を削減しましょう。

従業員への説明・マニュアルの整備など

新しいシステムを導入する際は、従業員への説明やマニュアル整備といった数値化できない労力が必ず発生します。トラブルや社員からの問い合わせがあった時に対処する窓口も必要です。人員確保や資料印刷にかかるコストも事前に計上しておきましょう。

セキュリティ対策

インターネット回線を利用するため、セキュリティ対策にも予算が必要です。例としてモバイルデバイス管理ツールが1端末300~1,000円、DDos攻撃対策ツールは50,000円~200,000円が相場です。

セキュリティチームの設置も行い、万が一の紛失やデータ流出に対策できるよう備えましょう。特にBYODの場合はプライベートでも常に持ち歩くスマホの盗難・紛失のリスクが高まるため、適切な対策が欠かせません。

スマホ内線化の運用にかかるコスト

スマホ内線化導入後も、運用にかかるコストを毎月支払う必要があります。導入にかかる費用と合わせ、コストパフォーマンスの高いプランは何かを社内で検討しましょう。

サービスの月額利用料

クラウドPBXの月額料金は1回線当たり2~3000円と安価です。ただし、オプションで通話自動録音やIVR(自動音声応答装置)を導入する場合は追加で費用が発生します。

【クラウドPBXのオプションサービスの例】
・通話録音:月額2,000円~3,500円
・IVR:月額2,000円~5,000円
・電話会議:月額2,000円~5,000円
・ウィスパリング:月額3,000円~

これらの費用も合わせて月額料金となる点に留意しましょう。

FMCサービスは1回線ごとに発生する基本料金3,000~4,000円とその他付加サービス料金で構成されています。

オンプレミス型IP-PBXはこれらの月額料金が不要となっており、長期間利用すればするほどコストパフォーマンスが向上するのがメリットです。

外線通話料

スマホ内線化によって内線通話料は無料となりますが、外線は引き続き通話料が発生します。この外線通話料を抑えられる可能性があるのがクラウドPBXです。

多くのサービスで外線通話料が全国一律3分/8円となっており、距離による料金変動も発生しません。海外に発信する通話料金も安価で、国外拠点がある企業での運用にも適しています。

インターネット通信料

スマホ内線化は全てインターネット回線を利用するため、インターネット利用量は250~300MBほど増加します。

インターネット利用料金が気になる場合はより安価な法人用インターネット回線に乗り換えましょう。データ容量制限を超えると速度が低下するため、利用できるギガ数が少ないプランの場合は注意が必要です。

社員の通信料金の一部負担

BYODを採用した場合、社員個人が契約している携帯料金プランに応じたパケット通信料が発生します。長時間の通話が発生する営業社員や運送業の場合は注意が必要です。

高額になる場合は通信料金を一部負担する、WiFiを支給するといった対応が必要となります。1GB=1,000円と仮定し、一か月のデータ量に応じて支払いを行った例も存在します。

コストパフォーマンス重視ならクラウドPBXがおすすめ

コストパフォーマンスを重視してスマホを内線化するならクラウドPBXがおすすめです。初期費用や通話料金が他と比べ圧倒的に安く、迅速に導入することが出来ます。各オプションも比較的安価となっており、充実した性能と経済性を両立可能です。

また、クラウドPBXには業務効率化・コミュニケーション活性化に繋がる以下のような便利機能が搭載されています。

・メールより気軽なコミュニケーションが可能なチャット機能
・対面での会話を実現するWeb会議機能
・クラウド上で社員全員が共有できるWeb電話帳
・社員の状況が一目で見れるプレゼンス(在席確認)機能

高い品質・安定性のクラウドPBXをお探しの方は、顧客満足度調査で3冠を達成したトラムシステム株式会社のUNIVOICEがおすすめです。

外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。

世界No.1を誇るAvayaの音声システムと、99.95%の高い可用性を持つAWSサーバーで品質と安定性を両立したサービスをご提供します。

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まとめ

スマホ内線化には、初期コストとしてスマホ内線化サービスの申し込み料、端末購入料、社内での準備にかかる手間が発生します。運用コストは、主にスマホ内線化サービスの月額利用料、インターネット利用料などです。

費用は多岐にわたるため、かかるコストを長期的に試算しておくことで「予想以上にコストがかかってしまった」といった事態を防げます。本記事の内容をもとに発生するコストを把握し、スマホ内線化の導入および運用を成功させましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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