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2022.11.24

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事務職がテレワークでできること・難しいことは?導入時のポイントも解説|トラムシステム

会社を支える縁の下の力持ちである事務職は、電話対応や他の社員のサポートなど、コミュニケーションが必要な仕事が多く、テレワーク化は難しいと考えがちです。しかし、事務職のテレワーク化には、業務フローの整備や効率化、社員の満足度向上などのメリットが多くあります。

本記事では、事務職がテレワークでできることや、難しいこと、導入時のポイントについて解説します。
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事務職がテレワークをするメリット

事務職は電話対応や紙の書類を扱う業務が多いため、他部署と比較してテレワーク化が遅れる傾向にあります。しかし、事務職がテレワークをするようになれば、次のようなメリットを期待できます。

作業に集中できる

事務職は仕事の中で多くの人とのコミュニケーションが発生します。しかし、細かなコミュニケーションや頼まれごとのために、自分の仕事が進まないことも多いでしょう。テレワークになれば自分の仕事に集中しやすい環境を得られ、仕事もはかどります。

また、電話や会話といった周囲の音に悩まされたり、自分に合わない室温に苦しめられたりといったストレスも少なくなり、働きやすくなるでしょう。

ワークライフバランスを保ちやすい

事務職に限らず、テレワークでは自宅にいながら仕事ができるため、通勤時間を削減できます。朝の空いた時間でさっと家事をしたり、仕事後の時間を趣味に費やしたりと、より自分のための時間が増えてワークライフバランスも整うでしょう。

育児や介護などとの両立が難しかった人も働きやすくなり、心身の負担が大きく減ることで公私とも充実を感じられるようになります。

担当業務外の電話連絡がこない

オフィスでは会社の電話応対を求められたり、自分の担当外の業務に協力を求められたりする場合もあります。テレワークになれば、原則的に自分の担当する仕事以外は連絡がこないため、自分のペースを乱されることなく仕事に取り組めます。

事務職がテレワークでできること・できないこと

事務職のテレワーク化は社員にとって大きな魅力ですが、事務職の仕事の中にはテレワークでも可能な業務と、テレワークでは難しい業務があります。テレワークを導入する際は、業務をよく仕分けし、段階的に進めていくことが大切です。

テレワークでもできる業務

一般的な事務職の業務のうち、テレワークでも対応できる業務としては次のようなものが考えられます。

・会議用資料の作成
・社内の連絡、広報
・請求書や契約書の作成、チェック
・業務用マニュアルの作成、更新
・会社ホームページの管理
・社内規定の管理
・各種業務マスタ(人事情報や取引先情報など)の管理
・メールやチャットなどの問い合わせ対応

テレワークでもできる主な業務は、データ入力や資料作成など、オフィスソフトやWeb上で完結するものです。VPNなどオフィス外からも安全にアクセスできる仕組みを構築すれば、社内の基幹システムを利用する業務も在宅で行うことが可能でしょう。

テレワークが難しい業務

事務職の業務のうち、テレワークが難しい業務としては以下が考えられます。

・紙の書類への押印作業
・来客対応
・郵便物の対応、管理
・オフィス内の物品管理

テレワークが難しい業務の多くは、人間が現場で直接対応しなければならないものです。仕事の習慣や仕組み上「そうせざるを得ない」場合が多く、テレワーク化のためには仕組みそのものを考え直す必要があるでしょう。

事務職でテレワークを行う際のポイント

事務職にテレワークを導入する場合、オフィスで行っていた仕事をそのまま自宅などで行えるようにするだけでは不十分です。事務職のテレワーク導入に際して、業務効率を高め、社員のストレスを緩和するためのポイントについて解説します。

コミュニケーションルールを決める

テレワークではコミュニケーションに関するストレスを感じる人が多くいます。このため、業務上様々な社員との多種多様なやり取りや連携を必要とする事務職は特に、注意する必要があります。

負担なく、円滑にコミュニケーションができるように、上司や他の社員とのコミュニケーションに関するルールをしっかりと定めておきましょう。

たとえば、「緊急の場合を除き、上司への報連相は毎週11時~11時半のビデオ会議で行う」など決めておくと、業務のスケジュールも立てやすくなります。

また、自社の状況に合わせて「電話をかける前にチャットで状況を確認する」「営業時間外にメールは送信しない」などツールの使い方や使い分け方についてのルールも作成しておくとよいでしょう。

一人で業務ができる体制を整える

テレワークではオフィスと比較して気軽な相談が難しいため、業務に必要な助言をもらえず生産性が低下することがあります。こうした状況への対策として、一人でも業務ができる体制を整えておくことが大切です。

たとえば業務マニュアルを整備して配布する、上司や先輩へのエスカレーションについてのルールを定めておく、業務上の決裁ルートを明確にする、などが考えられます。

ペーパーレス化・DX化を進める

事務職でテレワークにするのが難しい仕事は、紙の書類やハンコを必要とする業務フローからも発生しています。ペーパーレス化やDX化を進めることにより、こうした仕事を減らし、テレワークで対応できる仕事の割合を少しずつ増やしていきましょう。

たとえば、請求書や契約書を電子化してペーパーレス化を進める、社内の稟議書や経費精算は電子化するといった取り組みを行います。これらの施策は、テレワークの推進のみならず、オフィスでの業務効率化や生産性向上にも効果をもたらすでしょう。

特に難しい電話対応のDX化については、次の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

ストレスやモチベーションのケアをする

テレワークではストレスを抱えたりモチベーションの低下に悩んだりする社員も多くなるため、会社側でケアをする仕組みを整えておく必要があります。

直属の上司や部署だけでなく人事部や産業医、保健師などへの相談ルートを整備し、必要な場合にすぐに相談できるようにしておきましょう。ストレスや不満を一人で抱え込まないように、会社側から社員をサポートする姿勢を発信していくことが大切です。

社内のコミュニケーションや社員のモチベーションの維持を目的として、1on1やチームでのミーティングを定期的に実施する、オンラインイベントを開催する会社も多くなっています。

事務職のテレワークにクラウドPBXが必須の理由とは

事務職のテレワーク化を推進する上で効果的なツールのひとつがクラウドPBXです。

クラウドPBXとは、PBX(構内交換機・電話交換機)をクラウド上に設置したサービスで、電話回線ではなくインターネット回線を使用して電話網を提供します。

利用するために必要なのはインターネット回線とIP電話機やスマホなどの端末のみです。オフィス内に機器を配置する必要がないため工事費も不要で、短期間で導入が可能です。

ここからは、事務職のテレワークにクラウドPBXが有効である理由について解説します。

パソコン・スマホで会社電話の発着信ができる

クラウドPBXを導入すると、パソコンやスマホを内線端末として使用できます。従来のPBXでは電話回線を使った固定電話しか利用できませんでしたが、クラウドPBXならインターネットを利用できる端末であれば電話として利用できます。

パソコンやスマホで内線、外線、通話の転送ができるため、新規に電話端末を購入する必要がなく、導入コストを低く抑えられます。事務職の社員に携帯端末を支給していない場合でも、低コストでテレワーク化を実現可能です。

インターネットで内線通話ができる

クラウドPBXはインターネット回線を使ったIP電話を使用します。IP電話やパソコン、スマホなど端末の種類を問わず、登録した端末どうしの通話は内線扱いとなるため、通話料を気にせずに社員間でコミュニケーションをとることが可能です。

事務職は多くのコミュニケーションを必要とするため、内線通話が気楽にできる環境を作ることで高い業務効率を維持することができるでしょう。

チャット・在席管理など機能が豊富

クラウドPBX製品の中には、チャット機能や在席管理などテレワークを支援する機能を実装したものもあります。自社のテレワーク対応で不足を感じている要素を、クラウドPBXの機能で補うことができる場合も少なくありません。

また、IVR(自動応答機能)や自動転送などの機能は、電話対応業務をリモートで行うことを可能にしてくれます。業務の仕組みそのものを大きく変え、DXを実現するためにもクラウドPBXは効果的です。
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まとめ

事務職の仕事には、テレワークでできることと、テレワーク化が難しいものがあります。事務職をテレワーク化する場合は、業務をよく仕分けして、段階的にテレワーク化を進めていくとよいでしょう。

また、テレワークを成功させるためには、業務を自宅から行えるようにするだけではなく、会社側で社内ルールや業務の仕組みを整備することも大切です。クラウドPBXなどのツールを利用し、テレワークに適した社内体制を構築しましょう。


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WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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