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2021.06.16

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クラウドPBXで電話代は安くなる!費用内訳とコストカットの注意点も解説|トラムシステム

従来のオンプレミス型と比較し導入コストを抑えられるクラウドPBXですが、月々の電話代も安くすることができます。今回はクラウドPBXの具体的な導入・運用コストの内訳、クラウドPBXのコスト削減効果について解説します。

導入する際に注意したいコストダウンのポイントについても解説するので、ぜひ参考にしてください。
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クラウドPBX導入・運用コストの内訳

クラウドPBXにはオンプレミス型PBXと異なり、機器設置や回線工事などの工事費用がかからないため、導入・運用コストを抑えられるメリットがあります。

ここではトラムシステムの2つのクラウドPBX「UNIVOICE」と「UNIVOICE Essential」のコストを取り上げて解説します。

UNIVOICEは、共通電話帳や外部アプリとの連携機能などを持つ、大企業向けのクラウドPBX。一方、UNIVOICE Essentialは通話関連機能に限定された個人事業主・中小企業向けのクラウドPBXです。

どちらも、電話機のみ対応する「TELユーザー」と、PC、スマホ、タブレットでも利用可能な「UCユーザー」があります。

初期費用

回線工事費や機器の設置工事が不要となるクラウドPBXですが、利用するにあたり初期費用の支払いが発生します。その金額は、基本構成によって異なるのが一般的です。

例えば、UNIVOICE、UNIVOICE Essentialの場合は次のようになっています。

初期費用の画像

月額利用料

クラウドPBXでは、システム導入時に支払う初期費用とは別に、月額利用料が発生します。この月額利用料で設定される金額は、ベンダーや利用するプラン、機能によって異なります。

ベンダーによっては10ユーザー単位など、まとまった数での契約となる場合もあるため、実際にどれくらいの料金になるかは個別に問い合わせるようにしましょう。

例えば、UNIVOICE、UNIVOICE Essentialの場合は次のようになっています。

月額利用料の画像

通話料

クラウドPBXの通話料について、内線通話は従来のビジネスフォンと同様に無料です。外線電話の場合、全国一律で3分8円の通話料金が相場となっています。また、フリーダイヤルを利用する場合は固定電話だと3分30〜40円、携帯電話からは3分130円が目安です。

オプション利用料

基本プランに含まれる機能はベンダーによって異なります。そのため、業務に必要な機能が基本プランに入っていない場合は、オプション機能として利用することになります。

参考として、トラムシステムのクラウドPBXでは、次のオプションを提供しています。

・自動録音機能:2,000円
・IVR機能:5,000円
・電話会議機能:5,000円
・電話番号追加:100円
・ウィスパリング:5,000円
・モニタリング:3,000円

オプションはあると便利ですが、その分コストも上昇するため、業務で必要かどうかをまずは検討しましょう。

また、ベンダーによっては使いたい機能がオプションとしても提供されていないケースもあります。契約後に「使いたい機能がない」という事態にならないよう、必要な機能は予め洗い出しておくことが重要です。

電話機の購入・レンタル費用

固定電話を使用しクラウドPBXを利用したいと考えるなら、IP電話機の購入またはレンタルが必要です。

トラムシステムでは、アメリカのネットワーク機器メーカーであるAVAYAの電話機をレンタルできます。一般電話機タイプは1台1,000円/月、多機能電話タイプは1台1,500円/月です。

なお、クラウドPBXではスマホを業務用端末として利用できるため、固定電話の購入費を削減したい場合は個人のスマホを業務で使用しましょう。

クラウドPBXにすると電話代が安くなる理由

サーバーの購入費や設定費用といった初期費用がかからない点は、クラウドPBXの大きなメリットです。ですが、なぜ電話代も安くなるのでしょうか?ここではクラウドPBXが電話代カットにも有効な理由を解説します。

内線通話が国内外で無料になる

クラウドPBXを利用すれば内線通話が国内外で無料です。ただし、これはクラウドPBXに限らず、IP-PBXやビジネスフォンでも同じです。しかし、クラウドPBXは内線のつながる範囲が広いのです。インターネット回線を使用するクラウドPBXなら、どれだけ離れた場所・国であっても無料で内線通話を行えます。

当然相手がスマホやPCであっても、内線を設定していれば無料で通話できます。そのためテレワークなどで社外の社員と連絡する際にとても便利です。

従業員用の端末が不要になる

クラウドPBXを導入すれば、社員のスマートフォンを業務用端末とするBYOD(Bring your own device)が利用できます。これにより、新たに社員用の業務専用端末を購入する必要がなくなり、コストカットに繋がります。

社員としても、個人用と会社用の2つの端末を持ち歩く必要がない、また普段から使い慣れた端末を業務で利用できるなどのメリットがあります。

使った分だけ支払えば良い

クラウドPBXは回線の増減に対して、使用している分だけの支払いで済みます。

例えば電話回線の場合だと、事業拡大に伴い回線数を増やした際は、その後の利用状況に関わらず同じ料金を支払い続けなくてはいけません。一方クラウドPBXでは、例えばメールの連絡が主となり電話の利用頻度が減った場合にも、柔軟に契約内容を変更できます。

クラウドPBX導入を機にさらにコストダウンをする方法

クラウドPBXの導入は、さらなるコストダウンのチャンスでもあります。ここではお得に電話環境を構築できるクラウドPBX導入を機会にさらにコストダウンする方法を解説します。

回線契約数やプロバイダ料金の見直しなど、具体的な内容を解説するので参考にしてください。

回線契約数を見直す

はじめに電話回線の契約数を見直しましょう。従来型のビジネスフォンでは、デスクや会議室の数だけ電話機を導入するケースが一般的でした。

しかしメールやチャットなど新しい通信手段が増えた現在では、必ずしも電話は必要ありません。特にクラウドPBXは、あらゆる通信手段に対応したUC機能を利用できるため、不要な回線や電話機は契約解除しコスト削減を図りましょう。

プロバイダ・プランを見直す

プロバイダや料金プランの見直しもコストダウンに効果的です。ほとんどのプロバイダが毎年のように新プランを発表しています。そのためかつて契約したプランと比較し、お得となるケースも少なくありません。

現在利用しているプロバイダやプランを見直すだけで、コスト削減につながる可能性があるのです。よさそうなサービスを見つけた際は、通信業者に問合せて、乗り換えた際の見積をお願いしてみましょう。

インターネットFAXを導入する

現在使用中のFAXを、インターネットFAXに置き換えるのもコストダウンにつながります。インターネットFAXでは、データをPDF化し相手にメールを送信できます。届いたデータはPCやスマホで確認可能です。その際、必要に応じて紙として印刷すれば良いのです。

こうすることで、インク代や紙代を節約できるでしょう。インターネットFAXの料金は月額1,000円程度なので、ぜひ利用を検討しましょう。

UC機能で業務効率化

クラウドPBXのUC機能を活用し、業務効率を上げることもコストダウンにつながります。

UC機能を利用すれば、チャットやメール、電話などの通信データを一元管理できるため、個別にシステムを導入する費用やその維持費を抑えられます。また、状況に合わせた通信手段でコンタクトできるため、生産性はアップし残業代の削減にもつながります。

他にもUC機能があればチャットやビデオ通話など日常的に使用されるコミュニケーションツールで業務上のやり取りができるようになります。従業員同士のコミュニケーションストレスも軽減するでしょう。

クラウドPBX導入時の注意点

契約中のプロバイダやプランの見直しはコストダウンに効果的ですが、乗り換えの際のコストにも注意が必要です。ここではクラウドPBX導入時の注意点を解説します。

コストカットをするためのコスト

これまでのプランと比較し、安い料金を打ち出しているサービスは魅力的に見えます。しかし、乗り換えるためのコストがどれほどかかるかも調べましょう。サービスの契約金や機器の導入費用が高ければ、これまで以上にコストがかかってしまう恐れもあります。

また、新しいサービスを社員に理解してもらうために、マニュアルを作成するなどの手間や時間がかかる可能性も考えられます。それらのトータルコストを計算した上で、それでもコストを抑えられると判断した場合に乗り換えを検討しましょう。

使い方によっては逆にコスト増になる可能性も

サービスを利用する際は、使い方によってコストが増える可能性もあるということを覚えておいてください。

従来のビジネスフォンと比較しコスト削減効果を期待できるクラウドPBXですが、大人数で使用する際はオンプレミス型の方が安くなるケースもあります。というのも、クラウドPBXは1回線ごとに毎月基本料が発生しますが、オンプレミス型はそうではないからです。

また、使用しない機能をオプションでいくつも追加するのもお金の無駄です。自社の業務目的と合っているのか、生産性は上がるのかなどを検討した上で、それでもコストを抑えられると判断した場合に利用しましょう。

まとめ

従来のビジネスフォンと比較し、電話代を抑えたいならクラウドPBXをおすすめします。特に内線通話が無料となる点や、専用機器が必要ないといったメリットは大きいです。

ただしクラウドPBXを導入しただけで、十分なコスト削減効果を望めるわけではないということも覚えておきましょう。業務内容に適した機能やサービスを選ぶことが重要です。様々なサービスのトータルコストを比較し、企業のコストダウンに努めてください。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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