テレワークに便利なPC電話とは？スマホ内線ができるクラウドPBXも解説｜トラムシステム
パソコンによる内線通話を行うPC電話がテレワークで活用されているのをご存じでしょうか？固定電話機が不要となるため、自宅での勤務が多いテレワークに最適なツールです。PBXをクラウド化したクラウドPBXと組み合わせれば外線通話にも対応できるため、自宅などオフィス外から会社番号での発着信することも可能になります。
本記事でPC電話の特徴やサービスの選び方を理解し、テレワーク業務の効率化を実現しましょう。
目次
テレワークに必須のPC電話とは？
PC電話とは、インターネット回線に接続したパソコンを用いた通話を行うツールです。固定電話機を設置しなくても内線や外線が使用できるため、こまめな連絡や情報交換が必要なテレワークでの利用に適しています。
必要なツールはインターネット環境とパソコンのみで、工事費用や設置費用がほとんど発生しないのがPC電話の特徴です。通話転送機能や音声ガイダンス機能などオプションも豊富で、スムーズな情報共有を実現します。
PC電話の種類
PC電話はクラウドPBX、Web会議およびチャットツールの2種類が存在しており、用途に応じて使い分けます。
クラウドPBX
クラウドPBXとは、内線、外線を制御するPBXをクラウド化し、ソフトウェア形式で利用できるサービスです。インターネット回線を用いて電話網を構築するため、物理機器や回線なしで内線通話を利用できます。
クラウドPBXは内線に加え外線も利用できるのが特徴で、テレワーク中に外部と通話する機会が多い企業に適しています。
Web会議・チャットツール
Web会議、チャットツールは社員同士の通話やコミュニケーションに特化したPC電話です。Web会議ではモニターと音声を利用した対話、チャットツールはテキストによるコミュニケーションを行います。PBX機能は付随しておらず、内線での利用がメインです。
PC内線電話の選び方
PC内線電話をソフトウェアとして提供するサービスには、多くの通信事業者が参入しています。効率の良い選択方法を解説しますので、自社へ導入する際の参考にしてください。
対応デバイス
パソコンだけでなくIP電話やスマートフォンに対応しているサービスは、運用の柔軟性が増加します。スマートフォンは外出中も内線通話を利用できるため特におすすめです。中長期的な運用を想定し、対応デバイスが豊富なサービスを導入しましょう。
機能
PC電話は、通話機能以外にもさまざまな機能を提供しています。以下はその一例です。
・Web電話帳
・CTI（顧客情報自動表示）
・通話履歴
基本的な通話だけで充分か、豊富な機能でテレワーク業務を効率化するか、方針によって必要な機能は変わります。テレワークにどのような機能が必要か導入前にリストアップし、検討しているサービスで利用できるか確認しましょう。
セキュリティ・サポート体制
PC電話はインターネット回線を利用するため、通信不良や外部からの可能性があります。システムを防衛するセキュリティ、万が一トラブルがあったときのサポート体制は重要な要素となるため、必要な安全対策がほどこされたサービスを選択しましょう。
PC内線電話にはクラウドPBXがおすすめな理由
多種多様なPC内線電話の中で、もっともおすすめなのがクラウドPBXです。クラウドPBXが適している理由を具体的に解説します。
スマホで発着信ができる
クラウドPBXは外線通話に対応しており、パソコンと同じくインターネットにつながるスマホでの発着信も可能です。これにより、テレワーク中や外出中でも、まるでオフィスにいるような感覚で電話設備を利用できます。
スマホからスマホに転送ができる
クラウドPBXでは取次ぎが必要な外線通話を、担当者に内線通話として転送できます。担当者が外出中でもスムーズな取次ぎが可能となり、機会損失の減少や顧客満足度向上を実現します。
会社の電話番号で外線がかけられる
クラウドPBXの専用アプリを通じた発着信は会社の番号として扱われます。会社にかかってきた電話をスマホで受けたり、自宅から会社の電話番号で取引先に電話したりと、在宅でもオフィスにいるときと同じように電話対応が可能です。
社員個人のスマホを業務利用するBYOD（Bring Your Own Device）の場合、社員のプライベートの番号が仕事仲間や関係者に漏れてしまうことが懸念点の1つでした。しかし、クラウドPBXなら、社員のプライベートを守りながら電話業務を円滑に行うことができます。
まとめ
PC内線電話は、密なコミュニケーションが求められるテレワークに欠かせないツールです。クラウドPBXと組み合わせれば、PC電話から外線発信したり、会社の代表番号への着信にも対応できます。本記事の内容をもとに、自社の環境にマッチしたPC内線電話サービスを導入し、業務効率化を実現しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
