ソフトフォンとは？機能・使い方・メリット・デメリットをわかりやすく解説｜トラムシステム
パソコンやタブレットで通話ができるソフトフォン。電話設備の入れ替えのタイミングでソフトフォンの導入を検討している企業も多いでしょう。この記事ではコスト削減や業務効率アップが期待されるソフトフォンのメリット・デメリットや操作方法について詳しく解説します。
目次
ソフトフォンとは
ソフトフォンとは、PCやタブレット端末にインストールされた専用のソフトウェアを介して通信するツールです。端末にヘッドセット（マイク＋イヤホン）を接続し、インターネット回線を通じて通話をします。
アプリをインストールするだけでその端末を電話機として使用できる点や、ヘッドセットを使うことで両手が空いた状態で電話対応が行える点などがソフトフォンのメリットです。このため、ソフトフォンはコールセンターやコンタクトセンターで多く導入されています。
IP電話とソフトフォンの違い
IP電話とは、インターネット回線を使用して通話を行う電話設備の総称です。IP電話には、IP通信対応の固定電話機、スマートフォン、パソコン、タブレットなどが含まれるため、ソフトフォンもIP電話機電話の一つと言えます。
なお、IP電話＝IP電話機として使われることもあります。
こちらの記事ではIP回線やIP電話の仕組みについて解説しているので参考にしてください。
ソフトフォンのメリット
ソフトフォンの主なメリットをまとめました。IP電話と比べて導入費を抑えられる点やレイアウト変更が容易な点が挙げられます。
導入費用を大幅に下げることができ
多機能な電話機と比較しソフトフォンの費用は割安な場合がほとんどです。中にはスカイプのように無料で使用できる製品もあります。そのため電話機と比べて導入費を大幅に下げることができます。
柔軟にレイアウト変更ができる
インターネットを使用するソフトフォンは電話線の配線が不要なので、オフィス内のレイアウトを柔軟に変更できます。
どこにいても内線を利用できる
WiFi環境で使用すれば、オフィスのどの場所にいても電波の届く範囲なら配線を気にせず使用できます。アドレスフリーなオフィスを実現できるため業務の自由度も上がるでしょう。
机周りが片付く
専用電話機やPCなどの置かれた机では配線がごちゃごちゃし快適に業務はできません。ソフトフォンをインストールすれば電話機は不要のため机周りが片付きます。ドキュメントを広げるにしてもスペースに余裕ができるため作業がしやすいです。
通話中に両手が使える
ソフトフォンの通話時にヘッドセットを用いることで受話器を持つよりも作業効率が上がります。両手が自由になるので通話中にデータを入力したりメモを取ったりしやすくなるからです。特にコールセンターのオペレーター業務で役立ちます。
ソフトフォンのデメリット
ソフトフォンにはデメリットもあります。特に音声品質の劣化が懸念される点は注意が必要です。
通話品質が不安定になる場合もある
アナログ回線を使用した電話と異なり、インターネット回線を使用するソフトフォンは音声通話が不安定になる場合があります。特にWiFiを使用した環境では、電波干渉や電波の減衰が起こる可能性があります。
PCを起動させる必要がある
ソフトフォンを使用するためにはPCを立ち上げなくてはいけません。インストールされたソフトウェアを使用し通話を行うためです。IP電話機と比べてPCは消費する電気代が大きいので、その点においてソフトフォンの方がコストがかかると言えるでしょう。
クラウドPBXのソフトフォンで出来ること
クラウドPBXを導入することで、ソフトフォンが利用できるようになります。具体的にできることについて紹介しましょう。
・電話機能：通話、三者間通話、転送、録音、ボイスメールが使用可能
・インスタントメッセージ機能：インターネットに接続された相手と1対1で文字を使ったやり取りができる
・プレゼンス機能：相手の現在の状態(在席・離席)を確認し適切な連絡手段を行える
・P2Pビデオ機能：同じクライアントソフトを使用するユーザー同士で、1対1の音声ビデオ通話が行える
・外線発信機能：会社の代表番号を使用し発信できる
・Web会議機能：離れた相手と音声と映像を使用し会議を行える機能。デスクトップ共有やリモートデスクトップも可能
ソフトフォンの基本的な使い方
これまで電話機に慣れ親しんだ人にとってはソフトフォンの操作は難しく感じるかもしれませんが、PCの大きな画面上で操作するため、使いやすいと感じる人が多いです。ソフトフォンの基本的な使い方について解説します。
発信方法
電話の発信方法には次の手段があります。
電話番号をコピペする
メールやドキュメントなどに記載されていた電話番号をコピーし、ソフトフォンの画面にそのままペーストし発信します。簡単なコピペで済むため手間のかからない方法です。
顧客情報画面からクリックし発信する
ソフトフォンの顧客管理画面から相手の電話番号をクリックし発信する方法です。相手の情報を確認した状態で電話をかけることができるため、間違い電話の防止につながります。
アドレス帳からクリック発信する
ソフトウェア内で管理されたアドレス帳から対象者をクリックし発信します。かける相手がわかっている場合はこの方法が便利です。
発信または着信履歴からクリック発信する
これは電話の発信・着信履歴画面から発信する方法です。直前に通話した相手にかけ直す際など便利な方法です。
着信方法
ソフトフォンの着信はPCやタブレットの画面上で通知されます。
ソフトフォンのシステムと顧客管理システムなどを連携させることで、着信時のディスプレイに発信者の名前や所属などの詳細な情報が表示することが可能です。
予め詳細な情報を知っておくことで「◯◯様、いつもお世話になっております」といった丁寧な対応ができるでしょう。なお、通話はヘッドセットを使うのが一般的ですがハンドセットも使用できます。
まとめ
固定電話機なしで通話ができるソフトフォンは、主にコールセンターやコンタクトセンターで活用されています。一般的なオフィスにおいても、電話機の購入コストを削減できる、柔軟なレイアウト設計が可能になるなどのメリットがあります。ソフトフォンを活用して、電話業務を効率化しましょう。
おすすめの多機能クラウドPBXサービス”TramOneCloud”のご紹介
多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBX。そのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。
TramOneCloudとは、創業以来3,000社以上の導入実績とリピート率92%を超える電話のプロフェッショナル、トラムシステム株式会社が提供するクラウドPBXです。
– あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
– 働き方改革を実現するクラウドPBX
– 高い信頼性と安定性と音声品質
TramOneCloudは、外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。
– 在宅勤務のスタッフや多店舗間の電話連絡をスムーズにしたい
– 社員個人のスマートフォンで内線を受けたい
– 電話回線の数を企業成長に合わせて、柔軟にすぐに変更したい
– 固定資産ではなく、サービスとして電話を利用したい
など、これまでの電話の常識を変えるサービスが、TramOneCloudです。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
