【必見】Web会議のルール11個！オンライン会議のマナーを解説｜トラムシステム
クラウドPBXやテレワークの普及により、Web会議を利用したコミュニケーションが急速に普及しました。しかし「やりづらい」「対面会議の方が効率的」といった反対意見を持つ人や「Web会議疲れ」を感じる人もいるようです。
本記事ではWeb会議を円滑に実施するための11のルールについて解説します。
目次
過半数以上がWeb会議疲れを感じている
株式会社Lightblue Technologyは2020年5月、Web会議の体験について調査を行いました。
その結果「対面式よりWeb会議の方が気を使いますか？」という質問に対して53％の人が「そう思う」と回答。「対面式よりWeb会議の方が疲れますか？」という質問でも55％の人が「そう思う」と回答しました。
「Web会議の方が聞き返すのを気まずく感じますか？」という質問でも54.5％が「そう思う」と回答しており、半数近くの社員がWeb会議に関して苦手意識や疲労感を感じていると分かります。
Web会議が疲れる理由
何故、社員はWeb会議の利用で疲れを感じてしまうのでしょうか？考えられる原因は、以下の通りです。
・インターネットの数秒の遅延がストレスや負の感情に繋がる
・対面よりも集中して焦点を合わせなければならない
・カメラを通じて人に監視されている感覚に陥る
遅延や停止といった機器トラブルは重大な問題で、実際に体験した方も多いのではないでしょうか。対面でのコミュニケーションとは別の集中力や対応力が求められる部分もあるので、順応できない場合はストレス要因となります。
現在のビジネスになくてはならないツールで逆に疲弊してしまっては、元も子もありません。今後仕事や生活の一部になるであろうWeb会議を、ストレス無く利用するための対策が必要となります。
スムーズなWeb会議・オンライン会議のための11のルール
ここからはWeb会議をスムーズに開催するためのルールを11個解説します。自社で実施できそうなルールをリストアップし、実際の現場で活用してみましょう。Web会議前に参加者全員とルールを共有しておけば、トラブルやストレス要因に対する対処能力が飛躍的に向上します。
1.議題・開催目的を明らかにする
Web会議を開催する目的・話し合われる議題を明確にしましょう。
Web会議は「ついつい本筋と関係ない話題で脱線してしまう」事例が報告されており、生産性を低下させる原因となっています。前日にWeb会議を行う目的・議題を参加者に伝え、テーマに沿った議論を行うよう徹底させましょう。
2.参加者は必要最低限にする
「とりあえず部署の人間を全員参加させる」といった姿勢では、Web会議は成功しません。狭いディスプレイの中で、把握できる音声や画像は限られています。
生産性を高めるためには、ディスプレイ上で全員の表情を確認できる人数まで抑えるのが無難です。どうしても多人数の参加が必要な場合は、複数回に分けて会議を開催する手段も存在します。
3.早めに入室する
時間ぴったりに入室したが、機器のトラブルで始まらない…このようなトラブルを経験した方も多いのではないでしょうか。
Web会議を開催する場合、参加者は数分前には入室し、準備を終わらせておくようにしましょう。会議の主催者や進行担当は、事前に音声・カメラ・接続のテストを行いましょう。そこで異常がなければ、本番のWeb会議がスムーズに進行します。異常を発見した場合は、社内のIT担当やサービスを提供するベンダーへ速やかに問い合わせてください。
4.質問する時は名指しする
参加者の自主的な挙手や発言を募る形式はおすすめできません。Web会議のディスプレイでは個別の状態を確認しづらいため、混乱を引き起こしてしまいます。
この場合、Web会議の進行役が1人1人に質問や意見を求めていくスタイルがおすすめです。トラブルなく会議を進められるだけでなく、参加者全員が意見を述べやすくなります。1人が長時間話すとペース配分に支障をきたすので、1人あたり発言できる時間に制限を設けると万全です。
5.スピーカービューを使う
Web会議システムには、会話している参加者1名が大きくディスプレイに移るスピーカービュー、参加者全員の顔がタイル状に並べられるギャラリビューが存在します。
スムーズに会議を進行したい場合は、スピーカービューの方がおすすめです。表情や口調から発言者の伝えたいメッセージが分かりやすい、ホワイトボードを利用したプレゼンテーションも行いやすいというメリットが存在します。
6.不要な相槌はしない
対面でのコミュニケーションでは重要な相槌も、Web会議では効力を発揮しません。1対1ならともかく、複数の参加者が存在する場合は全く見えないからです。
「うんうん」といった音声も、遅延が生じた場合数秒のタイムラグとなるためストレス要因になりかねません。挙手ボタンや拍手ボタンといった非言語手段によるコミュニケーションを代行する機能を積極的に利用しましょう。
7.会議に集中できる環境を整えておく
Web会議は中断や集中力が途切れるような事件が発生すると、立て直しに時間がかかります。特に、リモートワーク中の社員が参加している場合は、家族の入室やペットの乱入といったトラブルが発生しやすいので注意しましょう。
参加者の携帯をあらかじめマナーモードにする、周囲の人間に会議の存在を伝えて立ち入らないようにするといった対策がおすすめです。窓やカーテンを閉めて騒音・日光を防ぐといった試みも行いましょう。
8.発言しない時間はマイクをミュートにする
Web会議システムのマイクはため息や衣擦れなど些細な音声も拾ってしまいます。対面の会議では問題になりませんが、Web会議の場合は遅延やトラブルの原因となるので注意しましょう。
対策として最もおすすめなのは、発言者以外のマイクをミュートにすることです。発言を希望する場合は、チャットや挙手ボタンといったツールを利用し、主催者に意思を伝えましょう。
9.議事録や録画で記録を取る
Web会議は全体像を参加者の視点から把握しづらいため、通常の会議以上に記録をきちんと取る必要があります。Web会議システムは録画や録音が可能となっているため、会議後に見直してフィードバックにつなげましょう。後から見直すのに負担を感じる場合は、議事録役を1人任命し、会議の内容を逐一記録させてください。
10.終了時間を決めておく
Web会議は対面の会議よりもストレスを感じやすいため、だらだらと長引かせるのは避けるべきです。
終了時間をあらかじめ決定し、それに沿って会議の議題を決定しましょう。ただし、時間きっちりに終了しようとしてもどうしても数分はオーバーしてしまうものです。終了時間の5分前に会議を切り上げるよう意識すれば、予定通り終了させられます。
11.Web会議中のマルチタスクはしない
意外と見落としがちなのが、参加者がWeb会議中に行うマルチタスクです。参加者の手元やディスプレイは表示されないため、つい別の作業を行う社員が存在します。
人間は本来同時に2つのことに集中することは難しい生き物です。マルチタスクを行うと結局どちらも中途半端になりがちとなります。会議の生産性を高めるためにも、マルチタスクを行わないよう指導してください。
まとめ
リモートワークやWeb会議の導入が進んだ結果、いわゆる「Web会議疲れ」が制度導入の妨げになっていると判明しました。これらの問題を解決しなければ、会社の通信環境改革は実現できません。。今回紹介した11の対策を実行し、ストレスのないWeb会議を実現しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
