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2019.01.05

UC機能のメリット解説|会議システム編|トラムシステム

最近、社内会議や研修などにUC機能を利用する企業が増えてきています。インターネット通信が発達したことで、電話やメール、FAX、チャット、インスタントメッセージ、ビデオチャットなど、社内外の連絡をオンライン上で取り合うための通信手段や機器が無数に生まれ、用途に応じて自由に選べるようになりました。

しかし自由に連絡が取れるようになった反面、通信手段が細分化されたことにより、「どの通信手段を選べばいいのだろう?」という問題も生じています。適切な通信手段を選ばなかったために、相手とうまく意思疎通が図れなかったり、かえって業務効率が悪くなってしまうことも考えられます。このようなオンライン上のコミュニケーションの弊害を解消してくれるのがUC機能です。

そこでこの記事では、UCの語源や意味、目的から、会議システムの種類や具体的な機能活用法まで詳しく解説していきます。この記事を読むことで、UCについての理解を深められるため、導⼊検討する際の役に⽴つことでしょう。

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UC(ユニファイドコミュニケーション)とは?

UCとは、ユニファイド・コミュニケーションの略です。ユニファイド(unified:uniは「単一」の意)は「統合された」という意味を持ち、既存の通信手段を統合したシステムのことを、とくにユニファイド・コミュニケーションと呼びます。現代の通信手段は、電話、FAX、電子メール、チャット、ビデオチャット、インスタントメッセージなど多岐にわたります。また電話ひとつをとっても、固定電話、携帯電話(スマートフォン)、IP電話、ひかり電話、留守番電話(ボイスメール)、テレビ電話、ビジネスフォン、クラウドPBXなど、サービスの選択肢はほとんど無限に存在しています。

そうなると今度は、

「どの通信手段を選ぶのが最適なのか?」

という問題が発生します。

社外とのやりとりでは、相手にとってもっとも負担の少ない通信手段が最適です。社内のやりとりなら、もっとも効率よく業務を遂行できる通信手段を選ぶべきでしょう。いずれにせよ、円滑なコミュニケーションには、常に通信手段の選択という問題がつきまとうわけです。それであれば、細分化された通信手段を統合して、情報共有のムダを減らそうということで誕生したのがユニファイド・コミュニケーションによるUCソリューションです。

またユニファイド・コミュニケーションは、時間や経費のムダを削減するだけでなく、企業の働き方を改革し、社員が働きやすい環境を整えることもできます。たとえばオフィスの固定座席を廃止したフリーアドレスや、在宅勤務、直行直帰型のワークスタイルも、システム連携によって実現することが可能です。

会議システムとは?ビデオ会議・Web会議の仕組みと注意点

会議システムとは、インターネットを使って映像や音声をつなぎ、遠隔地とも円滑にコミュニケーションが取れるシステムや製品のことを指します。会議システムには、大きくわけて「ビデオ会議(テレビ会議)」と「Web会議」があります。それぞれの仕組みと注意点を見ていきましょう。

ビデオ会議(テレビ会議)の仕組みと注意点

ビデオ会議は、多人数対多人数で行うコミュニケーションに利用されるシステムです。利用シーンとしては、複数拠点を持つ企業の定例会議などが挙げられます。ビデオ会議には、集音機材などの専用の設備が整った会議室が必要です。このため、機材の費用や設置運用のコストが掛かります。大人数での会議や説明会などをストレスなく行うことができるのが、ビデオ会議のメリットです。注意点は、利用に当たって専用の機材や設備が必要なことです。

Web会議の仕組みと注意点

Web会議は、1対1や1対複数人で行うコミュニケーションに利用されるシステムです。利用シーンとしては、営業の打ち合わせや個別のミーティングなどが挙げられます。専用の機材は必要なく、インターネット環境とウェブカメラを搭載したパソコン、イヤホンマイクやヘッドセットがあれば、どこでも利用することができます。ビデオ会議と比べて安価な費用で設置運用できるのが、Web会議のメリットです。注意点は、大人数の利用には向いていないことです。

これまでご紹介したビデオ会議やWeb会議は、UC機能とどのような関係があるのでしょうか?UC機能における会議システムは、ビデオ会議やWeb会議を含めた、電話、電子メール、チャットなどの連絡先情報や顧客情報、在席情報、発信者情報などをデータベースとして統合するシステムです。連絡先情報や顧客情報を統合することで、必要に応じて最適な通信手段を選んだり、さまざまな通信手段を複合して利用することができるようになります。

具体的な会議システム機能活用法

ここからは、UC機能としての具体的な会議システムの活用法の事例を見ていきましょう。

活用事例1 東京の本社と関西の拠点の社内会議に会議システムを利用

会議システムを使うことで、本社と全国の拠点間における社内会議を円滑に行うことができます。会議室の専用設備を設置したハード型のビデオ会議システムのみを利用している場合、会議の度に端末のある会議室を予約しなければならないため、準備に手間が掛かります。しかしUC機能によって情報が統合された、誰でも自席から会議に参加できるソフト型のWeb会議システムを導入することで、運用管理のコストを省き、業務の効率化を図ることができます。

活用事例2 新システムの操作説明会や各種研修に会議システムを利用

会議システムを、新システムの操作説明会や各種研修などに活用することができます。通常の会議はもちろんですが、新しいシステムの操作方法を説明する場合などは、電話やメールでは十分な意思疎通を図るのが難しいことがあります。とくに支店が離島や海外にあり、本社と支店の距離が物理的に遠くにある場合、説明会や研修には莫大な時間や費用などのコストが掛かります。

しかし会議システムのネットワークを活用すれば、対面での対話と遜色ないくらいに、円滑なビジネスコミュニケーションを実現することができます。また、地震や台風をはじめとした災害や、サイバー攻撃によるセキュリティ事故など有事の際のコミュニケーション手段としても、UC機能は役に立ちます。有事の際には情報伝達の速度が何より重要です。UCツールによる統合コミュニケーションシステムを使えば、意思伝達のタイムロスを無くし、損害を未然に防いだり、最小限に留めることができます。

活用事例3 就活生向けの会社説明会や採用面接に会議システムを利用

会議システムは、社内の会議や打ち合わせだけではなく、企業の求人採用活動に活用することもできます。ビデオ会議システムによってオンラインでの会社説明会を開催したり、Web会議システムによって個別の採用試験(一次試験)やグループディスカッションを行うことにより、採用に掛かるコストを大幅に削減することができます。とくにIT関連の企業では、コミュニケーションツールへの適応能力やビジネスチャットでの対応の柔軟性など、Webのリテラシーを測ることができるため、UC機能を活用している企業が増えてきています。

活用事例4 オンライン家庭教師に活用

会議システムは、企業間のコミュニケーションだけでなく、企業と顧客をつなぐシステムとして活用することもできます。たとえば、オンラインの家庭教師事業において、会議システムで授業を提供することができます。設定がシンプルで直感的に操作できるユニファイドコミュニケーション製品であれば、小中学生の生徒でも対面授業とほとんど同じイメージで簡単に使うことができ、オンライン指導による戸惑いを解消します。

会議システムを活用したオンライン授業は、教育の地域格差を無くす上でも重要な役割を果たし、小中学校、高校、大学、各種専門学校など公共の教育機関においても需要の拡大が見込まれています。またUC機能としての会議システムは、家庭教師に限らず、コンサルティングやカウンセリングなど、お客様との対話を必要とする課題解決型のありとあらゆるビジネスに活用することが可能です。

まとめ

UC機能としての会議システムを有効活用することによって、業務を効率化したり、円滑なコミュニケーションを図ることができます。一方でWeb会議とビデオ会議にはそれぞれメリット・デメリットがあるため、どういったケースで利用するのが自社にとって都合がいいのか、あらためて整理した上で導入をご検討ください。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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