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ビジネスフォンを代替する電話とは?ビジネスホンはもう古い!|トラムシステム

内線や転送、発着信制御などの便利機能で業務に欠かせないビジネスフォン。しかし、最近でビジネスホンを代替する存在として「クラウドPBX」の導入が広がっています。クラウドPBXはコスト面や利便性に優れており、ビジネスフォンは「もう古い」と言われる時代に突入しているのです。

この記事では、クラウドPBXとビジネスフォンの違いやおすすめのクラウドPBXについて解説します。会社の電話設備に課題を感じている方はぜひご参考ください。

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ビジネスフォンを代替するクラウドPBXとは

クラウドPBXとは、発着信・内線通話・転送といった機能をつかさどるPBX(構内交換機)をクラウド化(インターネットを通じてコンピューターサービスを利用する形態)したサービスです。従来のビジネスフォンではなく、IP電話(インターネット回線を利用する電話機)やスマートフォンを子機として用います。

クラウドPBXの誕生により、設置に莫大な時間とコストが必要だったPBXを、簡単に利用することが可能となりました。クラウドPBXには機器や配線が不要で、サービスを提供するベンダーと契約すれば、数日~1週間で利用開始できます。

利用機能なユーザー数に応じた月々の利用料金はかかりますが、従来のオンプレミス型のPBX+ビジネスフォンの組み合わせよりも安価なケースがほとんどです。CRM(顧客関係管理システム)やCTI(コンピューターと電話機を統合する技術)といった、コールセンターに必要な機能との連携も容易にできます。

クラウドPBXとビジネスフォンの共通点

現在も多くの企業で使われているビジネスフォンと、利用が普及しているクラウドPBX。まずは両者の共通点を整理しましょう。

業務利用を想定している

業務利用を想定した設備を備えているのは、ビジネスフォンもクラウドPBXも同じです。主に、以下の機能が利用できます。

-通話の転送や保留
-通話内容の録音・通話
-着信を複数の電話機で共有
-電話帳機能
-ダイヤルイン機能

ビジネスフォンの場合、電話機とPBXを配線で連結することで上記の機能を利用することが可能です。クラウドPBXの場合は、クラウドサービスを利用するためのパソコンと子機(IP電話やスマートフォン)を、インターネットを通じて連結しています。

内線網の構築が出来る

内線網の構築ができることもビジネスフォンとクラウドPBXの共通点です。オフィス内の電話機同士の通話を無料にすることが可能で、通話料を抑えることが出来ます。

ただし、ビジネスフォンは配線を利用するため、外出中の社員や遠く離れた拠点に内線通話を実装するのは困難です。

クラウドPBXなら、インターネットさえあれば距離に関わらず内線網を構築できるため、リモートワーク社員や遠く離れた海外拠点とでも、内線通話が実現されます。

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ビジネスフォンの代用となるクラウドPBXの6つのメリット

クラウドPBXは、以下の6点においてビジネスフォンと異なります。

1.事業拡大・縮小への柔軟性に優れている
2.利用できる機能やサービスが豊富
3.多様な働き方に対応
4.コストを削減できる可能性が高い
5.災害のリスクを減らし、復旧スピードを向上
6.多様なコミュニケーションにも対応

今まで日本企業の発展を支えてきたビジネスフォンですが、労働環境の変化や海外市場の開拓など、状況の変化に対応できていない点があるのは否めません。今後も継続的に発展していきたい海外市場を視野に入れて展開したいと志向する企業は、クラウドPBXの導入が急務です。これから解説するビジネスフォンとクラウドPBXの相違点を意識し、導入計画を作成しましょう。

事業拡大・縮小への柔軟性

ビジネスフォンとクラウドPBXでは、事業拡大や縮小を行う際の柔軟性が違います。

ビジネスフォンは設置するのに機器と配線が必要となるので、電話機の接続数は数十~数百台レベルが限界です。接続数の拡張にも追加料金が発生し、管理にかかる手間やコストは膨大なものとなります。

苦労して電話網を構築してても、オフィス移転や組織改変があれば一からやり直しです。また、日本の内需減少により増加した海外進出を行う場合、海外オフィスにPBXと電話回線による内線電話網を構築するのは、非現実的と言えます。

クラウドPBXは、導入するのに配線が不要で、全てのデータがクラウドのデータベースに保存されます。回線を利用したシステムよりも同時接続数に優れており、理論上は数千台の電話機を管理可能です。配線のレイアウトを考慮する必要がないので、オフィス移転や組織刷新も容易に行えます。海外拠点とでも、インターネットを通じて内線通話網を容易に構築可能です。

IoTとAIを軸とする第4次産業革命により、企業の寿命は30年を下回ると言われています。ビジネスのスピードははるかに高速化し、社長交代・部署の新設や解体・社員の就職と離職が目まぐるしく行われるでしょう。

5年先、10年先の状況も見通せない現代の企業では、導入後一定期間の利用が求められる電話設備を、慎重に選択する必要があります。事業の拡大や縮小に柔軟性を持たせるため、海外進出を視野に入れるためにも、クラウドPBXを導入しましょう。

多様な機能・サービス

ビジネスフォンとクラウドPBXでは、利用できる機能やサービスにも差が出てきます。

ビジネスフォンの場合、購入の際に搭載された機能は利用できます。しかし、数年~10年後に新機能が出てきた場合、PBXや電話機を買い替えるしかありません。従来のまま利用しても、経年劣化によりいずれは利用できなくなります。

そのため、高い費用を投入して導入しても、数年後には更新を余儀なくされるという弱点がありました。最新情報を得るために、買いなおさなければならない書籍と同じです。

クラウドPBXの場合、インターネット経由してシステムは常にアップデートされます。新機能の追加も積極的に行われるので、通信設備は常に最新の状態です機器や配線が存在しないので、経年劣化することもありません。こちらは、常に情報が更新されていくWEBサイトのイメージです。

会計、勤怠管理、メールなど、これまでソフトを購入していたシステムは、クラウドシステムの登場によって、ほとんどがクラウド化されました。コストを抑えたい中小企業はもちろん、情報の一元管理が重要な大企業でも、クラウドシステムを導入しています。電話設備についても例外ではなく、IT技術が日進月歩の勢いで発展する時代に対応するため、クラウドPBXの導入が必要です。

柔軟な働き方への対応

ビジネスフォンとクラウドPBXでは、近年重要となっている働き方の多様化への対応度も違います。

ビジネスフォンは、基本的に数名の従業員での利用や、複数拠点を持たない一つのオフィスでの利用に適しています。配線という物理的制約がある以上、離れた拠点同士や海外拠点を繋げることは困難です。スマートフォン同士を内線端末として利用したり、外線からの着信をスマートフォンに転送すると言ったこともできません。オフィスが一拠点のみで仕事は会社でやるものという昔ながらの価値観に合致したシステムです。

クラウドPBXはインターネット回線があればどこからでも内線電話が掛けられます。社員が保有するスマートフォンを業務に利用するBYODにも適しており、場所に囚われない働き方を実現可能です。リモートワーク、在宅ワークなどの新しい働き方に合わせた電話設備と言えます。

多様な働き方への対応が求められるのは、働き方改革や雇用の流動化により、「オフィスに出社して働く」という従来の働き方から、「好きな場所で働く」流れへとシフトすることが予想されるからです。

-IT技術の進歩により、パソコンさえあれば場所を選ばず働ける職種が増加
-WEB会議システムの普及により、直接対面せず行うコミュニケーションの発展
-副業やフリーランスを選択する労働者の増加

現在でも、IT企業を中心に「社員が別々の場所で働き、月一度だけ顔を合わせる」といった労働形態が採用されつつあります。外部のフリーランスや副業社員と、協同でプロジェクトを展開する事例も増加するでしょう。

残念ながら、固定電話による通信を前提とした従来のビジネスフォンとPBXでは、新しい労働形態への対応は困難です。最低でも5~10年利用する電話設備を導入する際、本当に今までのビジネスフォンで良いのか、は十分に考慮する必要があります。

コスト削減の可能性

ビジネスフォンとクラウドPBXを比較すると、コスト面で大きな差が出る可能性もあります。

ビジネスフォンは、多額の初期費用がかかる代わりに、月額費用がかからないのがメリットです。導入する電話機やPBXの数が増えるほど効果的となるメリットなので、大企業ではビジネスフォンとPBXを継続利用しているケースも存在します。ただし、機器が古くなるにつて保守費用が増大するので、コストの見積りは長期的な目線で考慮しましょう。購入した車を、10年間継続して乗り続けるイメージです。

クラウドPBXは、ベンダーと契約してPBXの機能を利用する形式となっており、初期費用がほとんど発生しないのがメリットです。その代わり常に月額費用が発生しますが、サービスが常に更新される、ベンダー間の競争により安いプランや料金体系が提示される可能性が存在するという強みもあります。最新の車をお得なレンタルプランで利用できる、カーシェアリングサービスのイメージです。

近年のデジタル技術は、企業に対し多大なコスト削減効果をもたらしました、総務省も「クラウドシステム導入はコスト削減に一定の効果が存在する」と発表し、自治体への導入が推進されています。通信設備を提供する企業も、アナログなビジネスフォンからクラウドシステムへの転換を進めるでしょう。長期的なコスト削減や安定したサポート体制を実現するためにも、クラウドPBXの導入が求められます。
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災害へのリスクと復旧スピード

災害への対策および復旧の面でも、クラウドPBXの方が優れています。30年以内に70%以上の確率で発生すると言われる南海トラフ地震、異常気象により発生回数が増加している台風など、日本には災害に対する特別な対策が必要です。

ビジネスフォンの場合、災害が発生してPBXや電話機が被害を受ければ、機器の買い替えが必要となります。導入まで時間がかかるので、復旧まで業務再開もままなりません。

一方、クラウドPBXの場合、主要な機能や情報は全てクラウド上に存在しており、災害で被害を受けるリスクは低減されます。インターネット回線さえ復旧すれば業務再開が可能で、BYODを導入していれば、社員のスマートフォンも利用可能です。

2020年から流行しているコロナウィルスの状況下では、感染を防ぐための在宅ワークを実施する企業が話題となりました。今後は、災害や疫病に対して柔軟に対応するため、在宅ワークを導入する企業の増加が予測されます。従来のビジネスフォンでは在宅ワークの実施及び管理は困難なため、クラウドPBXの導入が必要です。

多様なコミュニケーションへの対応

最後のポイントは、多様なコミュニケーションへの対応です。

近年はLINEなどのチャットアプリが広く普及し、電話やメールを全く使わないという方が、若年層を中心に増加しています。それにも関わらず、IT企業など一部の企業を除いて、仕事においては未だにメールや電話が主流の企業が大多数です。

チャットボットでの問い合わせ対応なども出てきた中で、企業存続のためには、多様なコミュニケーションに対応する必要があります。オンラインで予約できる美容室と電話予約しか出来ない美容室、どちらのほうが便利かは言うまでもないでしょう。

残念ながら、電話による通話を前提としたビジネスフォンでは、コミュニケーションの多様化に対応するのは難しいと言わざるを得ません。パソコンやスマートフォンとの連携も難しく、システムの更新も数年ごとになります。SNSやチャットツールの流行に対応するには、クラウドPBXの導入が必要です。システムが常に更新され、新しい機能も追加されていくので、時代の変化や流行に対応できます。

また、多様なコミュニケーションツールを活用するUC(ユニティファイドコミュニケーション)も、クラウドPBXにより導入可能できます。UCとは企業で利用される通信手段を一つに統合する機能で、特徴は以下の3点です。

– 業務で用いるコミュニケーションツールをインターネットにより統合する
– 業務プロセスに応じたコミュニケーションツールを利用できる
– 企業の課題解決に役立つソリューションである

UCを利用することで、社内のコミュニケーションが以下のように活性化されます。

– WEB会議システムをスマートフォンやタブレットからも利用可能となり、外出中の社員も会議に参加できる
– コールセンターで、電話だけでなくチャットやメールにも対応できる
– 連絡先をクラウドに保管するクラウド電話帳により、常に最新の情報を閲覧し共有できる

これまでシステムごとに分断されていた情報や機能を連携させることが可能となり、コスト削減や業務効率化が実現されます。CRMやCTIとの連携も行えば、企業の通信設備はさらに効率化されるでしょう。UC機能は今後の企業運営に欠かせない機能です。

ビジネスフォンはもう古い?

ビジネスフォンはこれまでの日本経済発展を支えてきましたが、新たな時代の到来に対応できず、古い技術となりました。働き方や競争環境が変化していく中で、これからのビジネスのやり方にあったものを選ぶ必要があります。

高い初期費用をかけて、5年後・10年後に使わなくなるビジネスフォンを購入する意味はもうほとんどありません。新しく電話設備を導入する企業はクラウドPBXを導入すべきでしょう。

おすすめの多機能クラウドPBXサービス”UNIVOICE”のご紹介

多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBX。そのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。

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UNIVOICEとは、創業以来3,000社以上の導入実績とリピート率92%を超える電話のプロフェッショナル、トラムシステム株式会社が提供するクラウドPBXです。

– あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
– 働き方改革を実現するクラウドPBX
– 高い信頼性と安定性と音声品質

UNIVOICEは、世界No.1を誇るAvayaの音声システムと、99.95%の高い可用性を持つAWSサーバーで品質と安定性を両立したサービスをご提供。

外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。

スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

– 在宅勤務のスタッフや多店舗間の電話連絡をスムーズにしたい
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など、これまでの電話の常識を変えるサービスが、UNIVOICEです。


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WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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