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2020.12.14

ガイドライン / テレワーク / やり方 / セキュリティ /

【ブログ】成功するテレワークへの道①課題・デメリットの分析(会社編)|トラムシステム

企業へのテレワーク導入を成功させる手法をブログ形式で紹介する記事の第1弾です。制度導入のやり方、セキュリティで注意すべきポイント、参照すべきガイドラインを本記事で学び、実際の現場に生かしましょう。

第1回は、テレワーク導入後に発生しがちな問題とそれに対する対策を、企業の担当者目線で解説します。業務でテレワーク推進を担当している方はぜひご覧ください。

テレワークとは

私は現在、企業内でテレワーク関係の業務を担当している。今年発生したコロナウィルス流行で政府から休業要請が行われた際、テレワークの期間限定導入を社長から命じられた時からの縁だ。社員から「期間限定ではなく恒久的にやりたい」との声が上がったため、本格的な導入準備を進めている。

そもそもテレワークが何なのかというと、ICT(情報通信技術)を利用し、企業のオフィス以外でも労働を可能とする制度だ。自宅、カフェ、外出先など、テレワークの対象は多岐に及んでいる。主な形態は企業と直接契約を結んで働く雇用型、業務委託を受けて働く自由型の2つだ。

テレワークが注目されている大きな理由は、3つある。

・ライフスタイルの変化

育児や介護に使う時間を増やしたい、副業やWワークに挑戦したい、資格を取得したいなど、企業でバリバリ働くことが正義だという時代は過ぎ去った。テレワークを通してオフィスに通勤する時間を節約し、社員たちのワークライフ・バランスを改善しなければならない

・少子化による労働者の減少

極度の少子化となっている日本では、女性、高齢者、障がい者の方などの就業機会拡大が求められている。オフィスへの出勤が難しいという方も存在するので、テレワークを利用して就業のためのハードルを下げることが重要だ。

・感染症や災害対策

新型コロナウィルス流行や将来発生が予想されている南海トラフ地震にも、テレワークが有効だ。オフィスが大きなダメージを受けても、自宅待機や自宅勤務の状態にスムーズに移行し、業務を継続できる。

このようなメリットがあるが、実際の導入はそう簡単にはいかない。

上手くいかないテレワーク…あるある6選(会社編)

理想をもとにテレワークを導入したのはいいものの、上手くいっていない企業はたくさんある。弊社でもいくつかの問題が報告され、対策を検討中だ。もちろん社員側にも言い分はあるだろうが、ここでは制度を管理する側から見たテレワークの問題点を記述したい。

社員の勤怠管理が難しい

基本は時給換算で給与が支払われている日本の企業にとって、社員の勤怠管理が難しくなるのは問題である。試験運用期間は自己申告制としたが、必ずしも正確とは言えない。オフィス内ならまだしも、自宅で勤務している社員の管理までは難しい。

社員の中にも、テレワーク期間中時間にルーズとなる者が数人発生した。深夜に至るまで働きすぎる社員もいれば、就業時間中なのにサボりがちの社員もいたらしい。

セキュリティ対策が大変

テレワークを行うにはネットワーク環境が必要だが、企業情報を扱う以上、通常のセキュリティではまずい。VPN接続を利用して企業専用の回線を構築する、万が一情報漏洩や端末紛失が発生した際の行動手順を作成するといったセキュリティ対策が必須だ。従業員に対する教育も徹底しないと、企業が認可していない外部サービスを利用するシャドーITなどの問題も発生する。

業務をテレワーク化できない

デジタル機器操作に慣れていない年配社員も存在するので、全社員がテレワークに順応できるわけではない。決済に印鑑を用いる、情報保管に紙の書類を用いるなど、テレワークでは対応が難しい業務も残っているのが現状だ。無理やり進めようとしても、社員の反発や現場の士気低下を招いてしまうだろう。

評価制度が対応できていない

テレワークは社員の状況や業務で挙げた成果が見えづらい。勤務態度や勤怠といった従来存在した尺度も使えなくなるため、評価制度が一気に時代遅れとなってしまっている。働いた時間ではなく成果ベースで評価する人事制度が必要だが、長時間労働=よく働いているという風潮も残っているため、慎重に進めなくてはならない。

インフラ整備にコストがかかる

テレワークのインフラ整備は 安いものではない。セキュリティ面を考慮し、社員一人一人にテレワーク用のパソコンを支給したが、それだけでかなりのコストとなった。スマートフォンやタブレットを新たに支給する案も持ち上がっているが、費用不足のため進んでいないのが現状である。ハードだけではなく、社内用のネットワークやセキュリティシステムといったソフト面でも投資が必要だ。

明らかにテレワークに苦戦している社員も

年配社員を中心に、明らかにテレワークに苦戦している社員も存在する。「コロナウィルスも落ち着いたし早くオフィスで働きたい」と申し出るベテラン社員もおり、無視はできない。若手や中堅社員の中にも、これまでとは違う業務に戸惑い、うまく移行できない者がいるようだ。

成功するテレワークの鍵とは?

試験的に導入した結果判明したこれらの問題を解決し、弊社でテレワーク導入を成功させるには、問題解決のための施策が重要となるだろう。総務省から発表されている、テレワークの労務管理やセキュリティに関するガイドラインをもとに考えてみよう。

適切なセキュリティ対策

経営者、システム管理者、テレワーク実施者それぞれの方面から成るセキュリティ対策がまず求められる。

・経営者
情報セキュリティポリシーの監査、社員に対する教育・啓発活動、必要な人材や資源の割り当てなど。

・システム管理者
アクセス制御や暗号化、OSやウィルス対策ソフトのアップデート、バックアップの保存など。

・テレワーク実施者
レベル分けに応じた情報取り扱いルールを守る、事故に備えた連絡体制の確立、パスワードやICカードの適切な管理など。

誰か1人ではなく社員一丸となったセキュリティ対策を実行することで、情報漏洩事故の発生確立はぐっと下がるはずだ。万が一事故が発生しても、適切な対策が取れるだろう。

参考:テレワークセキュリティガイドライン第4版

勤怠管理方法の見直し

勤怠管理方法も、今後は見直す必要がある。テレワークは労働者による自己申告制となる、作業状況の把握が難しいという問題があり、勤怠管理の確認が難しい。

対策を講じる際の参考となるのが「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」だ。テレワーク労働者も遵守すべきガイドラインで、以下のような項目が設けられている。

・記録の客観的な記録
タイムカード、オンライン勤怠管理システム、ICカードを利用して適切に記録する。

・自己申告制の場合はガイドラインを踏まえた措置を実行する
客観的な記録が難しい場合、労働者と管理者にガイドラインに基づく措置について十分な説明を行う。実際の労働時間と自己申告の労働時間に著しい乖離がある場合、実態調査を行う。

客観的な記録ができるオンライン勤怠管理システムを利用し、労働時間の管理を行っていこう。管理がうまくいけば、時短勤務やフレックスタイム制度も導入できるはずだ。

参考:テレワークによる適切な労務管理のためのガイドライン

人事評価制度の見直し

人柄も評価に含まれる旧来の人事評価制度から、業務遂行能力に応じて職能給を支払う制度に移行しなければならない。現状の人事評価制度に不足や改善点がないか確認し、テレワークに適さない部分は変更していこう。

同時に部門間コミュニケーションを増やし、制度の変更でモチベーションが下がる社員が出ないよう働きかけていく。制度が適切であれば、テレワーク下でも成果を挙げられる組織体制となるだろう。

クラウドPBXの導入

オフィスにビジネスフォンとPBX(構内交換機)を設置する従来のやり方はテレワークに適さないので、新たにクラウドPBXも導入しよう。クラウドPBXとは、PBXの機能だけをネットワークのクラウド上に再現し、インターネット回線を利用した通信を行うシステムだ。

テレワーク労働者は支給されたパソコンやスマートフォンを用いて、内線や転送といった機能を利用できるようになる。導入費や運用コストが安い、内線通話が無料、Web会議やチャットシステムを利用できるなど、テレワークにマッチした通信方法だ。テレワークだけでなく、企業の通信システム全般を改革できる。

補助金制度の活用

テレワークを導入するための資金が不足している場合は、働き方改革推進やコロナウィルス対策のため政府から支給されている補助金制度を活用しよう。

・総務省が実施している「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」「新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース」
・東京しごと財団が展開している「テレワーク定着促進助成金」
・経済産業省が展開している「IT導入補助金」

ただし、各補助金で申請条件や申請期間が異なる点に注意しなくてはならない。どの補助金が利用できそうか検討する必要がありそうだ。

業務改革と意識改革

並行して、業務改革や意識改革も進めなければならない。

・業務改革
ペーパーレス化、印鑑の廃止 、テレワークでも状況を確認しあえるコミュニケーションツールの導入を進め、オフィスに依存しない会社作りを目指す。

・意識改革
テレワークは一時的なものと考えている社員に対する啓発や、操作に慣れていない者に対する教育を行い、一丸となってテレワーク推進を行う。

・不安や不満のケア
全社員がスムーズにテレワークに順応できるわけではない。制度に対する不満、順応できるか分からない不安、利用頻度の差によって発生する不公平感を取り除くため、評価制度の刷新や積極的なヒアリングを継続する。

不安や不満を感じるものがいるという点にきちんと配慮すれば、テレワーク制度の運用で発生しがちなトラブルを防止できる。

テレワークに大切なのは◯◯

テレワーク導入成功に必要なのは、すなわち適切なマネジメントである。従来の制度とは異なる形態となるため、それに合わせた体制やルール作りが欠かせない。運用側として、それを忘れないようにしよう。

第1回 まとめ

・テレワークはライフスタイルの多様化やコロナウィルス対策など、昨今の企業を取り巻く問題の解消に欠かせない
・ただし、ただ導入してもうまく行くとは限らない。環境整備や社員教育など、クリアすべき課題が複数存在する。
・総務省から配布されているガイドラインなどをもとに課題に対する対策を講じ、導入を進めていこう。

第2回に続く
*このブログはフィクションです。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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