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2018.11.14

スマホアプリからFAXを送受信丨便利なインターネットFAXとは|トラムシステム

急な用事で外出中にFAXを利用したいと思ったことはありませんか。最近ではスマートフォンでFAXの送受信ができるサービスがあります。この記事ではスマホで利用できるFAXサービス「インターネットFAX」について解説します。

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インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、文字通りインターネットを利用したFAXサービスのことで、パソコンやスマートフォン、タブレットなどを使ってFAXのやり取りができます。従来のFAXでは電話回線を利用していましたが、こちらはインターネット回線を通じてFAXの送受信を行います。ネット環境さえあればどこでもFAXを使えるため、電子メールと同じような使い方ができるのが特徴です。

インターネットFAXの仕組み

従来のFAXは、紙に書かれた絵や文字を読み取って電気信号に変え、電話回線を通じて相手のFAX機へ送信するという仕組みでした。

対してインターネットFAXは、作成した書類を相手のFAX番号へ送信すると、サーバーを経由して符号に変換され、インターネット回線を介して相手のFAX機に送られるようになっています。アナログFAX機から書類を受信する場合は、データがPDFやTIFFといったデータ形式に変換され、メールに添付される形で送られてきます。そのため、端末上でファイルを開いて閲覧することが可能となります。

一見すると、この方式であれば直接PDFファイルをメールに添付してやり取りすればよいのではないかと思われるかもしれません。しかし、前提としてメールはメールアドレスにしか送れないという条件があります。取引先がFAXでしか受注できない、町内会や学校関連のお知らせがFAXで送られてくる、といったどうしてもFAXが必要な状況ではインターネットFAXが活躍します。

メリット

・色々な場所でFAXを使える
インターネットさえ繋がる環境であればどこでもFAXを受信できます。外出先だけでなく、会議や打ち合わせの最中など様々なシーンで自由にFAXの送受信が可能です。

・伝送速度が速い
インターネット回線によるFAXは、電話回線に比べ伝送速度が圧倒的に速いです。さらに、複数の宛先に一斉送信を行う場合でも、時間差無しでほぼ同時に送ることが可能です。

・FAX機を設置する必要がない
インターネットFAXではパソコンやスマホ上でFAXの送受信ができるため、ハードウェアとしてFAX機を用意する必要がなくなります。
そのため、設備投資の際の初期費用を安く抑えることができます。また、用紙や印刷用のインク代もかからないのでランニングコストが安いことも魅力です。

・DM(ダイレクトメール)対策になる
いらないメールはパソコン上でまとめて削除することが可能です。用紙やインクの無駄遣いをなくすこともできるので、環境に配慮して利用することができます。

デメリット

・インターネット環境が必須
当たり前ですがインターネットに接続されていなければFAXの送受信はできません。加えて、ビジネスなどで利用している場合は、急な用事でFAXが送られてくる場合があるので、24時間ネットに繋がっている必要があります。
ただし、ネット環境がない場所でどうしてもFAXを受信しなければならない場合は、携帯電話の通信回線(3G、LTEなど)を使うことで受信できます。

・紙で受信したFAXはスキャンしなければ返信できない
紙で受信したFAXに返信するには一度スキャンし、PDF化しなければなりません。スキャンの上PDF化するという工程が必要になるため、少々面倒に感じられるかもしれません。

・メールを見落とすリスクがある
インターネットFAXはメールとして送られてくるため、他のメールに混ざって重要なFAXを見落してしまう恐れがあります。また、稀にですがFAXの通知メールが迷惑フォルダに振り分けられてしまうこともあります。対策として、インターネットFAX用に別のメールアドレスを取得するか、フォルダを用意して振り分けておくとよいでしょう。

以上のように、インターネットFAXにはいくつかデメリットがありますが、これらは使い方次第で回避できる問題ばかりです。それよりも、コストや利便性において大きなメリットがあるので、従来のFAXから乗り換えたいという方や、新規でFAXを利用したいという方にはインターネットFAXをおすすめします。

スマートフォンからインターネットFAXを送受信する方法

営業や出張中など外出先からFAXを送信したい、あるいは送られてきたFAXを外出先ですぐに確認したい、といった場合でもスマートフォンがあれば可能です。ここからはスマートフォン上でインターネットFAXを送受信する方法やおすすめのFAXアプリを紹介します。

専用のアプリケーションを利用する

スマホでインターネットFAXの送受信を行うために、まず専用のアプリケーションをダウンロードする必要があります。提供しているサービス会社によってアプリは異なるので自分が使用する会社のものをダウンロードし、インストールしておきましょう。

利用設定が済んだら準備は完了です。送信する場合は、電話帳から相手のFAX番号を選択し、ファイルを選んで送ることができます。受信したいときは、前述しましたが相手のFAXはPDF化され、メールに添付されて送られてくるので、そのままファイルを開いて閲覧することができます。

スマートフォン用のおすすめFAXサービス3選

スマホで使える便利なインターネットFAXサービスをご紹介します。インターネットFAXの利用を検討している方はぜひ参考にしてください。

・eFAX
インターネットFAXサービスの最大手です。1200万人以上の利用者を誇るおすすめサービスです。利用に特別な操作や契約が不要なのが最大の魅力で、インターネットで申し込んだその日から利用することができます。
また、30日間の無料トライアル期間があるので、とりあえずお試しで利用してみることもできます。解約も電話一本で簡単に済ませられるので、気に入らなければすぐに止めることも可能です。

・faximo
手持ちのスマホがiPhoneの場合は、faximoというサービスをおすすめします。faximoはiPhone版のアプリがあるので、App Storeでダウンロードすることが可能です。
月額利用料が1000円で、送信料は国内であれば1枚当たり14円、海外は24~146円となっています。受信の場合は月1000枚までは無料で受信できます。
ただし、こちらはアプリ上でFAXを送信することはできないので注意が必要です。

・HelloFAX
普段FAXの使用頻度は多くないけれど、急な用事で1回、または数回送らなければならない場合に便利なのがこのサービスです。初期設定で1ページのみ無料で送信可能となっており、SNSでシェア、紹介をすることでページ数を増やすことができます。また、FAXの送信が成功するとメールでお知らせをくれるため、送れたか確認することができます。

これら以外にも、様々な企業がインターネットFAXサービスを展開しているので、コストや機能を比較して、自分に合ったサービスを探してみてください。

FAXはこれからも必要なのか

スマートフォンやタブレットなどが普及した現在、様々な手続きがインターネット経由でペーパーレス化されています。FAXはこれからの将来も本当に必要とされるのか、その必要性や現代における立ち位置などを解説します。

FAXの歴史

FAXが企業や一般家庭に広く普及し始めたのは1980年代です。書類を郵送ではなく、直接相手に伝送できる技術として当時は大変注目を浴びました。その後、FAXは現在まで長きにわたって日本のビジネスシーンで活躍を続けてきました。
しかし、近年インターネットの目覚ましい発展と共に普及した、電子メールなどの新たな通信技術によって、FAXの需要は伸び悩んでいます。

現代におけるFAXの需要

電子メールの普及以降、FAXは生産台数、販売台数ともに減少傾向にあります。FAXは電子メールに比べ、専用の機器を必要とする、紙やインクなどの資源を消費する、送信に手間がかかるといったデメリットがあり、その必要性が疑問視されています。

また、アメリカではFAXが博物館に技術遺産として展示されるなど、もはやFAXを過去の技術として扱う国も少なくありません。

しかし、需要が減ってもなお日本企業においてFAXは現役です。例えば、サービスの申し込みや受発注において、メールのみではエビデンスとしての効力が弱いため、証拠を残すためにFAXを利用することが挙げられます。また、取引先が利用しているからという理由で、未だFAXを使い続けなければならない場合もあります。

加えて、日本企業が手書きの文化にこだわる傾向があることもFAXがなくならない理由として考えられます。海外ではすでに過去の技術かもしれませんが、日本においては未だFAXは必要とされているのです。

FAXのこれから

FAXが必要なシーンがあるとはいえ、通信技術はインターネットの普及と共に進化を続けています。電子メールだけでなく、近年ではLINEやTwitterなどのSNSも誕生し、今までよりさらに手軽にコミュニケーションをとれることが求められるようになりました。

このような流れを受けて開発された「インターネットFAX」は、日本のビジネスシーンにおける完全なペーパーレス化が実現されるまでの間は、まだまだ現役として活躍すると見られています。

まとめ

日本においてFAXを利用するシーンは未だ多く残っています。スマホでFAXが使えるようになれば大きな業務効率化に繋がりますので、便利なインターネットFAXサービスをぜひ一度ご検討ください。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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