社用携帯のメリット・デメリット丨注意点やBYODとの違いも解説｜トラムシステム
コミュニケーションの活性化や円滑な業務遂行を目的に、社用携帯の導入を検討している企業も多いでしょう。しかし、社用携帯の導入時には、どのような点に気をつければよいのでしょうか。
この記事では、企業が社用携帯を導入するメリット・デメリット、導入時の注意点、さらに安全に社用携帯を運用するためのセキュリティ対策などについて詳しく解説します。
企業が社用携帯を導入するメリット
社用携帯とは、業務に使用する目的で企業が社員に貸与するスマートフォンなどの携帯端末を指します。
企業が従業員に業務用端末を貸し出すと、どのようなメリットがあるのでしょうか。企業や従業員にとってのメリットをご紹介します。
ビジネスコミュニケーションの強化
社用携帯を支給することで、社員は業務時間内であればいつでも社内外の関係者とやり取りすることが可能になります。
業務用端末には、内線、外線などの基本の電話機能はもちろん、メール、ビジネスチャット、クラウドストレージなどの機能も利用可能です。これらをシーンに応じて活用することで、外出先やテレワーク中であってもオフィス勤務時と同じように業務を行えます。
情報漏えい・セキュリティ対策になる
社用携帯は、企業によって所有・管理されているものであり、社員は会社から端末を借りている状態です。
企業のセキュリティポリシーに従ったセキュリティ対策が施されているため、個人で保有する携帯端末よりも安全性が高いことが特徴です。端末管理システムによって、盗難や紛失などのトラブル発生時には、遠隔で端末をロックしたり、機密データを削除したりすることができます。
社会的信用を得やすい
社用携帯に保存された連絡先やメールの履歴などは会社によって管理されるため、個人による不適切な利用によって情報が漏れるリスクを減らせます。「情報セキュリティに関する意識が高い」として、社会的な信頼を得ることができるでしょう。
また、社用携帯があれば、営業や出張中、テレワークなど、オフィスにいないときにもいつでも連絡ができます。電話に出られなかった場合でも、後でかけなおしたり、メールで連絡をするといった対応も可能です。
業務時間内はいつでも連絡が取れることは、ビジネスの信頼関係を築く上でとても重要です。トラブル発生時にも迅速な対応ができることで、会社や個人としての信頼を得られるでしょう。
社員のプライバシー保護になる
社用携帯を支給することで、社員には専用の内線番号が付与され、また会社の電話番号で外線をかけることができるようになります。
個人の私用端末を業務利用することで、プライベートの電話番号やメールアドレスが仕事の関係者に知られてしまうようなことがなくなり、プライバシーが保護されます。
仕事とプライベートのオンオフの切り替えがしやすくなる
プライベートで利用している端末を業務に利用していると、電話が来たときに仕事に関するものかどうかがわかりません。休日に仕事の電話に出てしまい、プライベートの時間を奪われてしまうことも起こるでしょう。
一方、社用携帯にくる着信やメッセージは、仕事に関連するものであることが明白です。
「就業時間外や休日などには電話やメッセージに原則対応しなくてもよい」「休日の連絡は緊急時のみとする」といったルールを決めることで、社員は仕事の連絡にプライベートの時間を邪魔される心配がなくなります。
休日や休暇中は、社用端末の電源を切ってしまうことも方法の一つです。このような方法で社用携帯への連絡を制御することで、社員はオンオフの切り替えが行いやすくなり、ワークライフバランスを向上させることにつながるでしょう。
端末管理・通話料金などの管理業務を簡素化できる
社用携帯は、IDなどの端末の基本的な情報、セキュリティ設定などを企業で一括管理します。また、携帯の通話プランや通話料の請求なども企業で一括で把握・管理できるため、毎月の精算作業にも手間がかかりません。
BYOD（個人携帯の業務利用）のような個別対応が不要なため、企業の管理部門の負担を抑えることができるでしょう。
社用携帯電話のデメリットと注意点
ビジネスコミュニケーションの強化やセキュリティ強化などのメリットがある社用携帯ですが、導入時にはいくつか注意すべき点もあります。詳しく解説していきましょう。
導入にコストがかかる
社用携帯を対象社員一人ひとりに支給するためには、端末の準備、基本設定、必要な業務アプリのインストールなど、様々な購入コストや人的コストがかかります。加えて、導入後には、メンテナンス、端末の管理、毎月の通話料やデータ通信料などの運用コストが発生します。
コストを抑えるためには、社用携帯の支給対象となる部門や社員を見極め、契約するプランには無駄が発生しないように注意する必要があるでしょう。
私的利用の危険性がある
社用携帯を社員が個人的な用途に利用することで、通信コストの増加や、社員の生産性低下につながる危険性もあります。
例えば、仕事終わりの飲み会など業務外の連絡に社用携帯を使ったり、業務に関係のない内容をインターネットで検索したりすることも、私的利用にあたります。
社用携帯の利用を業務に限定することは、運用ルールとして盛り込むべきですが、それでも私的利用が発生する可能性がある点にも留意が必要です。
私用端末とは別に管理・携帯する必要がある
社用携帯は、それを使う社員にとって負担になる可能性があります。社用携帯を支給された社員は、個人で保有する携帯端末とは別に持ち歩き、OSやアプリのアップデートや充電などの管理を行う必要があります。
デジタル機器の操作に自信がない社員にとっては、新しく社用携帯の操作を覚えなければいけないことを負担に感じるかもしれません。全ての社員が問題なく社用携帯を使いこなせるよう、企業は利用マニュアルなどをまとめておく必要があるでしょう。
安全な社用携帯運用のポイント
企業、社員の双方が安心・安全に社用携帯を運用するためには、どのような点に気をつけるとよいのでしょうか。
ポイントは、セキュリティや運用に関するルールを明確に定めること、そして、紛失・盗難などの万が一の事態に備えることです。詳しく解説していきます。
セキュリティガイドラインの策定
社用端末には、社内外の関係者の連絡先、メールや電話の履歴、ファイル共有システムなど、様々な機密情報が保存されています。
不適切な利用により情報漏洩などのセキュリティ事故が発生しないよう、次のようなガイドラインを策定しましょう。
パスワードを設定する
端末には必ずパスワードを設定し、定期的に変更することをルール化します。パスワードは単純な数字の羅列ではなく、文字を含むことでより強度が上がります。基本的なことですが、これだけで紛失・盗難時に不正利用される可能性を下げることができるのです。
セキュリティソフトを利用する
一般的に携帯端末にはセキュリティソフトをインストールしないことが多いですが、携帯端末へのウィルスなどの感染リスクはないわけではありません。ウイルスやマルウェア対策のセキュリティソフトをインストールした上で、ソフトは常に最新版にアップデートするようにしましょう。
MDM（モバイルデバイス管理）ツールを利用する
MDM（Mobile Device Management）ツールとは、業務で利用するスマホやタブレットなどのモバイル端末を監視・制御・操作するためのツールです。
業務アプリやセキュリティソフトを一括でインストールする、端末の一部機能を利用できないように制限する、遠隔操作で端末内の情報を削除するといった操作が行なえます。
MDMツールによって会社がより厳密に個々の端末管理が行えることで、セキュリティリスクを軽減させられるでしょう。
利用ルールの設定
社員一人ひとりが十分なセキュリティ意識とモラルを持つことも、安全な社用携帯の利用に欠かせません。次のような利用ルールを設定し、社員に周知しましょう。
OS・ソフトウェアは定期的に更新する
OSやアプリなどのソフトウェアは、セキュリティの脆弱性や最新のコンピューターウィルスの動向などを加味して、定期的に更新されています。更新版がリリースされたら、速やかに使用している端末に適用することで、不正なプログラムからの攻撃リスクを下げることができます。
安全性が確保できないネットワークには接続しない
カフェやホテルなど様々な場所でWi-Fi（無線LAN）接続が可能になった一方、安全性の低いネットワークを通じた不正アクセスなどの被害も多く確認されています。これらの被害を防ぐため、社内ネットワークがない環境ではVPN接続の利用を推奨するなどのルールを定めましょう。
紛失・盗難への対策を徹底する
持ち歩くことが前提である社用携帯は、外出先で紛失・盗難するリスクがあります。これらのリスクを下げるため、端末の保管場所を決める、仕事終わりの飲み会には端末を持参しない、ネックストラップなどを利用するなどの具体的な対策を徹底させましょう。
端末管理や紛失時の対応マニュアルの策定
紛失・盗難への対策を講じた上で、万が一の事態に備えて対応マニュアルを用意しておくことも重要です。
紛失・盗難時にまず連絡すべき部署や担当者の連絡先、報告の手順や内容（端末のシリアル番号や型番、盗難時の状況など）などを明確にし、社員に周知しましょう。
端末を社員が何とか自分で見つけ出そうとして、会社への報告が遅れてしまうケースも考えられます。しかし、仮に後で見つかったとしても、手元になかった間に不正利用された可能性は残るため、端末がないことに気づいた時点で報告するようにルール化することが重要です。
BYOD（個人端末の業務利用）をする選択肢も
BYODとは、Bring Your Own Deviceという言葉のそれぞれの頭文字を取った造語で、個人が保有するスマートフォンやパソコンなどの端末を業務に利用することを指します。
社用携帯との違いは、端末の所有者です。社用携帯の場合、企業が所有・管理する端末を社員に支給（貸与）するのに対して、BYODでは社員が個人的に所有する端末を業務に利用します。
BYODのメリット
BYODには様々なメリットがあります。主なメリットについて紹介します。
端末の準備・管理コストを抑えられる
BYODでは、社員がすでに所有している個人の端末を業務で利用するため、企業で端末を購入したりレンタルしたりする必要がありません。端末のメンテナンスなども個人で行うため、企業側のコストを抑えられます。
社員の利便性が上がる
使い慣れた自分の端末を業務でも利用できるため、新しく操作方法を覚えたり、社用携帯と個人携帯を2台持ちしたりすることはありません。
BYODにもセキュリティ対策は重要
社用携帯を支給するケースと異なり、BYODでは企業側が端末の所有者である社員に対して利用やアクセスなどを制限することが難しいという側面があります。
しかし、情報漏えいなどのセキュリティ事故を防ぐための対策の重要性は、社用携帯の利用時と変わりません。
強力なパスワードの設定やOS・アプリの定期的なアップデートを推奨し、安全性が確保されていないネットワークへの接続やアプリのダウンロードを行わないように指導しましょう。
BYOD導入にはクラウドPBXが便利
クラウドPBXとは、従来オフィスに設置していたPBX（電話交換機）をクラウド上に設置し、インターネットを介してアクセスすることで、内線、外線、転送などの電話機能を利用するITサービスです。
クラウドPBXでは、電話回線ではなくインターネット回線で通信を行うため、インターネット環境がある場所であれば、社内外を問わず電話機能を利用できます。
クラウドPBXを利用してBYODを導入する方法は、対象の端末にクラウドPBXの専用アプリをインストールするだけ。簡単な初期設定ですぐに利用を開始できます。
さらに、クラウドPBXにはチャットや音声会議などのコミュニケーションツールが搭載されています。1つのアプリとIDで複数のツールを利用できることで、コミュニケーション活性化や業務効率化が期待できるでしょう。
まとめ
社用携帯の支給は、社内外の仕事の関係者とより柔軟なコミュニケーションを行えるなどのメリットがある一方、コストや端末管理の手間などのデメリットもあります。導入時にはこれらをよく理解し、デメリットには対策を講じておくことが重要です。
個人の携帯を業務利用するBYODも、社用携帯に代替する通信手段の一つです。クラウドPBXを利用したBYOD導入など、様々な選択肢を幅広く比較検討するとよいでしょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
