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ビジネスフォンの買い替えはいつ?交換の流れ・注意点も解説|トラムシステム

故障、経年劣化、耐用年数の超過などにより、オフィスに導入したビジネスフォンの買い替えや交換を検討していますか?10年以上使われることもの多いビジネスホンですが、交換・買い替えの時期は必ずやってきます。

この記事では、ビジネスフォンの買い替え時期や、交換時のポイントについて詳しく解説します。劣化や破損の心配のないクラウドPBXについても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスフォンの買い替え時期の目安

まず、一般的なビジネスフォンの買い替え時期について解説しましょう。

ビジネスフォンには法令で定められている法定耐用年数があります。

法定耐用年数とは、機器や設備に設定された資産的価値があるとされる期間のこと。ビジネスフォン関係は「事務機器・通信機器」に該当しており、法定耐用年数はこのようになっております。(新品で購入した場合)

・ビジネスフォン、PBX(主装置):6年
・電話ケーブル:10年

上記の法定耐用年数はあくまで目安であるため、この期間を過ぎたらすぐに買い替え・交換をしなければいけないというわけではありません。利用環境や頻度にもよりますが、同じビジネスフォンを10~15年使い続ける企業もあります。

しかし、業務に欠かせない電話がある日突然繋がらなくなった、という事態にならないよう、法定耐用年数を目安に部品交換や買い替えを検討するのが理想です。

ビジネスフォンで壊れやすいパーツ

ビジネスフォンの故障で最も多いのは、主装置内に組み込まれているユニットと呼ばれる各種基盤です。

主装置は人の行き来が少ないオフィスの端に設置されることが多く、必然的に埃や塵がたまってしまいます。結果として、基盤の電気信号の伝達を阻害するなどが故障の原因となるケースが多いです。

耐用年数を過ぎたビジネスフォンを使うリスク

故障した基盤やパーツは新しいものに取り替えることで修復可能ですが、ここで注意すべきなのが製品に設定されている製造サイクルです。

古い機種の場合、故障時に使う部品がすでに存在していない、メーカーのサポート対象外となっているため修理してもらえないといった事態が発生する可能性があります。

各メーカーのサイトには、修理に必要な部品の保有期限が掲載されています。法令耐用年数を超えて使用している場合には、故障時に修理が可能かどうか予め確認しておきましょう。なお、補修用部品保有年数として記載されている期間は、一般的に製造打ち切りからの年数になっています。

メーカーに補修用部品がない場合でも、ビジネスフォンの修理業者には部品があることもあります。

万が一ビジネスフォンが動かなくなった、壊れたかもしれないという場合は、慌てずに原因を探ることが大切です。詳しくはこちらの記事で解説しているので、合わせてご覧ください。

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ビジネスフォンの交換方法

ビジネスフォンは一般の固定電話のように回線を繋ぐだけで利用できるものではなく、主装置を始めとする周辺機器との接続や各電話機の設定などの工程が発生します。

交換時は、電話機だけでなく主装置、ユニットなどの関連機器も入れ替えることになるため、古い機器の取り外し、新しい機器の接続・配線、新しい電話機の設定作業などが行われます。

配線は基本的にそれまでのものを使いますが、老朽化などの場合には電話配線の新規配線や張り直し、LANケーブルの配線を行います。

見積もり

まずは、オフィスの広さ、設置する機器、台数などを業者に説明し、見積もりを出してもらいます。金額の適正を測るためにも必ず複数の業者に見積を依頼するようにしましょう。

見積もり依頼時には、以下の点を事前に確認しておくことで業者との打ち合わせをスムーズに進めることが出来るでしょう。

・利用しているビジネスフォンのメーカーと機種名
・電話回線の種類
・使っている電話機の数

打ち合わせ・現地調査

見積もりはあくまで費用の目安になるため、実際の費用や必要な工程は業者との打ち合わせ、現地調査によって決定します。

費用の安さももちろん大切ですが、業者の実績や対応(説明は丁寧か、連絡にはすぐに返信してくれるか)などもチェックしましょう。

契約・工事

具体的な段取りが決まった後は、契約・工事という流れになります。

実際の現地作業にかかる時間は、オフィスの状況や電話機の設置台数などによって異なります。一般的には、電話機3台程度であれば約2時間、20台程度であると終日行われます。

終日作業が行われる場合であっても、通常通り電話が繋がっている状態で工事を進めることは可能なので、実際に電話が止まるのは切替作業を行う間の15分程度であることが多いです。

入れ替え時の注意点

主装置とビジネスフォンは、メーカーごとに仕様が微妙に異なっていることもあり、同一メーカーの製品を利用しないと正常に動かないケースもあります。

新しく購入する際には、同一メーカーの主装置とビジネスフォンになるように配慮しましょう。メーカーが同じであっても機種が違うと正常に動作しないことも想定されるため、あらかじめメーカーに確認しておくと安心です。

配線方式もスター方式、バス方式、IP方式の3種類があり、ボタンの数が異なっていると差し替えできないこともあります。その時に役に立つのが型番になるので、業者との打ち合わせには型番を用意しておくことでスムーズに確認ができます。

入れ替えは回線・料金プランの見直しのチャンス

ビジネスフォンの入れ替えは、電話回線や料金プランを見直すチャンスでもあります。

会議室に1つずつ設定してある電話機も、最近ではスマートフォンの普及で利用する機会が減ったという企業も多いでしょう。外部の顧客ともメールやチャットでやり取りすることが増え、以前と比べて着信が減っていることでしょう。

不要な電話機は廃棄し、必要最低限の電話回線にするだけで大幅なコスト削減が見込めます。詳細はこちらの記事で解説しています。

不要になったビジネスフォンの取り扱い

不要になったビジネスフォンは、購入品やリースなどの形態に合わせて正しく処分しましょう。

詳しくはこちらの記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

入れ替えるならクラウドPBXがおすすめ

ビジネスフォンの耐用年数超過や劣化などのタイミングで、ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える企業が増えています。

クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設定したPBXにインターネットを通じてアクセスすることで、内線、外線、転送などの電話機能を利用する仕組みです。

PBXがクラウド上にあるため、物理的な機器をオフィスに設置する必要がなく、機器の劣化や破損の心配もありません。セキュリティ対策や定期メンテナンスなどはベンダーが行うため、ビジネスフォンの場合に発生する保守費用も削減できます。

また、クラウドPBXにはビジネスフォンにはない新しいコミュニケーションツールが搭載されている点も特徴的。

メール、チャット、ビデオ会議などの多様なコミュニケーションを実現するUC(ユニファイド・コミュニケーション)機能によって、場所や状況に応じた柔軟なコミュニケーションが可能になります。

高い品質・安定性のクラウドPBXをお探しの方は、顧客満足度調査で3冠を達成したトラムシステム株式会社のUNIVOICEがおすすめです。

外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。

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まとめ

ビジネスフォンは精密機器ではありながら故障しにくいこともあり、法定耐用年数を超えても使い続ける会社も多くあります。しかし、物理的な機器である以上、劣化や破損は免れません。

ビジネスフォンの入れ替え・交換時には、業者とよく打ち合わせをしてトラブルのないように進めましょう。将来的なメンテナンスの負荷軽減やコスト削減、業務効率化を考えるのであれば、クラウドPBXの導入がおすすめです。メリット・デメリットを比較しながら、自社に最も適したものを選択しましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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