ビジネスフォンの入れ替え工事とは？工事不要で導入する方法も紹介｜トラムシステム
経年劣化や故障によって使えなくなったビジネスフォンの入れ替えをしたいが、どういった手順ですればいいのか、また工事は必ず必要なのかわからない、という方も多いでしょう。
この記事では、ビジネスフォンの入れ替えの手順や、工事不要なビジネスホンについて解説します。
目次
ビジネスフォン導入に必要な工事
まずはビジネスフォンの導入に際してどのような工事が発生するのかをおさらいしましょう。
ビジネスフォンは一般の固定電話のように回線を繋ぐだけで利用できるものではなく、主装置を始めとする周辺機器との接続や各電話機の設定などの工程が発生します。具体的には以下のような工事を行います。
回線工事 （以下のいずれか）
・新規設置工事
・移設、増設工事
・配線整備工事
・撤去工事
電話工事
・交換機工事
・電話配線工事
・電話機設置工事
それぞれの工事の詳しい内容、相場、業者への見積もり時のポイントについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。合わせてご覧ください。
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ビジネスフォンの入れ替え工事とは
ビジネスフォンの入れ替え工事とは、古くなったビジネスフォンから新しいビジネスフォンに取り替えることです。
ビジネスフォンを入れ替えるタイミングとしては、リース期間の満了や故障などの主です。その他には、会社や事務所の移転、パソコンなどの他のOA機器の新規購入のタイミングに合わせてビジネスフォンも新しいものに買い換える、というケースもあるでしょう。
入れ替え工事の詳細
入れ替え工事では、電話機だけでなく主装置、ユニットなどの関連機器も入れ替えます。そのため、古い機器の取り外し、新しい機器の接続・配線、そして新しい電話機の設定作業などが発生します。
配線については、それまで使っていたものをそのまま使用するのが一般的。しかし、配線老朽化などの場合には電話配線の新規配線や張り直し、LANケーブルの配線を行うこともあります。
工事にかかる時間
ビジネスフォンの入れ替え工事にかかる時間は、設置台数やオフィスの状況によって異なります。目安としては3台の電話機の取り付けに約2時間、20台の電話機であると工事は終日行われます。
終日行われる場合であっても、通常通り電話が繋がっている状態で工事を進めることは可能であり、実際に電話が止まるのは切替作業を行う間の15分程度です。
入れ替え工事の流れ
ビジネスフォンの入れ替え工事は、一般的に以下のような流れで行われます。
1.見積もり
オフィスの広さ、設置する機器、台数などを業者に説明し、見積もりを出してもらいます。金額の適正を測るためにも必ず複数の業者に見積を依頼するようにしましょう。
以下の点を事前に確認しておくことで業者との打ち合わせをスムーズに進めることが出来るでしょう。
ー現在利用しているビジネスフォンのメーカーと機種名
ー現在の電話回線の種類
ー現在使っている電話機の数
2.打ち合わせ・現地調査
見積書の時点では詳しい状況・条件が加味されていないため、この段階で具体的なプランや費用などを確認します。
3.契約
4.工事
入れ替え工事後の古いビジネスフォンの取扱
入れ替え工事後に残る古いビジネスフォンはどのようにすれば良いでしょうか。
購入品の場合、廃棄または下取りという選択肢があります。新品購入の場合は下取りをしてもらえる可能性が高いため、下取り業者の査定をまずは行ってみましょう。
リース品の場合、リース会社に返却するケースが一般的ですが借り主が廃棄するケースもあります。契約書の内容を確認するか、リース会社に連絡してその指示に従いましょう。
ビジネスフォンの入れ替え時のポイント
ビジネスフォンの入れ替え時には、ただ古い機器から新しい機器に取り替えるのではなく、そのタイミングで設置台数や電話回線の契約の見直しを行うことも重要です。
電話回線の料金体制やプランは、携帯電話の料金プランのように定期的に変更が行われているため、利用頻度などに合った新しいプランを選択することで月々の利用料を下げられる可能性があります。
中古・新品ビジネスホンの違い
入れ替えるビジネスフォンを新品にするか、中古にするかという選択については、それぞれのメリットを理解したうえで判断します。新品ビジネスフォン、中古ビジネスフォンの違いは主に以下の4つです。
・価格
・導入時の方法（中古は購入またはレンタル、新品は購入またはリース）
・デザイン（新品はデザイン性に優れている）
・最新機能が搭載されているか否か
中古ビジネスフォンの価格は、新品の1/4/～1/5ほどが一般的。中には驚くほど低価格で販売されている中古ビジネスフォンもありますが、そういったものの中には質が悪かったり、かなり古い機種であったりするため、注意が必要です。
メーカーのサポートが終了しているような古い機種の場合、故障した時に使う交換部品がないケースもあります。ビジネスフォンは一度導入したら5～10年使うことになるため、長期的な視点で選ぶようにしましょう。
なお、電話としての最低限の機能（電話帳機能、転送電話、留守番電話、短縮ダイヤル、ワンタッチボタン、発信・着信履歴）については中古品も新品と同じです。
工事不要で導入できるビジネスフォンとは
オフィスで利用する電話機の中には、工事不要で導入できるものもあります。入れ替えにかかる工事費用を抑えたい、工事不要でビジネスフォンを導入したい、という場合にはこれから紹介する電話設備の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
SIP電話
SIPとはSession Initiation Protocol（セッション イニシエーション プロトコル）の頭文字を取ったもので、SIP電話とはインターネット回線を利用して音声のやり取りをする電話機のことです。
SIP電話は海外製が多く、日本では流通数がまだ少ないですがFUJITSU（富士通）やNEC、SAXAがSIP電話機を取り扱っています。
SIP電話のメリット
・従来の電話設備と比べて、電話工事が不要になり導入・運用コストが削減できる
・市外電話の通話料が大幅に削減できる（オフィス間や支社間でも電話システムを簡単に接続でき、無料で通話が可能）
・コンピュータネットワークを構築するだけで電話も使用できるため、新しいオフィスへ移転する際には大幅な費用削減になる
・標準的なコンピュータで多数の電話回線や内線を扱うことが出来るので、拡張する際は電話機をネットワークに追加するだけで良い
SIP電話のデメリット
・フリーダイヤル(0120)や110や119などの緊急ダイヤルが使えないサービスがある
・停電やインターネット回線がプロバイダーなどにより停止すると、電話機が使えなくなる
・音声品質はインターネット環境に依存する
・電話機を増やす際に、AC電源もしくはPoeHUBが必要になる
IP電話
IP電話とは、SIP電話と同様にインターネット回線を利用した通話サービスで、音声をデジタルデータに変換し、それをパケットに分割した上でネットワークを通じて音声を届けます。
音声をデータ化し、IPネットワークを介して通話を可能とすることにより、、光ファイバー回線などの普及によって通話品質も最近で電話回線を利用したものと殆ど変わらないレベルです。
IP電話のメリット
・電話回線を利用するよりも安く電話サービスを利用できる
・サービスを提供するプロバイダが同じの場合、距離や時間によらず通話料が無料になる。複数拠点を持つ企業の場合、全社でIP電話を利用することで拠点間の通話を無料で行うことができる
・内線番号、転送などの設定変更をブラウザから行える
IP電話のデメリット
・フリーダイヤル(0120)や110や119などの緊急ダイヤルが使えないサービスがある
・電源が必要であるため、停電時には利用できなくなる
クラウドPBX
クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX（構内交換機）にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。
電話回線ではなくインターネット回線を利用する点においてはIP電話と同じです。しかし、ビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置する必要がない点で異なります。
クラウドPBXのメリット
・PBX（主装置）を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用することができる
・スマートフォンを内線端末として利用できる
・複数拠点を持つ企業の場合、海外拠点であっても拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる
クラウドPBXのデメリット
・音声品質がインターネット環境によって左右する
・停電時など、インターネット環境がない場合に利用することができない
・利用ユーザー数に応じた月額料金が発生する
まとめ
ビジネスフォンは一般的に壊れにくいオフィス機器ですが、利用頻度や環境、長期間の利用による劣化は避けられません。突然動かなくなる、といったトラブルを避けるためにも定期的に入れ替えを行いましょう。
工事不要で導入できる電話機もあるため、どのような機能を持った電話機が必要であるかを決定した上で最適な機器を選ぶようにしましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
