【ブログ】働き方改革を始めよう②中小企業の改革の難しさと打開策｜トラムシステム

2020年4月から中小企業でも本格適用される働き方改革の必要性を、中小企業を経営する50代の男性を主人公にブログ形式で語る連載記事第2弾です。今回は、必要性は理解しながらもなかなか進まない働き方改革の現状、改革を進めるための打開策について解説します。本記事の内容をもとに、自社にとって本当に必要な改革はなにか？を考察しましょう。

中小企業の働き方は改革しづらい

法律が後押ししているからといって、現場ですぐに働き方改革が改革されるわけではない。特に、わが社のような人材や財源が限られている中小企業にとっては難しいだろう。

同業者の中でも「働き方改革を実行したくてもできない」という声をよく聞く。わが社においても、次のようなことが課題になってくると思われる。

人手が足りない

柔軟な働き方や1人当たりの労働時間削減を実現するには、人手をもっと増やす必要がある。しかし、わが社のような中小企業では、人手が常に足りていないのが現状だ。それによる業務多忙も相まって、なかなか働き方改革が進まない。社外から人材を獲得するだけでんなく、社内の社員の生産性向上も目指すべきだろう。

人件費の増大

正規雇用と非正規雇用の格差をなくすため、同じ労働に対して同一の賃金を支払う「同一労働同一賃金」を実現する必要がある。しかし、これを実行すれば、確実に人件費が上昇するだろう。人件費を支払えなければ当然ながら人員削減となるので、もはや働き方改革どころではなくなってしまう。

残業規制による事業の減速

労働時間削減のため残業規制が求められるが、これも悩みどころだ。繁忙期は残業を増やして顧客の需要に対応してきたのに、今後それができなくなるかもしれない。機会損失も発生するだろう。

しかし、これらのことを言い訳にしていても何も始まらない。
可能な限り業務の無駄を減らし、一人一人の生産性を上げて、今の人的資源でやりくりをするべきだ。

働き方改革関連法の施行スケジュール

働き方改革関連法の施行はかなり進んでおり、我々ものんびりしていられない。中小企業のスケジュールを確認すると、以下のようになる。

可能な限り迅速に実行し、行政から指導を受けるなんてことがないようにしよう。

我が社にとっての働き方改革とは

というわけで急ピッチで準備が進んでいるが、正直「働き方改革」という言葉は非常に曖昧なものだと思う。実際、私も始めて聞いた時は「それで何をすればいいのか？」が全くイメージできなかった。

しかし色々と調べていく間に、まずやらなければいけないことを見えてきている。わが社においては、特に次の点に注力する必要がありそうだ。

業務の効率化

社員に「今の仕事のやり方に無駄と感じているところはないか？」と聞くと、様々な声があがってきた。

・部門会議や定例会など無駄な会議が多い
・報告書や日報はある程度ペーパーレス化して欲しい
・マニュアルがなくベテラン社員に聞かないと仕事が進まない
・1部屋に1台電話機を設置する必要はない
・ハンコはもう電子化しても良いのではないか

若手社員を中心に、貴重な意見を多数いただいている。これらを意識して、働き方改革を進めていこう。

有給休暇取得の推奨

有給休暇取得の推奨も、大きな課題だ。年間最低5日消化しないといけないが、人数不足や会社に対する遠慮があって、なかなか進まない。「有給を全て消化するなどとんでもない」と考えるベテラン社員も多いのが現状だ。会社の方から積極的に働きかけて、有給休暇を堂々と申請できる風通しが良い組織を目指したい。

適材適所の人事

適材適所の人事も、柔軟な働き方を実現するために重要だ。先代のころから働いていてくれている古株の社員が多いため、若手が十分に活躍できていないこともありえる。

また、フレックスタイム制度や在宅勤務制度も未整備で、社員に提示できる選択肢が少ない。今後はそのような制度をもっと増やしていかなければならないだろう。

ITツールの導入

最近は、RPA（人間がコンピューター上で行う作業を自動化するシステム）やOCR（手書きや印刷された文字を読み取るシステム）と言った自動化を推進するITツールが流行しているらしい。

請求書の処理や給与支払いの手続き、勤怠管理などは事務の人にやってもらっているが、これはシステムを導入して効率化できるかもしれない。

第2回まとめ

最初は何から手をつけるべきかさっぱりだったが、なんとなくやるべきことが見えてきた。次は具体的な施策を考える上で、他社の事例も調べてみることにしよう。

第3回に続く
*このブログはフィクションです。