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クラウド型ビジネスフォンとは?オンプレミス型との違い・メリットを比較解説|トラムシステム

ビジネスフォンのリプレイスやテレワークなどの働き方改革などを背景に、多くの企業でクラウド型ビジネスフォン(クラウドPBX)の導入が進んでいます。従来のビジネスフォンにはない豊富な機能や導入の手軽さが魅力のサービスです。

この記事ではクラウド型ビジネスフォンとは?について基本知識やビジネスフォンと比較したメリット・デメリットを詳しく解説します。

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クラウド型ビジネスフォン(クラウドPBX)とは

クラウド型ビジネスフォン(クラウドPBX)とは、クラウド上に配置されたPBX(構内交換機)をネットワーク経由で利用するサービスです。

従来ビジネスフォンといえば自社施設内に設置する「オンプレミス型」のサービスが主流でした。しかし、物理的にPBX装置や電話端末を設置するため、初期導入時に多額の設備構築費がかかる、オフィス移転の際にはPBXの再設置や配線工事が必要などのデメリットが存在します。

これらのデメリットを解消するべく登場したのが「クラウド型ビジネスフォン」です。

クラウド型ビジネスフォンでは、ネットワークを経由して内線・外線・転送といった電話機能を利用します。インターネットに接続できる環境があればすぐに、安く、場所を問わずに利用できる点がメリットです。

老朽化したビジネスフォンの置き換えやテレワーク需要を受けて、近年はクラウド型ビジネスフォンを選択する企業が増加しています。

クラウド型ビジネスフォンの仕組み

クラウド型ビジネスフォンの仕組みの画像

クラウド型ビジネスフォンの最大の特徴は、自社施設内にPBXを置かず、インターネット回線を通じてサービスを利用する点です。

従来の仕組み(オンプレミス型)では自社設備内に物理的なPBXを設置して利用していました。

PBXは基本的に拠点ごとに設置しなければならないため、複数拠点をもつ企業であれば拠点と同じ数が必要になります。PBXは1台20万円~と高額であり、さらにPBXとオフィス内に配置される電話機との配線工事も必要です。

そのため、初期導入コストが高い点、オフィス内のレイアウトが回線に左右される点が課題でした。

対してクラウド型ビジネスフォンでは、月額料金を支払いクラウドPBXをサービスとして利用するため、PBXを購入する必要がありません。また、インターネットに接続できる環境があれば世界中のどこからでも利用可能であり、スマートフォンやパソコンを内線端末として使うこともできます。

クラウド型とオンプレミス型ビジネスフォンの違い

様々なメリットがあるクラウド型ビジネスフォン(クラウドPBX)ですが、オンプレミス型と比べて具体的にどのような違いがあるのでしょうか。

インターネット回線があれば使える

オンプレミス型ビジネスフォンの場合は、PBXを自社設備内に設置する必要があります。PBX購入~設置・設定をはじめ、PBXからオフィス内のビジネスフォンへの配線など大掛かりな工事が必要です。

対してクラウドPBXの場合は物理的なPBXを設置する必要がなく、インターネットに接続できる回線があれば、すぐに利用開始できます。

初期費用が安い

クラウドPBXは機器設置や配線工事などの費用がかかりません。インターネットに接続できる環境が既に整備されていれば、数万~数十万円程度の初期費用で利用開始できるケースが一般的です。

なお、初期費用はベンダーや導入環境によっても変わります。初期費用が安いかわりに月々の利用料金が高額になっているケースもあるため、導入時には初期費用だけでなくランニングコストを踏まえた中長期的なコストを試算するようにしましょう。

複数拠点を1箇所で集中管理できる

オンプレミス型ビジネスフォンの場合はPBXを拠点ごとに設置しなければならないため、国内外に複数拠点を構える企業の場合は初期導入や維持管理に多くの費用が必要です。また、PBXをメンテナンスできる専門スキルを持った開発者を拠点ごとに抱える必要もあります。

一方、クラウドPBXの場合は各拠点がそれぞれインターネットに接続していれば、1箇所で集中管理することが可能です。複数拠点を一元管理することで拠点ごとにかかる設備や開発者を集約することで、コスト削減や業務効率化が実現します。

スマートフォンを内線化できる

クラウドPBXは、スマートフォンやPC・タブレットなどを内線端末として利用することが可能です。

例えば、コールセンターやコンタクトセンターでは、クラウドPBXを利用してパソコン、ヘッドセットとマイクを使った電話対応業務が多く行われています。

スマートフォンが内線化できることで、外出中や出張中の社員ともすぐにコミュニケーションが取れるようになり、さらに在宅勤務などの柔軟な働き方にも対応できます。

多様なコミュニケーションができる

従来のオンプレミス型ビジネスフォンにはないクラウドPBXだけの機能も存在します。UC(ユニファイドコミュニケーション)機能とよばれる機能で、電話やメール、チャット、Web会議など様々なコミュニケーションツールが統合されたシステムです。

UC機能を使うことで「メールは○○ツール」「チャットは××ツール」と切り替える必要がありません。利便性が向上したり、状況や内容に応じた多様なコミュニケーションができたりと、社員同士の柔軟な働き方を支援できるメリットがあります。

オフィス移転時も電話番号はそのまま

オンプレミス型の場合は、NTTなどで決められているエリアをまたぐオフィスの移転時には、電話番号が変更されます。

対してクラウドPBXは、オフィスの移転時も場所に関わらず同じ番号を使い続けることが可能です。

オフィス移転の度に電話番号が変わってしまっていては事務作業が混乱しますし、取引先や関係者にも多大な迷惑を掛けます。貴重なビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねないため、同じ電話番号を使いまわせるのは大きな利点でしょう。

災害対策としても有効

クラウドPBXはBCP(事業継続計画)の観点からも有用性を発揮します。

BCPとは企業が地震や水災・火災など大規模な自然災害、テロ攻撃・パンデミックなどの緊急事態に遭遇した場合でも、損害を最小限にとどめつつ事業継続・早期復旧を可能とするための計画です。

例えば東京に本社を構える企業で自然災害が発生した場合、オンプレミス型ではPBXや回線が損傷すれば事業継続は困難なものと想定できます。一方クラウド型の場合は被害を受けていない別拠点に本社機能を移行することで、すぐに事業を再開することが可能です。

経費として計上できる

クラウド型とオンプレミス型は会計や税務上の取扱も大きく異なります。

まず、オンプレミス型の場合は利用開始にあたって購入した設備を「資産」として計上するため減価償却の手続きや、固定資産税の納付が必要です。

次にクラウドPBXはクラウド事業者が設置するPBXなどのサービスを利用する形態であり、月額利用料は原則として「経費」に計上します。そのため従来のオンプレミス型と比較すると会計・税務処理にかかる事務作業が大幅に簡素化されるのがメリットです。

クラウド型ビジネスフォンのデメリットとは?

オンプレミス型にはないメリットが魅力のクラウド型ビジネスフォンですが、デメリットも存在します。

クラウド型ビジネスフォン(クラウドPBX)導入時に注意すべきポイントを3つ紹介します。導入後にトラブルとならないためには、メリット・デメリットの両面を正しく理解することが重要です。

音声品質がインターネット環境に依存する

近年のクラウドPBXは、技術進化やクラウド事業者のサービス改善によって従来のビジネスフォンと遜色ない音声品質で利用できます。

ただし、導入するサービスや利用環境によっては「相手の声が遅れて聞こえる」「ノイズやかすれがあり聞こえづらい」「声が途切れて聞こえる」など音声品質が悪いケースもあります。

導入の際はコストや機能だけでなく音声品質も意識し、インフラ設備の整ったクラウド事業者を選ぶ、十分な通信容量など最適な利用環境を構築するなどの対策が重要です。

コストが高くなる可能性がある

クラウドPBXは利用機能やユーザー数に応じた月額利用料が必要です。利用人数、機能数、契約する回線数などによっては高コストになる場合があるため注意しましょう。

なお、クラウドPBXには、スマートフォンの内線化による外線通話料の削減や不要な電話端末の廃棄・売却など、月額料金以外でも多くのコストメリットがあります。チャットやビデオ会議などの柔軟なコミュニケーションや複数拠点の一括管理の実現によって、業務効率化も期待されます。

様々な角度から、中長期的な視点でコストや費用対効果を試算するようにしましょう。

発信できない番号がある

クラウドPBXでは位置情報を特定できないため110(警察への緊急通報)、119(消防・救急への緊急通報)、177(天気予報)、117(時報)などの番号が使えないこともあります。

特に人命救助や救急車派遣、火災通報など緊急通報の電話が使えない点に注意が必要です。万が一の場合にトラブルとならないように、クラウドPBXの導入時は事前に発信できない電話番号を確認し、社内への周知や代替手段を検討することが重要です。

クラウドPBX・ビジネスフォンのメリットデメリット比較

クラウドPBXとビジネスフォンの違いを改めて整理しましょう。

クラウドPBX・ビジネスフォンのメリットデメリット比較画像

まとめ

テレワーク需要の高まりや導入の手軽さから近年ますます注目を集めるクラウドPBX。従来のオンプレミス型ビジネスフォンと比較してもメリットが多く、より高い利便性や費用対効果を求めて多くの企業が導入を検討しています。会社の規模、利用頻度や用途に合わせて適切なサービスを選ぶようにしましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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