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2021.07.28

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クラウド型ビジネスフォンとは?ビジネスフォンとクラウドフォンを比較解説|トラムシステム

ビジネスフォンをクラウド化したクラウドPBX。従来のオンプレミス型のビジネスフォンと比較して、豊富な機能、セキュリティの強化、コスト削減などの様々なメリットがあります。

この記事では、クラウド型ビジネスフォン(クラウドフォン)について、ビジネスフォンとの違いや特徴について詳しく解説します。

クラウド型ビジネスフォン(クラウドPBX)とは

クラウドPBXとは、内線・外線の切り替えや電話機能の制御を行うPBX(電話交換機・構内交換機)をクラウド化し、インターネットを通じてアクセスすることで通信を行うサービスです。

利用者は利用機能やユーザー数に応じた月額料金を支払うことで、ベンダー(事業者)が構築・管理するクラウド上のPBXを利用する仕組みです。

オフィス内にオンプレミス型のPBX(主装置)を設置する必要がないため、初期費用を抑えて導入ができる点が大きな魅力。インターネットを通じて電話するため、電話回線の工事も必要ありません。

従来型のビジネスフォンよりも手軽に利用開始できることから、中小企業や個人事業主にも人気のサービスです。

クラウド型ビジネスフォンが優れている点

様々なサービスがクラウド化していく中で、なんとなくクラウドPBXを検討している方も多いのではないでしょうか。ここからは、クラウドPBXとビジネスフォンの違いについて詳しく解説していきます。

内線通話はどこでも無料

クラウドPBXを利用する最大のメリットの一つに内線の無料化があります。国内、海外に関わらず、インターネットさえあれば通話はすべて内線電話として扱うことができるため、通話料を無料にすることが可能です。

例えば、海外出張中の社員と会話する場合、リモートワークをしている社員と会話する場合など、これまでは通話時間に応じて通話料が課金されていましたが、インターネットに接続さえできればどこでも無料で通話ができるため、通信費の削減が期待されています。

素早い導入と高い拡張性

ビジネスフォンのように自社に専用の環境を構築する場合は、業者との打ち合わせや関連機器の調達、配線やレイアウトの調整やテストなど、利用ができるまでにかなりの時間を要します。

クラウドPBXの場合は、初期設定をインターネット経由で行うだけですぐに利用ができます。利用するユーザー数や機能の変更もブラウザから行えるため、緊急でコールセンターを立ち上げなければならない場合や電話体制を強化するなどといった突発的な対応も可能です。

ロケーションフリー

インターネットさえあれば電話機能が使えるクラウドPBXは、場所を問わず利用できます。例えば、育児や介護などで会社に出社することが難しい人や障害者が在宅勤務をする際に大きな効果が発揮されます。

災害やコロナウィルスなどの緊急事態の際にも、社用携帯や内線端末化した個人のスマートフォンで会社番号での着信・発信が可能なため、電話対応のために出社する必要がありません。速やかに社員を在宅勤務・テレワークに移行させることができます。

クラウドPBXについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。あわせてご参考ください。

オンプレミス型ビジネスフォンが優れている点

クラウドPBXは、事業者が提供するクラウドサービスである特性上、オンプレミス型に劣る点もいくつかあります。

導入検討時には、オンプレミス型とクラウド型のどちらが適しているのかをしっかりと比較することが重要です。

カスタマイズ性

自社のオフィス内に関連機器を設置し、設定を施すことで利用するビジネスフォンは、高いカスタマイズ性が特徴。自社の業務形態や欲しい機能を柔軟に追加・設定変更ができます。

一方、クラウドPBXはベンダーがサービスとして提供しているため、ビジネスフォンに比べるとカスタマイズ性は劣ります。とは言え、内線や転送、保留などの基本的な機能は標準搭載されていますし、よほど特殊な要件でなければオプション追加などで対応できるでしょう。

強固なセキュリティ体制を構築できる

ビジネスフォンはインターネット回線がなくても利用ができるため、インターネットを媒介とした様々セキュリティ脅威にさらされることがありません。また、自社で運用することになるため、自社の高いセキュリティポリシーに準拠するため堅牢なセキュリティ体制、監視体制を構築することも可能です。

クラウドPBXを始めとするクラウドサービスは、インターネットを通じて利用するという特性上、セキュリティリスクは避けられません。

しかし、最近ではクラウドサービスの利用に関するセキュリティ対策技術は向上しているため、安心してご利用いただけます。各ベンダーはセキュリティ対策のために専門の技術者を配置しているため、自社で独自に対策をするよりも安心して使える、という見方もあります。

クラウドPBX導入時の注意点

ビジネスフォンとクラウドPBXは提供形態が異なるため、現在契約しているビジネスフォンからクラウドPBXへ移行する際にはいくつか気をつけるべき点があります。

導入・運用コストを試算する

クラウドPBXはビジネスフォンとは異なり、社内に機器を購入して設置する必要がないため、導入コストを大幅に抑えることができます。また、クラウドPBXはベンダーが提供するサービスを利用するという形態となっているため、メンテナンスやセキュリティ対策、常時監視などもベンダー側が行います。

加えて、クラウドPBXは内線同士の通話を無料にすることができます。国内、国外に関わらずインターネット回線さえあれば内線電話に関わる通話料は無料となるため、通信コストの抑制にもつながります。

ただし、クラウドPBXを利用するためには毎月一定の利用料が必要になります。利用料は利用人数や利用する機能、オプションなどによって大きく変わり、5年、10年といった長期的な利用を想定する場合にはビジネスフォンの方が安くなる可能性もあります。

コスト削減を目的としてクラウドPBXを導入するのであれば、導入・運用の総コストは事前に試算しておきましょう。

電話番号はそのままで乗り換えられるか

クラウドPBXに移行した場合、電話番号を変わる場合と変わらない場合があるので注意しておきましょう。

固定電話の電話回線の契約がNTT東西ではない、もしくは固定電話の電話回線で利用している電話番号がIP電話に対応していない場合、クラウドPBXに移行することで電話番号が変わります。

NTT東西以外の電話回線の契約であったとしても、電話番号をそのまま利用できるケースもあります。今の番号がそのまま引き継ぎできるかどうかは、今契約している業者やこれから契約するクラウドPBXベンダーに個別の問い合わせが必要です。

また、NTTの契約であってもIP電話に対応していない古い電話回線を使っている場合には、IP電話に対応した電話番号が必要になるため変更する必要が出てきます。

電話番号の変更されると、HPや名刺、パンフレットの情報更新などの大きな手間が発生します。導入の後半に電話番号の移行でトラブルにならないよう、初期段階で確認しておくことが大切です。

クラウドPBXベンダーの選び方

現在、様々なベンダーがクラウドPBXサービスを提供しています。

クラウドPBXのサービスを選定する場合は、事前に利用する規模と利用する人数、また欲しい機能をあらかじめ整理しておきましょう。そうすることで条件を満たすベンダーを絞り込むことができます。

利用実績とコストも重要なポイントです。利用実績が長いほうが機能が豊富でサポート体制がしっかりと構築されている傾向があります。コスト面については、予算内に収まるか、突出して高い企業がないかどうかを確認します。

電話番号がそのまま利用できるかどうかも重要な点になるため、留意しておきましょう。

おすすめクラウドPBXサービスのご紹介

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外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。

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スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

まとめ

コストや利便性といったビジネスフォンのデメリットを解消し、チャットやスマートフォン内線化などの現在の働き方に合わせた機能・サービスを提供するクラウドPBX。今後も業種・業界を問わず様々な企業で導入が進んでいくと見られています。自社に必要な機能や要件を整理した上で、各ベンダーの特徴を調査し、比較検討を進めましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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