営業職がテレワークをする方法！メリットや導入時のポイントも解説｜トラムシステム
働き方改革やコロナ禍を機に、テレワークを導入する企業が増えました。こうした流れの中、今後のテレワーク導入を本格的に検討している企業も多いのではないでしょうか。
オフィスにいる時間が少ない営業職は、テレワークがしやすい職種の1つです。しかし、電話対応や社内でのコミュニケーションも必要になるため、テレワークでできること、できないことをよく見極めることが大切です。
本記事では営業職がテレワークをする方法、導入のメリット・デメリットについて解説します。
営業職がテレワークをするメリット
営業職は普段から外回りが中心になるため、オフィスに縛られないテレワークのメリットを多く享受できます。営業職がテレワークになった場合、会社にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
営業職がテレワークをする場合の、会社側のメリットについて確認してみましょう。
業務を効率化できる
営業部署にテレワークを導入することにより、業務を効率化できることは会社にとって大きなメリットです。
営業職は一日の大半の時間を社外の商談や顧客訪問などに費やしていますが、そのための移動時間も勤務時間に含まれています。家で資料作成や会議などの作業を行い、直行直帰で顧客訪問する、といった働き方ができれば、無駄な移動時間を減らす、より作業時間を確保することができるでしょう。
優秀な人材を確保できる
現在は多くの職種で人材不足が進んでいるため、特に優秀な人材の獲得は簡単ではありません。優秀な人材は、自身の能力が発揮できる環境や働きやすい職場、先進的な取り組みに積極的な企業を求めています。
そのため、テレワークは企業のアピールにも有効で、採用力の向上や離職の防止に効果をもたらしてくれるでしょう。
個人の営業スキルを向上できる
テレワークが進んだことで働く個人の営業スキルが向上することもあります。
テレワークではWeb商談ツールや営業管理ツールが多く使われていますが、こうしたツールをうまく活用することで営業のスキルが高まるでしょう。商談を録画してレビューや振り返りに活用したり、トークスクリプトや提案資料を共有したりすると効果的です。
営業活動を広げられる
テレワークが可能になれば距離を気にせずに商談を行えるため、営業活動の範囲が全国に広げられます。訪問可能な範囲なら、必要に応じて直接訪問と組み合わせることで営業効率もキープできるでしょう。
テレワークを導入している企業では、WebサイトやSNS、ビデオ会議ツールなどを使って非対面で顧客とコミュニケーションを取りながら商材を販売するインサイドセールスに取り組んでいる企業も多いです。
テレワークやインサイドセールスの仕組み作りは簡単ではありませんが、営業エリアが拡大することで見込み客も増え、企業の売上増も期待できるでしょう。
営業はテレワークができないと言われる理由とは？
営業職は「テレワークにしやすい」という人もいれば、「テレワークにはできない」という意見の人もいます。実際、営業の仕事を細かく分類していくとテレワークでは難しい仕事も存在するため、導入時にはしっかり対策を練ることが必要でしょう。
営業の仕事において、テレワークでは難しい部分やその理由について解説します。
顧客とのコミュニケーションが取りづらくなる
Web会議やWeb商談ツールを使えば、オンラインでも顧客と商談を行うことができますが、対面での会話と比較するとコミュニケーションが取りにくくなることは事実です。
表情や仕草から相手の様子を伺うことができないことや、音声のタイムラグや途切れなどで大事な情報を聞き逃してしまうこともあるでしょう。
ツールに慣れていないうちは画面共有に手間取り、会話のテンポが悪くなってしまうこともあります。オンラインでのコミュニケーションへの適応や、コミュニケーションロスによる失注への不安を抱える人から、テレワーク化を反対されることも少なくありません。
セキュリティリスクが高まる
営業の仕事では社外秘の機密情報を取り扱うことが多いため、セキュリティへの配慮が必要です。特にテレワークの場合は、端末の紛失や盗難、アカウント情報や機密情報の漏洩などが生じることもあるため、リスク管理に自信がないという企業も多いでしょう。
また、テレワーク中にコンピュータウイルスへの感染が生じた場合、対策フローが決まっておらずに対応に時間がかかってしまう場合もあります。会社は社員任せにせず、テレワーク中のセキュリティリスクを想定したルールや対応を準備しておくことが大切です。
テレワークのセキュリティに関しては、総務省から「テレワークセキュリティガイドライン」という資料が公開されています。テレワークセキュリティガイドラインのポイントについて次の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
社内の情報共有が減る
全社でテレワークを進める場合には、社内での情報共有やコミュニケーションがうまく行かず、結果的に生産性が落ちてしまうこともあります。
契約時に契約書の内容や与信について法務に確認を取るような場合や、経費について経理と相談をするような場合に、オフィスなら直接話せますが、テレワークだとなかなか話ができないことがあります。
また、テレワークでは自分の仕事や担当範囲の外には目が届かず、セクショナリズムに陥りやすいです。全社の動きを共有したり、他部署とのコミュニケーションの機会を作ったりする方法を事前に考えておく必要があるでしょう。
マネジメントやサポートが難しくなる
直接対話できるオフィスと異なり、テレワークではメールやチャットが主なコミュニケーションツールになります。文字中心のコミュニケーションでは、どうしても情報量が不足し、マネジメントやサポートが難しくなってしまいます。
テレワークでは、マネージャーが部下に対して適切なタイミングでアドバイスや指示ができず、全体の売上が伸び悩んでしまうかもしれません。また、部下の評価やモチベーションの管理がうまくできず、人材の成長や定着に悪い影響が出る可能性もあります。
適切なマネジメントやサポートが部下の育成や成約数に影響するため、こうした課題からテレワーク導入が進まないことも多いです。
会社にかかってくる電話の対応ができない
テレワークを導入したとしても、取引先から会社の電話番号に問い合わせの電話が入ることがあります。電話対応のために当番が出社する必要があり、完全なテレワーク化が難しいと考える現場も少なくありません。
また、テレワークでは、かかってきた電話に対し、取り次いでもらった担当者から折り返しの連絡をするまでにタイムラグが生じ、ビジネス機会を逃してしまう問題もあります。
営業でテレワークを導入する際のポイント
営業部署にテレワークを導入する場合、現場ではさまざまな問題が生じることが予想されます。スムーズな導入のためには、こうした問題に対して事前に対策を講じておくことが大切です。
ここからは、営業におけるテレワーク導入のポイントについて解説します。
テレワークでできること・できないことを切り分ける
テレワークの導入では「すべての業務をテレワーク化しなければならない」と誤解されることがあります。しかし、テレワークの導入は、一度に完全を目指すよりも、部分導入から始めて少しずつ範囲を広げていくほうがスムーズです。
まずはテレワークでできる業務とできない業務を切り分けて、テレワーク化できるところからテレワークを導入していくとよいでしょう。
営業であれば資料作成やオンラインでの商談や部内ミーティングなどはすぐにでもテレワークが可能です。電話対応や契約書のチェックなどオフィスでの作業を必要とする業務は、テレワーク化にあたりさまざまな準備が必要になるため後回しでもよいでしょう。
ITツール・システムを活用する
テレワーク化のコツは、ITツール・システムを活用することです。そして、現在の業務フローを見直してテレワークができる仕組み作りを行うことです。
たとえば、営業資料や見積書・契約書などは紙の資料を廃止するとテレワークがしやすくなります。クラウドで利用できるファイルサーバーや電子契約サービスなどを整えたり、ワークフローなどを整備したりするとよいでしょう。
営業で使われるSFAやCRMといったツールだけでなく、ビデオ会議ツールや、スケジュールを共有できるカレンダーツールや、在席確認ができるプレゼンスツールなどを活用できると、日常業務の多くの部分がオフィスにいなくても可能になります。
コミュニケーションのルール・方法を見直す
テレワーク時にはコミュニケーションに関する課題が多くなりますが、ルールや方法を見直し、テレワークに最適化することで社員もずっと働きやすくなります。
上司と部下のコミュニケーションがテレワークでは減りやすいため、定期的に1対1で業務に関する相談や雑談を行う「1on1ミーティング」を行う企業も増えています。会議中のビデオのオン／オフや発言についてのルールも決めておくとよいでしょう。
また、部門やチームでの会議では、業務以外の雑談の時間を多少取るなど、互いの近況を話しやすい雰囲気を作ることも大切です。セクショナリズムに陥らないよう、全社や部門間での交流を促すための機会も意識して作るようにしましょう。
情報共有体制を整える
テレワークでは細かなマネジメントやコミュニケーションの機会が減少しがちです。そのため、情報共有のための体制を整えることがポイントになります。
営業部署であれば、提案資料やトークスクリプトなどのナレッジや、売上目標の達成度や成約率などの営業目標、商品在庫などの情報をオンラインで共有できれば、オフィスと遜色なく仕事ができます。
また、テレワークでは自分の仕事以外に対して関心が薄くなりやすいため、全社の動きや重要な情報については組織で上手くフォローし合いましょう。
集中して働ける環境作りをサポートする
自宅やコワーキングスペースなどでテレワークをする人が、集中して働けるように会社側で環境作りをサポートしましょう。インターネットなどの通信費の補助や、ビデオ会議用のWebカメラの支給などを行う企業も多いです。
また、テレワークでは公私の区別があいまいになりやすいため、会社側で社内のコミュニケーションルールを定めることも有効です。
「電話の前にはチャットで大丈夫か確認する」「営業時間外にメッセージを送らない」など、互いの仕事やプライベートに配慮できるように仕組みを作っていきましょう。
営業社員のテレワークに必須のクラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、内線や外線の制御や転送などのビジネスフォン機能を提供するPBX（構内交換機）をクラウド上に配置したサービスです。電話回線ではなく、インターネット回線を利用する点や、IP電話機だけでなくスマートフォンやPCも電話端末として利用できる点などが特徴です。
営業のテレワーク化には、クラウドPBXの活用がおすすめです。ここからは営業のテレワークにおけるクラウドPBXのメリットについて解説します。
スマートフォンを端末として利用可能
クラウドPBXではスマートフォンも電話端末として利用できます。このため、固定電話からスマホや、スマホからスマホに内線電話をかけたり、会社の代表番号にかかってきた電話をスマホに転送したりすることが可能です。
スマホの内線化は、専用アプリをインストールするだけで完了するので、会社が用意する業務用端末はもちろん、社員の私用スマホでも使えます。
この私用端末を業務利用することはBYOD（Bring Your Own Device）と呼ばれます。企業にとっては端末の購入コストを削減できることや、社員にとっては使い慣れた端末を業務でも利用できることなどがメリットです。
テレワークでは、必要なタイミングで同僚や取引先に自由に電話をかけられることが、円滑な業務に欠かせません。その点で、電話代を気にせずに内線・外線ができるクラウドPBXは、営業職の強い味方です。
登録端末への電話転送料金も無料
テレワークでは、会社にかかってきた電話を別のスマホに転送したり、お客様からの電話を他の担当者に転送したりすることもあります。従来、転送には追加の転送サービス利用料や、転送料金がかかっていましたが、クラウドPBXなら転送料は無料です。
その理由は、クラウドPBXがインターネット回線を利用するためです。登録されている端末への電話転送は内線転送の扱いとなるため、転送料金がかかりません。
営業職のテレワーク導入で転送コストが発生することを避けられ、より費用対効果を高めることができるでしょう。
テレワークを支える豊富なオプション機能
クラウドPBXの中には、チャットツールやプレゼンス機能、ビデオ会議などのテレワーク向けの機能を備えた製品もあります。自社に不足しているツールを補ってくれる製品を選べば、テレワークにおけるIT環境整備にかかるコストを軽減できます。
ビジネス用途に対応した強固なセキュリティ
クラウドPBX製品は、基本的にオフィス利用を前提に考えられています。暗号化された通信や、安全性の高いデータセンターでのサーバー管理、アクセス制限機能などにより強固なセキュリティと安定稼働を実現しています。
社内にエンジニアがいない企業でも、クラウドPBXの事業者が保守やセキュリティ対策を行ってくれるため安心して利用できます。
クラウドPBXなら、内線、外線、転送などのビジネスフォンの機能はそのまま、インターネット電話回線があればすぐにご利用可能です。スマートフォンの内線化による業務効率化やコスト削減効果はもちろん、テレワークなどの柔軟な働き方の促進をサポートします。
現在、無料公開中の資料では、ただの「オフィスの電話」にとどまらないクラウドPBXの魅力について解説しています。これからの時代にあった新しい電話設備の構築をお考えの方は、ぜひこの機会にご利用ください！
まとめ
営業職のテレワークでは、在宅での勤務が可能な業務と難しい業務を切り分けて、少しずつテレワーク化を進めていくことが大切です。ITツールの活用や社内ルールの整備を行い、テレワークしやすい環境を整備していきましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
