大学がクラウドPBXを導入するメリットとは？事例も紹介｜トラムシステム
クラウドPBXはインターネット回線を利用して電話網を構築するITサービスです。通信設備のコスト削減や業務効率化に効果があり、多くの企業が導入を進めています。
今回は、クラウドPBX導入を推進している団体の1つとして大学を紹介します。広大なキャンパスでの職員間の情報共有が難しい業界で、クラウドPBXがどのように活用されているかを学びましょう。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、オフィスの電話環境を構築するPBX（電話交換機）をクラウド化し、インターネット回線での内線・外線通話を可能とするITサービスです。インターネットの仮想空間上にPBXを設置するため、機器や物理回線なしで運用できます。
スマートフォンを内線端末として活用できるのが、クラウドPBXの特徴です。スマートフォンによる電話網は情報共有が容易で、職員が別々の校舎やキャンパスで活動する大学の環境にマッチしています。クラウドPBXに保存された情報はクラウドサーバーで一元管理されるため、生徒の電話番号や個人情報が流出するリスクも抑えられます。
大学・教育業界がクラウドPBXを導入するメリット
広大なキャンパスを保有する大学でもクラウドPBXの導入は進んでいます。どのようなメリットや効果が得られるのか詳しく見ていきましょう。
インターネットがあれば内線が使える
クラウドPBXは、インターネット回線さえあれば物理機器なしで外線・内線通話を行えます。校舎単位でPBX（電話交換機）を設置する必要がなく、分散されたキャンパス間の通信も単一のクラウドPBXで行えます。内線通話は無料となっており、通話料を大幅削減することが可能です。
構内放送による呼び出しも可能で、広大な大学施設での情報共有に役立ちます。既存のPBXや固定電話機と併用できるため、部署やキャンパス単位で導入し、システムを徐々に入れ替えることも可能です。
BYOD（個人端末の業務利用）ができる
クラウドPBXは個人のスマートフォンやパソコンを業務利用する「BYOD」が可能です。専用アプリをインストールすれば、スマートフォン同士でも内線、外線通話を行えます。広大なキャンパスを移動中の職員とも通話できるため、電話の取り次ぎや情報共有の負担を削減可能です。
ただし、BYODには「休日にも電話連絡が来てプライバシーが侵害される」「管理部門が社員1人1人の利用状況を把握できずトラブルが発生する」などリスクも存在します。以下の対策を合わせて実行しましょう。
・社内ルールでプライベートと業務の線引きを明確にする
・MDM（モバイル端末管理）システムを導入してセキュリティを強化する
・万が一トラブルが発生した際の対処マニュアルを策定する
異動・組織変更にも柔軟に対応できる
利用するユーザー数や機能はインターネットブラウザから簡単に変更できるため、組織の改編や人事異動の際にも迅速に対応可能です。
インターネット回線さえあればクラウドPBXを利用できるため、別のキャンパスや部署が追加でクラウドPBXの利用を開始する場合にも、配線・回線工事を行う必要がありません。固定電話の電話番号も引き継げるため、業務への影響も心配ないでしょう。
音声ガイダンス・通話録音などの豊富な機能が使える
クラウドPBXにはいくつかの便利機能があり、大学の業務効率化に効果を発揮します。
音声ガイダンス
事前に録音した音声ガイダンスを流し、電話認証や着信振り分けを行う機能です。生徒や保護者から来る問い合わせ電話を効率的に処理し、業務効率や利用者の満足度を高めることが可能です。休日や授業時間外には「本日の授業は終了しました」と流せば、職員の残業を防止できます。
クラウド電話帳
生徒の連絡先をサーバーに保存するクラウド電話帳は、データを安全に管理します。あらゆる端末から閲覧できるため、膨大な紙資料から生徒の連絡先を探す手間がなくなります。個人電話帳、グループ電話帳、社内共有電話帳と状況に応じたタイプを運用可能です。
ビジネスチャット
オプション機能として、文字の記録が残るビジネスチャットを利用可能です。チャットツールは電話のようなリアルタイム性は劣るものの、時間のあるタイミングで送信や返信ができる点がメリットです。
特に若年層は電話よりもチャットでのコミュニケーションに慣れているため、導入することで円滑な情報共有に役立つでしょう。
テレワーク促進につながる
インターネットで通信を行うクラウドPBXは、職員がそれぞれ別の場所で勤務するテレワークにも最適です。BYODを行うことで業務用端末の購入費用を削減できるため、予算に制限が多い教育施設に適しています。BYODはスマートフォンの他、PCやタブレットで導入することも可能です。
大学のクラウドPBX導入事例
実際にクラウドPBXを導入した大学では、どのような効果を実感しているのでしょうか。この記事では2つの事例を紹介します。
近畿大学
2019年12月、東大阪キャンパスの事務部門にてクラウドPBXの運用を開始し、キャンパスのフルクラウド化を推進しています。
導入にいたる経緯
関西にある近畿大学は、これまでに電子決済、フリーアドレス、ビジネスチャットなど先進的な機能を積極的に導入しています。働き方改革やコスト削減が求められる中、より時代に即した働き方を実現するため、クラウドPBXを導入して固定電話の削減に挑戦しました。
キャンパスのネットワークを担うNTT西日本と、大学内の電話システムを構築している日進電設がタッグを組み、クラウドPBX導入を主導しました。内線機能をクラウド化し、スマートフォンによるBYODとパソコンを内線端末として利用しています。
導入後の効果
BYODにより、スマートフォンによる内線通話が可能となりました。Web電話帳サービスで連絡先をクラウドで一元管理しており、端末紛失時のリスクも軽減されています。パソコンによる通話はヘッドセットが利用可能で、通話内容録音や聞き漏らし防止に効果的です。
他キャンパスへのクラウドPBX拡大を推進しており、更なる働き方改革や多様な働き方を目指しています。
参考：近畿大学
東北大学
東北大学では、2020年4月から本格始動したテレワークに関する諸問題を解決するため、クラウドPBXの運用を開始しました。
導入にいたる経緯
東日本大震災の教訓から情報システムの整備を進め、テレワークや事務のオンライン化を推進しています。恒久的なテレワーク制度を導入したものの、個人の携帯電話を用いたため通話料が個人負担になる、通話を在宅勤務者へ転送できないなどが課題として浮上しました。
そこで導入されたのが、既存の電話回線やPBXを必要としないクラウドPBXです。
導入後の効果
スマートフォンに専用アプリをインストールし、職場、自宅、出張先での内線通話および外線通話が可能となりました。テレワークや外出時でも電話が担当部署に直接つながるため、取次ぎ業務の負担軽減に繋がっています。相手の電話機には業務用の電話番号が表示されるため、プライベートの電話番号が流出する恐れもありません。
管理人がインターネットブラウザから設定変更を行えるため、人事異動の際にも迅速に対応できるようになっています。テレワーク中の業務負荷やコストが削減され、利用する職員からの評判も良いとのことです。
まとめ
クラウドPBXは、これまで大学・教育業界で利用してきたPBXにかわる新たなソリューションです。固定電話の削減によるコスト削減効果、スマートフォンの内線化による業務効率化効果、多様な通信手段によるコミュニケーション活性化効果を得られます。本記事の内容をもとに自社にも採用してみましょう。
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クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX（構内交換機）にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。
電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。
【クラウドPBXのメリット】
・PBX（主装置）を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用できる
・スマートフォンを内線端末として利用できる
・複数拠点を持つ企業の場合、国内外問わず拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる
これらのメリットにより、個人事業主・中小企業から大企業まで様々な企業で普及しています。
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WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
