社内コミュニケーションが働き方改革に重要な理由と活性化させる方法｜トラムシステム

「在宅勤務制度を導入したら社内コミュニケーションが停滞してしまった」とお悩みではありませんか？コミュニケーション手段の増加、働き方改革による労働環境の多様化、価値観の変化により、社内コミュニケーション活性化のハードルは年々高くなっています。

本記事で社内コミュニケーション改革が必要な理由、改革を成功させるためのポイント6つを紹介します。コミュニケーションに課題を感じている方はぜひ参考にしてください。

社内コミュニケーションが働き方改革に重要な理由

社内コミュニケーションは、従業員同士が互いに情報やスキルを共有し、良好な関係を築くことが目的です。従来は対面で行われてきましたが、現代ではチャット、メール、オンライン会議など利用できる手段が多様化しています。

テレワークやフレックスタイム制などの働き方の多様化により、社内コミュニケーションを取り巻く環境は複雑化し、コミュニケーション不足を感じる企業や組織が増加しました。働き方改革にも悪影響を与えており、早急な対策が求められています。

HR総研による「社内コミュニケーションに関するアンケート2022」では、回答者の90％以上が「社内コミュニケーション不足は業務の障害」と回答し、問題意識を抱えている現状が浮き彫りとなりました。

問：社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると思うか

出典：【HR総研】社内コミュニケーションに関するアンケート

ここからは、社内コミュニケーション活性化が働き方改革に与えるポジティブな影響を見ていきましょう。

生産性の向上

社内コミュニケーションは生産性の向上に欠かせません。

企業には多種多様なスキルや職責を持つ社員が集うため、業務分担、情報共有、課題解決が常に求められます。これら全てを円滑に行うために必要なのが、コミュニケーションです。機会損失のない事業運営は、毎日密にコミュニケーションを行うことで初めて実現します。

目的・ビジョンの共有

社内コミュニケーションには、会社の目標・ビジョンを正しく共有する目的もあります。

企業が働き方改革を進めていても、ビジョンが現場に伝わっていなければ、改革は進みません。企業の経営や事業に関する目標を社員間で適切に共有するためには、社内コミュニケーションのあり方が重要です。

よりよいワークライフバランス

ワークライフバランスを実現するには、社内コミュニケーションの活性化が欠かせません。

テレワークによって労働環境は多様化したものの「仕事とプライベートのオンオフが調整しづらい」「悩みを相談できる人がいない」など新たな問題が生じています。長時間労働による健康被害や早期離職を防ぐためにも、社員がお互いの状況を理解し、助け合える環境が求められます。

社員のやる気向上

社内コミュニケーションは、社員のやる気向上にも繋がります。

上司と活発にコミュニケーションできる現場は、業務に対する認識を共有しやすくなるため、ミスやトラブルを防ぎます。社員の業務への意識も向上し、これまで以上の成果が期待できるでしょう。

社内コミュニケーションが停滞する主な要因

社内コミュニケーションの重要性は多くの企業が認識しているものの、コミュニケーション活性化を実現できないままでいる企業は少なくありません。このような企業の現状について解説します。

コミュニケーションの範囲が限定的

コミュニケーションの範囲が限定的で、チームや部門をまたぐやり取りができていないケースが考えられます。個人の視野が狭く自分の業務以外は考えられない状況では、他部署と連携して業務効率を上げるといったことができません。

例えば、せっかく営業部がクライアントからの商品やサービスに関するフィードバックをもらっても、それが開発部などの他の部門に共有がされなければ改善に繋がりません。各社員がより他部署や会社に関心が持てる環境づくりが必要です。

部下が上司に物を言えない雰囲気

部下が上司に物を言えない雰囲気もコミュニケーションが停滞する要因です。常に上司の顔色を伺い、意識がクライアントやサービス向上ではなく社内政治に向いている社員は少なくありません。

言いたいことが言えない環境は社員のモチベーション低下にもつながるため、気軽に意見を言える風通しのよい雰囲気をつくることが必要です。

日本人特有のコミュニケーション文化

「以心伝心」の言葉通り、日本には言葉ではっきりと物を言わない文化があります。みなさんも「言わなくてもわかるでしょ」「いい感じでよろしく」といったことを言ったことがあるのではないでしょうか。

この多くを語らずお互いが意思を察して通じることを求める「ハイコンテクスト文化」は、欧米の「ローコンテクスト文化」と比較して、非論理的・曖昧といった欠点があります。

円滑なコミュニケーションを実現するためには、相手の理解できるよう的確に要求を伝えることが大切です。

企業理念やビジョンが共有されていない

企業理念やビジョンが全社員に浸透していない企業は一体感が不足しがちで、社内コミュニケーションにも熱が入りません。社員同士の連携不足は意思決定のスピード低下にも繋がり、結果として社員の自由な発想や新しいアイデアを阻害することにも繋がります。

社内コミュニケーションを活性化するためには、社員一人ひとりが自分が働いている会社の存在価値や社会的な責任、理想を理解することも大切です。「目標を達成するために、他の社員と協力して頑張ろう」と思えることで、積極的な情報共有が実現します。

コミュニケーション改革の6つのポイント

コミュニケーションの停滞を乗り越え、社内コミュニケーション改革を実現するためのポイントは6つ存在します。これらの施策を1つずつ実行し、対面・オンライン問わずあらゆる社内コミュニケーションを活性化させましょう。

コミュニケーションの量を確保する

まず求められるのはコミュニケーション量の確保です。

1日の就業時間、業務内容、成果、その他情報をチーム全員で共有し、互いの仕事ぶりが分かるようにすると、メンバー間で安心感や一体感が生まれます。テレワークの場合はメールやチャットツールを活用するとよいでしょう。

コミュニケーションのやり方を変える

チームやメンバーを管理する立場であれば、メンバーごとにコミュニケーションのやり方を変える必要があります。

指導が必要な若手社員にはこまめに進行状況を確認し、業務に習熟している中堅ベテランはある程度自主性に委ねましょう。「若手社員は質問事項があれば必ず連絡を入れる」「中堅社員は案件が50％完了した時点で報告する」など、部下が自主的にコミュニケーションを求めてくる仕組みづくりも重要です。

社員同士の雑談の機会を増やす

テレワークが当たり前となった今だからこそ、これまで何気なく行われてきた雑談に注目しなければなりません。

他愛ない雑談で人間関係が深まることは多々あります。雑談チャットの開放や対面でのランチ会企画を積極的に行い、連帯感を高めましょう。上司からのボトムダウンでは緊張やためらいが生じるため、部下に企画を任せ新しい試みを行うボトムアップ形式がおすすめです。

1対1で話す機会を設ける

社員が1対1で対話を行うミーティングは「1on1」と呼ばれており、対面でもオンラインでも実行できます。

プライバシーを確保しつつリラックスして対話できるため、目標管理や業務進捗確認はもちろん、雑談やコーチングなどで関係性を深めることも可能です。日ごろオフィスや定例会議などでは話しづらい情報を共有し、社内コミュニケーションの活性化に繋げましょう。

社内に向けて会社の情報を発信する

インターネットの発達により、社外だけではなく社内に向けた情報共有も手軽に実行できる時代になりました。

企業で働く社員に向けた社内報、社内SNSなどを立ちあげ、ノウハウやトップのメッセージを発信する企業も増えています。情報だけでなく企業ビジョンも共有し、自分の会社で何が起きているのか分かるようにすれば、社内コミュニケーション活性化に繋がります。

業務外の繋がりを作る

気の合う社員同士、業務外で繋がりが持てる機会を設けると良いでしょう。

社内イベントを開催し、企業で開催費用を負担すれば社員も参加しやすくなります。リラックスした状況で行われる業務外のやりとりから新たなアイディアが生まれる可能性もあります。業務外での楽しみが増えることで、仕事へのモチベーションアップも期待できるでしょう。

コミュニケーション改革に有効なクラウドPBXとは

クラウドPBXとは、本来オフィスに設置していたPBX（電話交換機）をクラウド化し、インターネット回線による電話網を構築するシステムです。社員が別々の場所で勤務することも珍しくない現代の企業に欠かせないツールで、社内コミュニケーション活性化にも貢献します。

クラウドPBXが社内コミュニケーション改革に与えるメリットについて見ていきましょう。

オフィスと同様の通信環境を利用できる

クラウドPBXはインターネット環境さえあれば利用可能で、機器や物理回線を必要としません。端末もIP電話機、スマートフォン、パソコンなどから選択できるため、社員が別々の場所で働く環境下でも、内線通話や通話転送によるコミュニケーションが可能となります。

通信設備のコスト削減につながる

クラウドPBXは機器購入費や設置工事費が発生しないため、従来の電話設備と比べて導入コストを大幅に削減できます。外出中や遠方拠点との通話でも内線を使用できるため、外線通話料の削減にも繋がります。大規模な設備投資費用が不要となり、浮いた費用を他の事業に回すことができるでしょう。

生産性向上につながる

クラウドPBXはさまざまな機能を包括的に内包するシステムであり、生産性向上に貢献する以下のツールをセットで運用できます。

・クラウド電話帳やIVR（自動音声対応）などの業務支援機能
・チャットツールや電話会議などコミュニケーション手段
・グループウェアや勤怠管理システムなどのビジネスツールとの連係

コストパフォーマンスだけでなく、利便性や柔軟性も備えているのがクラウドPBXの特徴です。なお、利用できる機能はクラウドPBXベンダーによって異なります。業務上どのような機能が必要かを洗い出した上で、必要最低限の機能を提供しているベンダーやプランを選びましょう。

まとめ

働き方が多様化し、社内コミュニケーションの重要性も高まっています。本記事で紹介した内容をもとに、対面オンライン問わず、社員全員が密にコミュニケーションできる環境整備を目指しましょう。