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2020.01.15

レンタルオフィスやシェアオフィスで電話を使う方法丨番号の取得方法を解説|トラムシステム

レンタルオフィスやシェアオフィスで事業を立ち上げた際、電話番号はどのように取得すれば良いのでしょうか。会社専用電話番号を取得する方法、クラウドPBXを利用するメリットを解説します。

会社専用の電話番号は取得すべき?

そもそも、事業規模がまだ小さい時期から会社専用の電話番号を取得する必要はあるのでしょうか。会社専用の電話番号を取得することで得られる3つのメリットについて解説します。

1.プライバシーが守られる
業務用の電話番号があれば、プライバシーを守り快適に働くことが可能です。2018年の「勤務時間外の業務連絡に関する意識調査」では、約8割の方が業務時間外の連絡にストレスを感じています。会社専用の電話番号を取得し、業務時間外の着信を自動応答に切り替えるよう設定すれば、ストレスを軽減可能です。

2.事業運営に必要な法律の条件を満たす
小規模事業を運営する際、企業専用の電話番号があれば、事業運営に有利です。例えば、銀行(特にメガバンク)で法人用口座を開設する際は、会社専用の電話番号が必須となります。また、会社登記は電話番号が変わるたびに再申請が必要なので、固有の電話番号を保有していれば無駄がありません。

3.信頼が得られる
プライベートで使う電話番号からの着信よりも、業務で使う電話番号からの着信の方が、お客様の信頼感が高まります。例えば、プライベートの携帯電話で用いられる「080」の電話番号と、業務用の固定電話で用いられる「06」や「03」の電話番号では、後者の方が「怪しい電話番号ではない」と判断される確率が高いのです。電話を主なコミュニケーション手段とする事業であるならば必ず取得しましょう。

レンタル・シェアオフィスで電話を使う方法

レンタルオフィス、シェアオフィスで電話番号を取得する方法は多岐にわたりますが、それぞれメリットやデメリットがあるので注意が必要です。貴重なリソースを浪費しないよう、自社にとって最適な方法を選択してください。

レンタルオフィスが契約した電話を使う

レンタルオフィスやシェアオフィスが契約している、業務用の電話機を借りて利用する方法です。回線と電話番号がすでに取得されており、申し込みを行えばすぐに利用できます。オフィスの移転を行う際も、処分に困らないので便利です。

その反面、電話機を1台借りるごとに、レンタル料金を支払う必要があります。1台あたり10,000円~20,000円と、自分でNTTと契約するより高額です。オフィスを移転すると電話番号がリセットされるため、登記の再申請も必要となります。通話料金が割高で、FAX機能も制限が掛かっているケースがほとんどです。手軽にスタートすることは出来ますが、導入後のコストや手間がデメリットとなります。

自分でNTTと契約する

自分でNTTと契約し、電話機と回線を取得する方法です。取得するのにお金と時間が必要ですが、運用コストはレンタルより安価となります。自社の資産となるので、固定回線と業務用電話を保有したい場合にも効果的です。

ただし、レンタルオフィスでは、現在主流となっている光ファイバー回線が契約出来ないケースがあります。光ファイバーを取得して無償提供するオフィスが増えており、新たな契約を締結することが出来ないからです。その場合、料金が割高で利用者も少ないNTTの固定回線を利用することになります。

クラウドPBXを使う

インターネット回線で通話を行うIP電話を、ネットワーク経由で導入できるのがクラウドPBXです。電話の発着信を効率よく処理するPBX(構内交換機)がクラウド化されており、転送や保留といった機能が機器なしで利用できます。他にも様々なメリットがあり、中小規模の企業に人気です。総合的に見て、レンタルオフィスやシェアオフィスでの利用に最も適したサービスと言えます。

050IP電話アプリを使う

スマートフォンにIP電話アプリを導入し、「050」から始まる番号を取得する手法です。月額数百円という低コストで導入できるのが魅力で、個人事業主やフリーランスの利用に適しています。IP電話同士の通話は無料となるなど、費用を徹底的に抑えることが可能です。ただし、音声品質が多少劣る、「06」や「03」の番号よりも信頼性が低い点に注意しましょう。

03転送電話サービスを使う

固定電話で用いられる「03」番号の回線をレンタルし、スマートフォンや携帯電話で転送して利用するサービスです。信頼性が高い番号を安価で利用できるため、電話でのやり取りが重要な企業が積極的に導入しています。面倒な工事も不要となっており、短期間で導入可能です。

ただし、このサービスを利用した悪質な勧誘や詐欺行為が横行したため、総務省が対策に乗り出すなど、イメージの悪化が懸念されています。今後利用できなくなる可能性もあるので注意しましょう。

電話代行サービスを使う

受電がメインで発信をほとんど行わない場合は、電話代行サービスの利用がおすすめです。利用料を支払えば代行スタッフが電話対応を行ってくれるので、業務に集中することが出来ます。また、電話対応を行うスタッフがいる=社員を複数雇用している信頼性の高い企業と判断されるため、信頼性の獲得にも繋がります。ただし、発信業務は不可能なため、クレームや急な問い合わせといった突発的状況への対応は困難です。

クラウドPBXがレンタル・シェアオフィスでおすすめな理由

さまざまなサービスを紹介してきましたが、レンタル・シェアオフィスでは、クラウドPBXの利用が最もおすすめです。その理由を解説します。

1.導入、運用コストが安い
電話の固定回線やPBX機器なしで利用可能できるので、導入コストを抑えやすいのが魅力です。月額料金は5,000円~10,000円と安価で、通話料金も通常の電話サービスより抑えられます。初期資金を抑えたいレンタル・シェアオフィス利用者にとって、コストの低さは大きな魅力です。

2.すぐに利用できる
クラウドPBXは、機器や回線の設置工事が不要なため、数日~1週間の短期間で利用可能となります。オフィスの移転や、レイアウト変更もスムーズです。レンタルオフィスを利用する個人事業主や小規模事業者は、スピード感を持って業務に臨めます。

3.保有しているスマートフォンを業務用として転用できる
スマートフォンにアプリを導入するだけで導入できるクラウドPBXサービスもあり、業務用電話機の購入コストを浮かすことができます。従業員の携帯電話を業務に利用するBYOD (Bring your own device)も、クラウドPBXを利用すれば容易に導入可能です。

4.オフィスを移転しても電話番号が変わらない
固定回線はオフィス移転時に電話番号が変わるという難点がありましたが、クラウドPBXは一度取得した電話番号が変わりません。電話番号変更に伴う手続きが不要となるので、人的資源を重要な業務に集中できます。

5.保留や転送といった機能が利用できる
クラウドに存在するPBXにより、保留や転送といった高度な機能を利用できます。スマートフォンに着信を転送するよう設定すれば、オフィスに社員が不在なことも多い小規模企業でも、顧客からの着信を逃す心配がありません。信頼性も高まり、事業を安定して運用できます。

「電話番号」は長く使うものである意識を

業務で利用する電話番号は、一度設定すれば長く使う必要があります。短時間で変更すると会社情報の更新や顧客への周知など、面倒な業務が増えてしまうからです。会社規模がある程度大きくなってからだと、混乱はさらに大きくなります。オフィスの移転や従業員の増加など、会社の成長を見据えて番号を設定しましょう。変化の激しいビジネスシーンに対応したい場合は、クラウドPBXの導入がおすすめです。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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