テレワークの電話代に企業が取るべき対応丨社員負担を0円にする方法も紹介｜トラムシステム

テレワークや在宅勤務で問題となっているのが、発生したコストの自己負担です。電話代や通信費を社員が自腹で支払うのか、会社に請求するのかで紛糾してしまうケースが報告されています。

今回は、テレワークと在宅勤務で発生するコストと請求方法、費用の社員負担を0円にするおすすめツールクラウドPBXについて解説します。

テレワークの通信費・光熱費は自腹？会社負担？

テレワークを行うと、光熱費と通信費が必ず発生します。光熱費は、パソコンを利用した時の電気料金やトイレを利用した時の水道料金が対象です。通信費は、インターネット利用料金や電話代が対象となります。

自宅での勤務は仕事とプライベートの切り分けが難しいものの「業務に従事して発生した料金は会社が負担するべき」が原則とされています。労働基準法の第89条第1条第5項で以下のように規定されているからです。

”労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項を就業規則に定めなければならない”

会社はテレワークを想定した就業規則を新たに定める必要があります。労働者の負担増にならないよう、業務で発生したコストは会社負担とするのが一般的です。ただし、光熱費は業務とプライベートの区別が困難なため、発生するコストを試算し、一定額を負担する形式が取られています。

テレワークで3万円以上の電話代を自己負担？

会社負担になるとはいえ、テレワークで発生するコストはなるべく抑える方が良いでしょう。特に電話代には注意が必要で、テレワーク中に月額3万円以上の電話代が発生したケースも報告されています。以下の環境に該当する方は注意が必要です。

・電話でのやり取りを頻繁に行っている
・プライベート用端末を業務で利用している
・自宅にインターネット設備を設置していない
・かけ放題プランに加入していない

電話代が想定を上回ったときは上司に報告し、通信費をどのように分担すべきか相談しましょう。

テレワーク・在宅勤務で発生するコストと請求方法

テレワーク、在宅勤務で発生したコストをなるべく負担したくない場合、発生するコストを事前に計算し、会社に請求する体制を事前に整えておくのがおすすめです。発生するコストとコスト別の請求方法をあわせて解説します。

PCやスマホなどの電子機器

電子機器は会社から支給されるケース、自腹で購入するケースの2つが考えられます。ただし、会社から支給されるケースが一般的です。会社から支給される場合はコストが発生しないため、自己負担に悩まされる心配はありません。

自腹での電子機器購入が要求された場合、格安ならノートパソコンが50,000円前後、スマートフォンが30,000円前後で購入可能です。自腹で購入する場合は領収書を必ず発行してもらい、購入後に会社へ提出しましょう。

また、セキュリティシステムやビジネスツールなど、電子機器にインストールするITツールのコストも忘れてはなりません。電子機器のような買い切りではなく、数百円～数千円の月額費用を支払うのが一般的なため、毎月の利用明細を会社に提出する必要があります。

筆記用具などの消耗品

ペン、ノート、付箋などの筆記用具や消耗品は少額（月額1,000円前後）なため、会社に現物を用意してもらう、社員が立て替えた後請求する2パターンが存在します。立て替える場合、金額の基準や支払い手段を会社と取り決めしておけば、請求がスムーズです。

テレワークはペーパーレス業務を実現しやすい勤務形態なので、ペーパーレスを実行して用紙購入コストを削減すると良いでしょう。社員の自己負担と会社の経費負担の両方が削減されるWin-Winな形です。

インターネット・通信費

会社が全額負担する、一定額を通信費として支給するかのどちらかの方法があります。会社がWifiルーターを貸し出す場合は会社が全額負担、社員個人のインターネット設備を利用する場合は一定額が支給されるケースが一般的です。通信費を支給する場合の相場は月額5,000円前後です。

また、自宅にテレワーク用のインターネット環境を設置する場合は、回線工事費や機器設置費用が数万円発生します。テレワークで発生する通信費、回線工事費、機器購入費を算出し、会社とどのように費用分担するか事前に決めておきましょう。

外線通話料

外線通話料は、業務に起因する通話であれば会社負担となるのが一般的です。会社から支給された端末であれば自動で精算されます。プライベート用端末の場合は、利用明細から業務と関連する通話を抽出し、経費システムなどを利用して請求しなければなりません。

水道・光熱費

水道、光熱費はプライベートと業務利用の切り分けが難しいため、会社側でテレワーク時に発生するコストを試算し、一定額として支給する方式がよく見られます。相場はパソコン、空調、照明で月額3,000円～4,000円程度です。

支給額以上のコストは保証されないため、日ごろから自宅の光熱費を節約する工夫を施し、自己負担を削減しましょう。例えば、以下のような工夫が考えられます。

・テレワークのワークスペースをなるべく狭くする
・エアコンは自動運転モードにして消費電力を抑える
・電気やガスのプランを安価なものに変更する

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在宅勤務手当を支給する方法も

テレワーク、在宅勤務には複数の経費が発生するため、それら全てをまとめて在宅勤務手当として支給する企業が増加しています。大々的にテレワークを導入する会社は、社員のモチベーションアップやイメージアップにつながる在宅勤務手当支給を検討しましょう。

在宅勤務手当の支給方法

在宅勤務手当には、現金を支給するタイプとテレワークに必要な機器を現物で支給するタイプの2つが存在します。

現金支給タイプ

テレワークの諸経費を現金支給で補助するタイプです。3パターン存在します。

・月額給与に一定額を加算する
・テレワーク環境整備の際、一時金として支給する
・実際に発生したコストを経費精算する

余った分の返還義務はないため、社員が利用用途を幅広く選択できます。ただし、必要以上の経費を支給してしまうと、業務外の用途に使われる可能性があるのがデメリットです。実費精算に限定する、利用用途に関するルール作りを行うといった対策が求められます。

現物支給タイプ

パソコンや事務用品などを現物で支給するタイプで、会社側が必要以上の出費を防止できます。その反面、「申請が面倒」「現物が届くまで時間がかかる」といった不満が生じやすいのがデメリットです。

実際の現場では現金支給が選択されやすい傾向にあります。ビジネスの状況は目まぐるしく変化するため、働き方の変化や事業のあり方を見据え、より適した方法を選択してください。

在宅勤務手当の相場

在宅勤務手当の相場は、一時金なら10,000～20,000円、月額支給なら5,000円前後です。大手企業の一例は以下の通りです。

・富士通株式会社：月額5,000円

参考：ニューノーマルにおける新たな働き方「Work Life Shift」を推進

・株式会社ドワンゴ：月額最大20,000円

参考：在宅勤務制度を7月1日より本格導入、恒久化へ　対象者へ毎月2万円の手当を支給決定

・株式会社メルカリ：半年分60,000円

参考：メルカリCEOから緊急事態宣言を受けてのメッセージ

・note株式会社：500円×出勤日数分を半年ごとに支給

参考：在宅勤務の長期化に備えて、従業員がはたらく環境整備のサポートをします。

・ヤフー株式会社：月額最大7,000円

参考：ヤフー、“無制限リモートワーク”で新しい働き方へ

これまで支給していた通勤手当を廃止して在宅勤務手当とするケースが多く、働き方のスタイルに変化が起こっているのがわかります。

テレワークの電話代の社員負担を0円にするクラウドPBXとは

クラウドPBXとは、内線や外線などの回線や、転送などの通話機能の制御を行うPBX（電話交換機）をクラウド上に設置し、インターネット回線を用いた電話網を構築するITサービスです。スマートフォンをビジネスフォンとして利用できるようになり、内線通話や通話転送が可能となります。

クラウドPBXのメリットは以下の通りです。

・工事費用や機器購入費用が不要で初期費用を大幅にカットできる
・無料の内線通話や通話転送で通話料を抑えられる
・パソコン、スマホ、タブレットなど様々な機器を端末にできる
・回線数やオプション設定をブラウザから簡単に変更できる
・グループウェア、チャット、ネットFAXなど様々な便利機能を利用できる

社員が別々の場所で働くテレワークにも適しており、電話代の社員負担を0円にすることも可能です。

インターネットがあれば使える

一般的なインターネット環境さえあればクラウドPBXはすぐに利用可能です。インターネット回線を用いて社員同士の内線や取引先などへの外線通話を行うため、物理機器や回線は必要ありません。テレワーク設備を構築するための社員負担を大幅にカットできます。

個人のスマートフォンを内線化できる

クラウドPBXは、電話機だけではなくインターネット通信ができるスマホ、タブレット、PCなども端末として利用可能です。スマホにアプリをインストールするだけで、その端末が内線端末となり、アプリを通じた通話はすべて会社の電話として扱われます。

つまり、社員同士の内線は無料、顧客など外部へ発信した場合の通話料は会社負担になります。

さらに電話端末を新規購入するコスト、同じ会社の社員と通話した時の電話代が0円となり、長時間の業務利用でもコストを削減可能です。

個人スマホから会社番号で発信できる

クラウドPBXでは、内線化した個人のスマホ端末から会社番号で発信ができます。発信側の社員にとっては、プライベートの番号を知られることがなく、また着信を受ける相手に知らない番号からの電話を不審に思われる心配もありません。

会社の番号から電話をかけるためだけに出社するといった手間もなく、社員はより業務に集中できます。

会社番号への着信をスマホで受けられる（転送料無料）

テレワークは会社宛の着信に対応できないため、オフィスに電話対応要員を常駐させておく必要がありました。クラウドPBXは、会社宛の着信を無料でスマホへ転送できるため、オフィスの電話対応要員が不要となり、社員の負担がなくなります。

チャット機能が使える

電話だけでなくチャット機能が使えるのもクラウドPBXの利点です。メールで行ってきた情報共有がチャットで簡単に行えるため、テレワーク下でも情報共有不足で業務が滞る心配がなくなり、別のコミュニケーションツールを導入する手間も省けます。

まとめ

テレワークには電話代や光熱費が発生するため、会社と社員で費用分担をどれほど行うか協議する必要があります。クラウドPBXの導入や在宅勤務手当の支給など、コストや負担の軽減につながる施策を実行し、持続的に運営できるテレワーク体制を構築しましょう。

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WRITER

トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。

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