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2021.05.12

リモートワーク / 在宅 / 通信費 / テレワーク / 電話代 /

テレワークの電話代に企業が取るべき対応丨社員負担を0円にする方法も紹介|トラムシステム

コロナウイルスや働き方改革の影響で全国に普及しつつあるテレワーク。しかし、テレワークに必要な電話代や通信費は社員の自腹なのか、会社が支払うべきか、またどのような費用を負担すべきかに悩んでいる企業も多いでしょう。

今回は、会社負担の場合の例と通信費の相場、テレワーク時の電話対応について解説します。

テレワークの電話代が3万円以上になったケースとは

最近ではスマホの電話といえばLINEなどの無料アプリを使う方がほとんどですが、ビジネスシーンではそうもいきません。文字だけのやり取りをするより、電話で話をした方が早く、正確に情報が伝わるケースも多々あります。

しかし、個人のスマホの契約にかけ放題プランなどのオプションをつけておらず、データ通信プランしか契約していない場合は、テレワークでの通信によって電話代がかなり高くなってしまうことが予想されます。

なかには、取引先や上司などに個人のスマホで電話をした結果、翌月に3万円を超える請求が来たというケースも

実際に社員からこのような意見が出た場合、どのように対応すべきなのでしょうか。

テレワークの通信費・光熱費は自腹?会社負担?

テレワーク中に発生する通信費・光熱費は、仕事とプライベートの切り分けが難しいところですが、仕事に関連する出費については会社負担するべきという考えが一般的です。

その根拠となるのが、労働基準法による次の規定です。

「労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項を就業規則に定めなければならない。」

つまり、自社にテレワークを想定した就業規則がない場合は、新たに定める必要があり、その際には労働者側に不利益な変更にならないように必要な費用は会社負担とすることが多いです。

テレワークで発生するコストの内訳

では、実際会社が負担すべき項目としてどのようなものがあるのでしょうか?テレワークを行うにあたって発生するコスト別に対応を解説していきます。

・PCやスマホなどの周辺機器
PC本体や携帯電話などの周辺機器の場合は、会社が負担して貸与するか、個人が持っている機器を使用する方法があります。個人の端末を利用するのか、会社が用意するのかを事前に相談しておきましょう。

・筆記用具などの消耗品
ペンやノート、付箋などの消耗品においても検討する必要があります。一時的に社員が立て替える場合は、精算基準や支払い手段を設定しておくとトラブルを避けられます。

・通信費用
仕事に欠かせないインターネットの通信費は、会社がwifiルーターの貸し出しを行う場合が多いです。貸し出しを行わない場合は、毎月の通信費として一定額を支給する方法があります。

また、新たに設置する場合は、回線工事費や機器代に関する費用負担の割合も、テレワーク導入前に決めておく必要があります。

・通話料
テレワークでは会社の電話(ビジネスフォン)が使用できないため、携帯電話の通話料が発生します。この場合は、会社が携帯電話を貸与するか、IP電話を利用した個人スマホの業務利用(BYOD)化をする方法があります。

・水道光熱費
テレワーク時の光熱費は、プライベートとの区別がつきにくいため、一定の額を手当に含めて支払うケースが多いです。

テレワークでの電話代の社員負担を0円にする方法

オフィスのように社員同士が顔を合わせて業務ができないテレワークでは、電話を使ったコミュニケーションが特に重要になります。

一方で、何の対策を取らないままでは、記事の冒頭で紹介した通り社員が多額の費用を負担することにもなりかねません。

これを防ぐため、クラウドPBXを導入して社員負担を0円にしましょう。具体的に解説していきます。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に構築されたPBX(構内交換機)にインターネットを通じてアクセスし、通話・通信を行うサービスのことです。

インターネット回線さえあれば使用開始できるため、短期間かつ簡単に導入できる特徴があります。

クラウドPBXの特徴・メリット

電話回線ではなくインターネットで通信ができるクラウドPBXは、自宅、オフィス、出張先など場所を問わずに利用できるという特徴があります。

テレワークにおけるクラウドPBX導入メリットを具体的に解説しましょう。

1.インターネットがあれば内線通話は無料
クラウドPBXは外出先でも内線同士なら通話料が無料になります。従来のビジネスフォンであっても、同じ建物や会社内の内線通話は無料でしたが、外出先やスマホへかける場合は外線を使わざるを得ませんでした。その点インターネット回線を使用するクラウドPBXなら、外出先でも内線通話が可能です。

日本中、世界中のどこにいてもインターネットを通じて内線通話ができることで、通話コストの大幅な削減か期待されます。テレワークや出張中の社員との連絡に使えるのはもちろん、海外や地方に住む優秀な人材の採用にも繋がります。

2.BYODでパソコンやスマートフォンから電話ができる
クラウドPBXなら個人所有のスマホを業務で使用するBYODの実現にも役立ちます。近年多くの企業でBYODの導入が進められています。従業員ひとり一人にスマホを支給するとなると、機器の購入費だけでなく月々の通話料金も会社が負担しなくてはいけません。その点クラウドPBXなら通信費の削減につながります。

スマホやPCなどに専用アプリをインストールするだけで、簡単に電話をかけることが可能です。テレワークやリモートワーク時の連絡手段として、会社がわざわざ端末を用意する必要がない点もメリットです。

3.外出先からでも会社番号で発着信できる
個人スマホでもビジネスフォンの機能がそのまま使用できるクラウドPBXは、会社番号での発着信も可能です。そのため従業員の個人スマホから取引先に電話する場合、プライベートの番号を使用しなくてよいというメリットがあります。電話対応だけのためにわざわざ出社する必要もなくなります。

4.柔軟な着信ルール設定
着信ルールを柔軟に設定できる点もクラウドPBXのメリット。変則的な働き方を行う場合に何時から何時までの間は着信させない、などの着信ルールを設定しておくことで業務時間外に電話が鳴るのを避けられます。クラウドPBXでは従業員個人の働き方に合わせたルールを設定できるため、仕事とプライベートの切り分けに有効です。

5.プレゼンス(在席管理)機能で無駄な連絡をなくす
「プレゼンス」とは相手が現在どのような状態であるかを表す用語。つまり、今その人は在席しているかどうか、電話に出られるかどうかなどの確認ができます。テレワークでは、リアルタイムに相手の状況を掴むことが困難です。そのため相手の状況を把握できるプレゼンス機能は、テレワークに必要不可欠な機能だといえます。

6.利用機能やユーザー数を柔軟に変えられる
クラウドPBXはユーザー数や機能の追加も柔軟に変更できます。繁忙期のため従業員を増やしたい、閑散期などで減らしたいなどの場合ブラウザ上で簡単に管理が可能です。そのためテレワークの対象者が増減してもすぐに対応できます。使用していないユーザーや機能のために無駄な料金を支払う必要はありません。

7.工事不要で短期間で導入できる
インターネット上のサーバーにPBXを構築するクラウドPBXは、自社に機器を設置する必要がないため工事が不要です。インターネット回線さえ使用できればベンダーに申し込んだ後1週間程度で利用できます。そのためコロナウイルスのように突然テレワークが必要となった状況でもスムーズに移行できる点がメリットです。

クラウドPBX利用時の注意点

多くのメリットがあるクラウドPBXですが、導入を検討する際にはデメリットも把握しておく必要があります。

1.通信量が発生する
クラウドPBXはインターネットを利用して通話しているため、当然データ通信量を消費します。

そのため、各社員のインターネット環境を確認し、必要に応じてwifiルーターや通信費(在宅手当)を支給するなどの対応が必要です。

2.インターネット環境により音声品質が左右する
インターネットを利用して通信しているため、環境によって音声品質が下がる可能性があります。あらかじめ許容範囲内の通信量を把握し、前もって対策しておきましょう。

3.クラウドPBXのアプリを使わず発信した外線電話は料金が発生する
クラウドPBXのアプリを使用せず外線発信した場合、各スマホで契約しているキャリアの通話料が適用されます。電話を発信する際は必ずアプリから行うように周知しておきましょう。

テレワークのコミュニケーションにも最適

リアルでスムーズなコミュニケーションを実現できる点もクラウドPBXのメリットです。

コミュニケーションロスはテレワークが上手くいかない主な理由のひとつ。クラウドPBXに搭載されたUC(ユニファイドコミュニケーション)機能により、電話・メール・チャット・Web会議・電話会議などあらゆる手段で連絡を取ることが可能になります。

UC機能によってその場の状況に応じて最適なコミュニケーション手段でコンタクトを取ることできるため、コミュニケーションロスの防止につながります。

在宅勤務手当を支給する企業も

コロナウイルスの影響によってテレワークを余儀なくされている企業も多い中、社員の負担をできるだけ少なくするために在宅勤務手当を支給する企業が増えています。

実際どれくらいの企業が手当を支払っているのか、エンワールド・ジャパンが実施した「在宅勤務における企業の従業員サポート調査」で確認してみましょう。

参照:在宅勤務における企業の従業員サポート調査

20%の企業が支給

このは、テレワークを導入している外資系の企業と日系企業(269社)を対象に2020年11月4日~10日の間で調査されました。(回答割合:外資系企業64%、日系企業36%)

このアンケートによると、269社中の20%が「毎月支給している」と回答しています。また、支給頻度を問わず「支給をした」企業は31%という結果になっています。

在宅勤務手当を支給していますか(出典:エンワールド・ジャパン)

支給額については、外資系と比べて日系企業の方が支給額が多いことがわかりました。

在宅勤務手当を毎月いくら支給していますか(出典:エンワールド・ジャパン)

テレワーク導入による働き方の多様化に伴い、今後の企業のサポート制度も柔軟に変化していくことが予想されます。

支給方法と相場

在宅勤務手当の支給方法は、企業や対象によって現金支給か現物支給かを柔軟に対応する必要があります。

例えばPC、カメラ、マイクなど業務で必ず使用するものや、ある一定のスペックを満たす必要がある設備などは、現物支給の方がスムーズでしょう。

自宅での勤務を快適にするために、椅子や机を購入しなければいけない社員もいますが、そういったものについては用途を問わずに現金支給するケースが多いです。その場合の額は、月々3,000円〜10,000円で設定されていることが一般的のようです。

在宅勤務手当の企業側のメリット

在宅勤務手当の支給は、社員だけにメリットのあることではありません。在宅勤務手当を上手に活用することで、企業にとっても次のようなメリットがあります。

1.働き方改革の定着
在宅勤務手当を支給した社員の仕事環境が整うことで、長期的にテレワークを継続することが可能になります。柔軟な働き方が定着すれば、社員の離職率を抑えられるばかりでなく、遠方に住む優秀な人材の確保にも繋がります。

2.交通費の削減
出社がなくなることで、社員の電車代やガソリン代等の交通費をカットできます。多くの社員の交通費を削減できるとすると、かなりの経費削減となります。

まとめ

新型コロナウイルスの影響もあり、最近は働き方改革がより促進しています。「他の企業がやっているから」という理由で闇雲にテレワークを導入するのではなく、社員が在宅でも快適に働けるためのサポートを充実させることも、今後の企業成長において重要なポイントとなるでしょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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