テレワークでだらける・サボってしまう！サボり対策や部下の管理方法を解説｜トラムシステム
オフィス勤務と違い、テレワーク勤務はどうしても業務に対するモチベーションが下がってしまいがちです。
自宅という生活環境の中で、ついだらける・サボってしまうという人もいるでしょう。テレワーク中の部下の働きに疑問を感じ、勤怠や業務の管理が過剰になってしまう上司もいます。
本記事では、テレワークのサボり対策や管理方法について解説します。
目次
テレワーク中のサボりはバレやすい
テレワークは互いの様子が見えませんが、仕事をサボっていればそれはバレるものだと考えたほうがよいでしょう。
上司やチームへの業務報告で進捗が見られない場合もあれば、スケジュールや日報などでの報告内容と実績との乖離、アウトプット品質の低下などからサボっていたことがバレることもあるでしょう。
また、社内ネットワークやアプリの利用状況などからサボっている状況が発覚することもあります。
テレワークにした場合、多少の生産性の低下は許容されるとしても、極端な場合にはやはりサボりを疑うことになるでしょう。会社や上司がその気になって調査を行えば、サボりは確実にバレるという認識でセルフマネジメントをしっかり行うべきです。
テレワークでだらけないために必要なもの
テレワークでは生産性が下がってしまう場合もありますが、テレワークのほうがかえって仕事がはかどるという方もいます。テレワークに限らず、集中できないことには理由があるので、それを理解した上で対策することが大切です。
ここからは、テレワークでだらけてしまいがちな人に必要なものについて解説します。
仕事に適した環境
オフィスは仕事をするための場所ですので、仕事に最適化された環境になっています。しかし、自宅でテレワークをする場合は必ずしもそうとは限りません。
イマイチやる気が出ないという場合は、仕事に適した環境があるかを見直してみましょう。主なポイントは次のとおりです。
使いやすい机・椅子を用意する
「テレワークはPCさえあればできる」という考えもありますが、意外に机や椅子は重要です。自宅で少しPC作業をする場合とは異なり、連日長時間の仕事をすることになるので、体に負担のない、使いやすい机や椅子は用意しておくほうがよいです。
机はPCや資料を広げるために十分な広さがあるのが理想ですが、部屋の広さとの兼ね合いを考えて選びましょう。椅子は長時間座っても疲れにくいものが理想的です。また、机や椅子は使いやすい高さのものや、高さの調整ができるものを選びましょう。
十分な作業スペースを確保する
仕事をするためには、十分な作業スペースを確保することも大切です。机の上が乱雑になっていたり、仕事と関係のないものに机の上のスペースが取られていたりすると、仕事のたびに片づけが必要となりストレスとなってしまいます。
仕事をしたいときにすぐに仕事に取りかかれるよう、専用スペースを準備しておくとよいでしょう。
集中しやすい部屋にする
仕事に集中しやすい部屋を作っておくことも重要なポイントです。テレビやマンガ、自分の趣味などが目に入ってしまうと、ついつい集中力が削がれてしまうので注意しましょう。明るさや、騒音などにも気を配り、仕事に集中できる環境を作りましょう。
子どもがいる家庭の場合、子どもに邪魔されないことも大切ですが、子どもから目を離すのがよくない場合もあります。その場合は、視界に必ず子どもが見えるような位置に作業スペースを作るなど工夫するとよいでしょう。
適度な緊張感
一人でいるときには、つい気が抜けてしまって仕事が進まないこともあります。オフィスにいるときのような適度な緊張感を維持できるように工夫してみましょう。
たとえば、次のような対策が有効です。
定期的にWeb会議や成果報告を行う
定期的に報告をする機会を作ることで、報告に向けて業務をまとめようという意欲が高まります。定例のWeb会議や、プロジェクトの成果報告などの機会をまめに作ると効果的です。
監視ツールを導入する
在席状況を確認できるツールや、PCや社内システムのログオン・ログオフの時間を監視できるツール、業務用のアクセス監視ツールなどを用いるのも手です。
導入時は嫌がる社員もいるでしょう。しかし、こうしたツールがもたらす緊張感はテレワークによい影響を与えることも多いため、サボりがどうしても気になる場合は導入を検討してみるとよいでしょう。
また、コミュニケーションを密にすることで適度な緊張感を持続させることもできます。次の記事では、テレワークにおける電話やメール、チャットなどのコミュニケーションツールの賢い使い方を紹介しています。
プライベートとの切り替え
テレワークでは公私が曖昧になってしまい、それが仕事に対する集中力を失わせる原因になってしまうことがあります。テレワークでもうまく集中力を維持できる人は、公私を切り替えるためのコツを持っていることが多いです。
プライベートとの切り替えには、次のような取り組みや習慣が有効です。
生活リズムを整える
テレワークになってから、生活リズムが乱れている場合は生活リズムを整えるところから始めてみましょう。規則正しい生活をすることで、決まった時間に体や気持ちが整うようになり、仕事もしやすくなります。
早寝早起きはもちろん、通勤時間の代わりに散歩の時間を取り入れるのも効果的です。運動不足も解消され、歩く中で脳がシャキッとして朝のだるさが消えていきます。生活リズムが整うと、心身の健康によい影響がありますのでぜひトライしてみてください。
仕事スイッチの入れ方を決める
「仕事をしよう！」と思ったときに、すぐに仕事がバリバリできる人はほとんどいないでしょう。頭や体が仕事モードになるように、スイッチを入れる習慣を作っておくとよいでしょう。
オフィスに出勤するときは、身支度や通勤などのプロセスを通して仕事スイッチを入れているものです。テレワークだと同じようにするのは難しいため、軽い運動やコーヒーを飲むなど、仕事前のルーティンを決めておきましょう。
仕事前のルーティンが仕事スイッチになるまでは一定の期間が必要です。すぐに効果が出なくても焦らずに数週間は続けてみてください。
終業後はPCを開かない
テレワークでは終業後も会社のパソコンを自由に使えます。しかし、できるだけ仕事以外の時間はパソコンから離れるようにしましょう。終業後もパソコンを使い続けることで、いっそう公私の境目がなくなって切り替えがうまくいかなくなるからです。
終業後は、仕事のPCを見えない場所に片づけたり、シャットダウンしたりしましょう。パソコンを使いたい場合は、自分用や家のパソコンをなるべく使うようにすると公私のけじめがつきやすくなります。
家族に協力してもらう
小さな子どものいる家庭では、仕事中も子どもが干渉してくることがあります。仕事中は話しかけないようにお願いする、他の人に面倒を見てもらう、など仕事に集中できるように家族に協力してもらいましょう。
テレワークが普及する中、自分で集中しやすい環境づくりに取り組むことに加えて重要視されているのが、社員の「つながらない権利」です。就業時間外に緊急性のない電話やメールなどをしないよう互いに気をつけましょう。つながらない権利については次の記事で詳しく解説しています。ぜひご参照ください。
【上司の方向け】テレワークで部下のだらけ・サボりを防ぐためには
テレワークでは、上司は部下のモチベーションや生産性が気になるものです。しかし、スキル不足により管理が不十分だったり、逆に管理過剰に陥ってしまい部下の業務を妨げてしまったりすることもあります。
テレワークで部下のだらけやサボりを防ぐために、どのようにマネジメントを行っていくべきかについて解説します。
個人の業務範囲や目標を定める
テレワークではお互いの様子を見ることができないため、都度指示を出したり気を利かせて互いに仕事をフォローしたりすることが難しくなります。そのため、部下の一人一人に対して業務範囲や目標をしっかり定め、任せることが大切です。
自分のすべき業務や目標が明確になることで、部下も仕事に取り組みやすくなります。一人一人の能力を考えて過不足なく仕事を割り振る必要があるため、マネージャーは大変ですが、仕事の責任も明確になり、現場に適度な緊張感を生むことができるでしょう。
評価基準を明確にする
テレワークでは、普段の仕事ぶりが見えず、仕事の結果のみを見ることが多くなります。そのため「勤務態度」「同僚のサポート」「後輩の教育」など、オフィス勤務時と同じ評価基準がある場合は見直す必要があるでしょう。
新しい評価基準を定めたら、部下にも伝えて強く意識させましょう。個人の業務や目標を定め、その達成度を中心に評価することで、部下もだらけたりサボったりすることが少なくなるでしょう。
業務の指示は明確に出す
テレワークではテキストコミュニケーションが多くなるため、業務の指示は明確に出すことを心がけましょう。
オフィスでは「A社の件、よろしく頼むね」と口頭で伝えた場合、わからなければすぐに質問ができますが、テレワークでは確認し、返事をもらうまでにタイムラグがあるため、何もできない時間が生じてしまいます。
具体的な行動がわかるような指示を心がけ、曖昧な指示を出さないようにマネージャーの立場の方が十分に気をつけることが大切です。
次の記事はテレワークで評価を下げてしまう上司の特徴について解説したものです。自分を振り返り、マネジメントを改善するためにも役立ちますのでぜひご一読ください。
コミュニケーション環境を整備する
テレワークのために多くの企業が新たにチャットやWeb会議などのコミュニケーションツールを導入していることからも、環境整備が重要であることは明らかです。
チャットやWeb会議などのコミュニケーションツールを導入することでコミュニケーションのスピードや質が向上するため、未導入の場合は導入も検討しましょう。
また、ツールだけを整備しても片手落ちになりますので、コミュニケーションのルールや機会を会社としても整備することが大切です。
テレワークになっても、社内外で電話は重要なコミュニケーションツールです。クラウドPBXを利用すると、スマホやPCを内線化し、社員間の通話や電話転送を無料で行えます。通話料のコストダウンにもつながるためぜひ検討してみましょう。
PCを電話として利用する「PC電話」は、業務用のPCを電話として活用できる他、さまざまな機能でテレワークを助けてくれます。PC電話については次の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
まとめ
テレワークでは意図せずだらける、サボってしまうこともあり、マネージャーはそういった部下の様子が気になることもあります。個人や組織でだらけ・サボり対策を工夫し、よりよいテレワークの仕組みを作っていきましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
