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ビジネスフォンの便利な内線機能|トラムシステム

ビジネスフォンは家庭用電話機とは異なり、ビジネスでたくさんの従業員が利用することを想定してた様々な便利な機能が提供されており、その機能を有効活用することで業務効率を上げることができることから、ビジネスフォンで提供されている機能を把握しておくことは重要です。

一方、その中でも一番良く使われる機能として内線機能がありますが、

「そもそも、ビジネスフォンの内線ってどんな仕組みで動いているの?」
「内線の基本的な使い方を復習したい!」
「内線には便利な機能が色々あるみたいだけど、よくわからないので知りたい!」

といったお話をよく聞きます。

そこでこの記事では、ビジネスフォンの内線機能について、内線の仕組みや内線の基本的な使い方、便利な内線機能について詳しく解説していきます。この記事を読むことで、ビジネスフォンの内線機能について詳しく理解ができるため、現在の業務効率を上げるような電話の活用ができるようになることでしょう。

ビジネスフォンの内線とは

それではビジネスフォンの内線機能を詳しく解説する前に、内線がどういった仕組みで動いているのか確認しておきましょう。

内線を成立させるために欠かせない装置が主装置(PBX)であり、主装置が内線と外線、もしくは内線同士をつなげる役割をになっています。主装置の内部にはCPUの他に「ユニット(基盤)」と呼ばれる用途に応じた機器が設置されており、このユニットの数が繋げられる電話機の数に制限を与えています。

この主装置のユニットにケーブルを差し込んで、各電話機につなげていくことで内線網が構築され、従業員同士で内線ができるようになるという仕組みになっています。

このように内線では主装置のキャパシティが要とも言えるため、従業員の規模や今後の成長戦略に合わせて最適な主装置を選択することが重要になってくるため、ビジネスフォンというキーワードと一緒に出てくる主装置の重要性がよくわかります。

なお、内線で使用される内線番号は、オフィスの規模に応じて分けられることが多く、何桁に割り振るかは会社によって異なっていますが、2桁〜4桁で割り振っています。

また、内線は外部回線を使用しないで情報伝達ができることから、通話料が発生しないというのが最大のメリットです。最近は固定電話に限らずスマートフォンを使った内線の仕組みも登場して生きているため、ますます内線の利用が促進していくと考えられています。

内線の使い方

内線の仕組みについて理解を深めたところで、内線の基本的な使い方について復習しておきましょう。

ここでは、宮城拠点にいるマーケティング部の山田さん(内線番号21番)から北海道拠点にいる企画部の田中さん(内線番号10番)の内線通話のやり取りをシミュレーションしていきます。

呼び出し

山田さんから田中さんへ内線呼び出し(内線発信)する場合は以下の手順で行います。

まず山田さんが受話器を取り上げるところから始まります。受話器を持ち上げたタイミングでは内線使用待ちの状態になっており、内線発信特有の音声(ダイヤルを待機している音)が聞こえます。

次に内線を呼び出したい相手(ここでは田中さん)の内線番号をプッシュします。田中さんの内線番号は10番なので、「1」「0」とプッシュすると内線呼び出しが始まり、田中さんが受話器を取り内線受け取りをするのを待ちます。

受け取り

ディスプレイ表示機能を搭載した電話機の場合、ディスプレイ上に相手側の内線番号(今回の例では21番)が表示されるため、受け取り側は内線電話が誰からかかってきているか確認した上で受話器を取り、通話ボタンをプッシュすることで内線が成立します。

基本的な使い方は外線と同じですが、内線の場合は相手側の内線番号をプッシュする桁数が少なく、表示も内線番号として表示されるため、外線と区別して受け答えができるのが特徴です。

社員間同士の対応と外部のお客様との対応は明確にわけて行うべきですので、事前に外線なのか内線なのかを確認して応答できるのは非常に便利な機能です。

便利な内線の使い方

内線の基本的な使い方を理解したところで、便利な内線機能を把握しておきましょう。

不在転送

不在転送では、内線をかけた相手が座席にいない時に、設定しておいた電話機に内線を転送する機能です。

例えば、先程の例の山田さんが昨日の打ち合わせの議事録の催促をしようと田中さんに内線をした際、田中さんが休憩中で不在だった場合は再度催促の電話を時間をおいてしなければなりませんが、この機能を活用すれば別の場所にいても自動的に転送されるため、山田さんは改めて電話をしなくて済みます。

特に担当者が頻繁に打ち合わせをしていたり、外部での打ち合わせが多い場合などで重宝する機能であり、よく使う機能ですので事前に設定しておきましょう。

音声呼び出し

音声呼び出しは、着信音ではなく自分の声で相手に呼びかけることで応答してもらう機能であり、内線番号の後に「#」ボタンをプッシュすることで使用ができます。

例えば、山田さんから田中さんに内線をかける場合、これまでであれば田中さんは電話機の着信音もしくはバイブレーションのみでしか判断ができなかったわけですが、音声呼び出しであれば直接電話機から「田中さん、いますか?」と声がかかるので別の作業に没頭していても気づくというわけです。

着信音で知らせるよりも声をかけて呼び出すほうが気づきやすく、また声の音声で誰から呼び出しがあるかを把握することができるため、より確実に内線に応答してもらえるため、うまく有効活用していきましょう。

ハンズフリー

ハンズフリーとは名前の通り、手を使わないで会話ができる機能です。

通常、内線を掛ける場合、受話器を持ち上げて相手側の内線番号の発信ボタンをプッシュして電話をかける必要がありますが、ハンズフリー機能を使えば受話器を持ち上げる必要がなく業務をしながら内線がつながるのを待つことが可能です。

事前にマイク設定が必要になりますが、受話器を持ち上げる代わりとして「スピーカー」ボタンを押した後、内線番号と「#」を押します。受け取った側も特に操作なく電話機のマイクに向かって話しかければ会話が成立します。

注意点としては事前にお互いのマイク設定をしておく必要があるところと、発信側と受信側が両方共ハンズフリー機能を使うと音声が途切れることがあるので注意しておきましょう。

また、ハンズフリーの場合には必然的に声のボリュームが大きくなるため、周りの迷惑にならないように配慮して通話する必要があります。また、最近は座席が決まっていないレイアウトで業務をしている会社も増えているため、よく知らない担当者に迷惑がかからないよう注意しながら使うようにしましょう。

グループ呼び出し

1つ1つの電話機に内線をかけるのではなく、たくさんの電話機に対して一斉に呼び出しする機能です。予め呼び出しボタンの設定が必要ですが、「呼び出しボタン」をプッシュした後に電話機に対して呼びかけます。

グループとして登録された電話機は一斉に音声が流れますので、使い方はかなり限定されますが、特定の場所にいない担当者を捕まえる場合や同じ部署の方に気付いてもらうという方法で使える手段といえます。

ページング呼び出し

電話機の前で業務を行っていない担当者を呼び出す際に使用される機能であり、主に大きな工場や店舗、倉庫などで作業が発生している会社で利用されている機能です。

例えば、工場で勤務している担当者を内線で呼び出したとしても作業音などの機械音で打ち消されてしまい音が届かないことに加え、そういった担当者は現場にいることが多いことからそもそも受話器の前にいないため、ほとんどの場合で繋がりません。

そういった場合に使えるのがこの機能でして、スピーカーで呼びかけることができるため、受話器の前にいなくてもスピーカー経由で呼びかけることで担当者に気づいてもらいやすくなります。

まとめ

ビジネスフォンの内線機能は普段良く使っている機能ではあるものの、意外と使いこなせていない社員が多いのが実態であり、内線機能の豊富な使い方を把握して用途に応じて使い分けることができれば、これまで時間がかかっていたり不自由を感じていたことも解決ができる可能性があることから、業務の効率化につながることは間違いありません。

ビジネスでより効率的に業務遂行ができるよう、内線機能について改めて機能を把握し、内線機能を使い切るよう明日から実践で利用してみてはいかがでしょうか。そうすることで、内線機能があなたの業務をいままで以上に効率化してくれる手助けになることでしょう。

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WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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