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コミュニケーションを活性化して働き方改革!ツールの選び方と補助金制度を紹介|トラムシステム

コミュニケーションの活性化目的に、現在ITツールの導入を検討している中小企業の経営者も多いはずです。コミュニケーション不足は業務効率の悪化や生産性の低下に繋がる可能性があるため、迅速に解決する必要があります。そこで重要なのがコミュニケーションツールの導入です。本記事では具体的なメリットや補助金制度について解説します。

社内コミュニケーション不足は業務に悪影響を及ぼす

コミュニケーション不足が業務に悪影響を与えると考える企業は多いです。人事ポータルサイトHRプロによると、9割を超える企業が社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になるとのことです。

社内コミュニケーション不足が業務の障害になるか

引用元:HRプロ

具体的には次のデメリットが考えられます。

・連絡不足のため情報共有に漏れが生じる
・顧客の問合せに対応できず機会損失につながる
・ミスやトラブルが増え離職率が高くなる
・仕事の幅が狭まり生産性が下がる

具体的に障害を受ける業務や主な要因について解説していきます。

特に障害を受ける業務とは

コミュニケーション不足により障害を受ける業務内容は、部門間および事業間の連携に関わるものがほとんどです。情報共有が遅れることでチームワークが悪化し、信頼関係を失いその結果離職率が上がる原因となります。また迅速に動くことができないため生産性も悪化します。

コミュニケーションを阻害する主な要因

コミュニケーションを阻害する主な要因として上がるのが、管理者のコミュニケーション不足です。実際、上司との関係や振る舞いに対して疑問や不信感を抱いている社員は少なくありません。

管理者のコミュニケーション不足には、その会社の組織風土が関係しているケースがほとんどです。そのため簡単には解決することは難しいという現状があります。

また、大企業と比較し社員との距離が近い中小企業の方が経営層の影響力がより強くなります。「わざわざ言わなくてもわかるだろう」という思い込みからコミュニケーション不足に陥りやすいのです。

コミュニケーションツールを導入するメリット

近年企業のコミュニケーション不足を補うツールとして、コミュニケーションツールの導入が増えています。コミュニケーションツールは、情報共有や意思疎通を円滑におこなうことを目的につくられたツールです。

Chatwork(チャットワーク)やSlack(スラック)などが代表的なビジネスコミュニケーションツールです。具体的にコミュニケーションツールを導入するメリットを解説します。

1.情報整理が簡略化する

Eメールの場合コンテンツごとにメールの振り分けやフォルダを作成しなくてはいけないため、その手間が煩わしく感じます。一方コミュニケーションツールなら、テーマごとにチャンネルが分かれているため振り分け作業は不要で、情報整理がスムーズにおこなえるというメリットがあります。

またチャット形式でやり取りするため、時系列で確認できる点も情報を整理しやすい理由といえます。

2.対面での会議時間を減らせる

コミュニケーションツールは対面での会議時間を減らせる点がメリットです。グループチャット機能を使えば複数人で同時に議論を行うことができます。ビデオ会議機能も備えているため、離れた場所にいる相手ともスムーズに意思疎通を取ることができます。

コミュニケーションツールは基本的にスマホやタブレットでも利用できるため、出張先や営業先でも場所を問わず使用することが可能です。

3.情報伝達速度が上がる

コミュニケーションツールを使用すれば情報伝達速度が上がります。例えば社外にいてもチャットツールを使うことで、スムーズに情報共有をおこなうことができるからです。

メールのように「お疲れ様です」といった堅苦しい挨拶は不要で、伝えたいことだけすぐに書ける点もメリットです。また、スタンプのように文字ではないコミュニケーションも可能なため、より情報伝達の速い柔軟なやり取りがおこなえます。

4.業務が効率化する

コミュニケーションツールは業務の効率化を実現します。従来のようにEメールだけのやり取りだと、ビジネスメールの形式にとらわれるため手間がかかり大切なことを伝えるのに時間がかかりました。

コミュニケーションツールにチームや部署単位のグループを作成しておけば、複数人で業務進捗を共有することが可能です。メール作成の手間を省くことでチーム全体の業務効率化につながります。

コミュニケーションツール導入時に利用できる補助金制度

コミュニケーションツールを導入する際は、国や地方の自治体の補助金制度を利用できる場合があるのでまず確認すべきです。ここでは代表的な補助金である「IT補助金」と「テレワーク導入補助金」について解説します。

IT導入補助金

IT導入補助金とは中小企業や小規模事業者がニーズに合ったITツールを導入する際に、その経費を最大50%補助するという内容です。

IT導入補助金を利用することで、対象となるコミュニケーションツール導入にかかるコストに対しての補助を受けることができます。

対象企業:中小企業・小規模事業者等
補助対象経費:自社の課題に合ったITツール導入関連費・ソフトウェア費

2020年の申請スケジュールは以下の通りです。

※2020年5月19日現在、IT導入補助金は制度内容の見直し・拡充のため交付申請受付を一時的に停止しています。

ー2次締切分
2020年5月11日(月)受付開始~2020年5月29日(金)17:00まで
ー3次締切分
2020年6月12日(金)17:00まで<予定>
ー4次締切分
2020年6月26日(金)17:00まで<予定>
ー5次締切分
2020年7月10日(金)17:00まで<予定>

IT導入補助金については下記の記事でも詳しく解説しています。

テレワーク導入補助金

テレワーク導入を検討している際は、テレワーク導入補助金を利用できるケースがあります。

今回は、厚生労働省と東京しごと財団による補助金制度を紹介します。

■厚生労働省:働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)
仕事と生活の調和推進の目的で、在宅もしくはサテライトオフィスにおけるテレワークに取り組む中小企業事業主を対象とした制度です。支給対象となる取り組みの実施にかかった経費の一部が、目標達成状況(達成・未達成)に応じて支給されます。

支給対象となる取り組み(いずれかを1つ以上実施する)
・テレワーク用通信機器(※)の導入・運用○就業規則・労使協定等の作成・変更
・労務管理担当者に対する研修
・労働者に対する研修、周知・啓発
・外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング

対象企業:条件に合致する中小企業(詳細をご確認ください)
申請受付期間:2020年4月1日~2020年12月1日(予定)

詳細:厚生労働省

■東京しごと財団:事業継続緊急対策(テレワーク)助成金
新型コロナウイルス感染症等の拡大防止に伴い企業の事業継続対策として、テレワークを導入する都内の中堅・中小企業等に対して、導入にかかる経費が助成される制度です。

対象企業:常時雇用する労働者が2名以上999名以下で、都内に本社または事業所を置く中堅・中小企業等(その他の条件は募集要項を確認してください)
補助対象経費:機器購入費・設置費・リース料・ツール利用料など
申請受付期間:2020年6月1日(月)まで(※締切日必着)
助成金上限額:250万円
助成率:10/10

詳細:東京しごと財団

補助金制度が利用できるかベンダーに確認するのがおすすめ

補助金制度の対象外となるITツールも存在するため、まずはベンダーに補助金の対象になっているかの確認をすることが大切です。例えばChatworkでは、企業に合致した助成金が見つかる「助成金診断サービス」を提供しています。

助成金診断を利用した業種別の受給例を参考に紹介します。

・小売業従業員3名程度(東京):251万受給
・サービス業従業員5名程度(東京):317.5万受給
・情報通信(IT)業10名程度(東京):543.4万円受給
・飲食業従業員20名程度(神奈川):558万円受給
・建設業従業員30名程度(大阪):581.5万円受給
(引用元:Chatwork)

コミュニケーションツール導入時の注意点

コミュニケーションツールは、導入によって仕事の品質や生産性が向上しなければ意味がありません。導入成果を十分に得るための導入時の注意点を解説します。

1.解決すべき課題と導入目的を明確にする
まずは業務上の課題や導入目的を明確にしましょう。なんとなくコミュニケーションツールを導入しても、使い方や活かし方が分からずいずれ誰も使用しなくなってしまいます。
ポイントは運用段階でスムーズに共有できているかということです。便利なコミュニケーションツールですが、あくまでもコミュニケーションを取る方法のひとつです。具体的な目的を持って使用することが大切です。

2.課題解決のために必要な機能を検討する
無料で使用できるコミュニケーションツールは多いですが、有料機能の追加をおこなえるツールも少なくありません。あれもこれも導入すれば便利だろうと、必要のない機能を導入してもコストがかさむだけです。本当に業務に必要な機能をあらかじめ検討しておくことが大切です。

3.具体的なユーザー数・利用シーンを想定する
コミュニケーションツールの中には、利用するユーザー数に応じて料金が異なるものもあります。「とりあえず全社に導入したが、一部の部署でしか使われない」といったことを防ぐため、導入前に具体的な利用者数や利用シーンを把握しておくことが大切です。

4.無料版を活用する
コミュニケーションツールを導入する際は、無料版をまず使用することをおすすめします。チャットワークのように個人で利用する場合無料のプランもあるため、まずは操作性など試してみましょう。自社の目的に合っているか、使い勝手はよいかなど知った上で導入するのが失敗しないためのポイントです。

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まとめ

コミュニケーションツールの導入により、社内のコミュニケーションが活性化され、情報伝達速度の向上や業務効率化などが期待されます。ただし、ツールはただ導入すればよいというわけではありません。導入効果を最大限発揮するためには、解決すべき課題や利用シーンを事前に明確にしておくことが重要です。また、ツールの導入の際には利用できる助成金がないかもしっかりとチェックするようにしましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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