電話会議とは？やり方・参加方法・システムの選び方を詳しく解説｜トラムシステム
対面やビデオではなく、電話を通して行う電話会議。電話回線を利用するので、インターネット回線がない場所でも開催でき、メールやチャットよりも効率的に議論が進められます。
この記事では、電話会議とは？という基本から、開催や参加する方法、電話会議を実施するために必要なシステムについて解説します。
目次
電話会議とは
電話会議とは、文字通り電話で行う会議です。インターネット回線を通じて参加者の顔や資料などを用いながら行うWeb会議やテレビ会議と異なり、電話会議では電話回線を用いて音声のみで会議を実施します。
電話会議のメリット
ZoomやSkypeなどのツールを活用したWeb会議が普及している中、電話会議にも電話会議ならではのメリットがあります。
・コストが安い
電話会議に必要なものは、固定電話や社員個人が所有するスマートフォンのみ。Web会議のようにカメラやスピーカーを用意する必要はありません。専用の通信機器の導入が不要なので、急な開催にも即座に対応できます。
・通信が安定している
電話回線はインターネット回線と比較して通信環境がより安定しています。このため、海外を含む複数拠点をつなぐ会議であっても音声が途切れることなくスムーズに進行可能です。
・効率的に議論ができる
音声のみでやり取りを行う電話会議では、雑談などが少なく本来やるべき議論のみが行われる傾向があります。 ヘッドセットなど用意してハンズフリーで通話できる状態にすれば、メモを取ったり手元の資料を見たりしながら会議に参加することもできます。
電話会議のやり方（参加する場合）
参加者として電話会議に参加する場合、必要なのは固定電話回線に接続できる固定電話機や携帯端末のみ。
電話会議への参加方法は、出席者が自分で電話をかけて参加する「ダイヤルイン（コールイン）式」と、主催者に電話をかけてもらう「ダイヤルアウト（コールアウト）式」の2つがあります。
それぞれについて、詳しく解説していきましょう。
ダイヤルイン式
ダイヤルイン式とは、参加者が指定された番号に電話をかけて通話に参加する方法です。主催者からは、事前に電話番号と会議に参加するためのパスワードが通知されます。
多くの電話会議がこのダイヤルイン式で行われています。なお、フリーダイヤルを用いる場合を除き、参加者側には電話料金が発生する点には注意が必要です。
ダイヤルアウト式
ダイヤルアウト式とは、会議を開催する人が参加者に電話をかけて会議に招待する方法です。事前のパスワード通知が不要で、参加者は主催者からの着信を待つだけなので、緊急の電話会議にはダイヤルアウト式が適しているでしょう。
この方法では電話料金を会議の主催者側が負担するため、取引相手などお客様相手の会議でも多く採用されています。
電話会議のやり方（開催する場合）
主催者として電話会議を開催する場合には、電話会議システムなどのツールの準備の他、参加者に会議の日時や接続方法を連絡する必要があります。
具体的にやるべきことを1つずつ解説していきます。
1.電話会議システムなど必要なツールを準備する
電話会議システムとは、3人以上で電話回線を繋げて会話を行うためのシステムです。固定電話、スマートフォン、携帯電話などが端末として利用できます。
なお、電話会議は基本的に電話回線を介して行われますが、最近ではインターネット回線を利用する電話会議システムや、電話回線とインターネット回線の両方を使うタイプもあります。
電話会議システムの選び方については、この記事の後半で詳しく解説しています。
一台の電話機を複数人で共有して電話会議に参加する場合、マイクやスピーカーなどの機器があると良いでしょう。
2.参加方法を連絡する
参加者に対して会議の開催時間と参加方法を連絡しましょう。
「電話会議のやり方（参加する場合）」で解説した通り、電話会議にはダイヤルイン式とダイヤルアウト式の2つの参加方法があります。どちらの方法で開催するのかや、ダイヤルイン式の場合にはパスワードなど必要になる情報も共有しておきましょう。
また、何かトラブルが発生して会議に参加できない時のために、緊急連絡先となる電話番号やメールアドレスを通知しておくと安心です。
3.会議のルールを共有する
音声情報のみで行われる電話会議では、発言している人を特定しづらかったり、会議の流れや雰囲気が掴みづらかったりすることがあります。
円滑なコミュニケーションのために、以下のような会議ルールを予め定めておくことをおすすめします。
・発言する場合には、まず名前を言う
・発言する順番を決める
・雑談はしない
また、会議で議論するテーマやアジェンダ（目次）も予め共有しておくと、より有意義で円滑な会議進行につながるでしょう。
電話会議システムの選び方
電話会議システムによって、開催できる会議時間や回数、サポート体制などが異なります。開催頻度や1回の会議で必要な会議時間を考え、適切なシステムやプランを選択しましょう。
ここからは、電話会議システムの選び方について詳しく解説していきます。
導入・運用コスト
電話会議システムを導入する際にかかる初期費用は、登録料や手数料などを含めて無料のサービスが多いです。
導入後の運用コスト（利用料金）については、開催する会議の回数や時間に関わらず支払う月額料金に加えて、会議ごとに料金が発生するのが一般的です。加えてフリーダイヤル、録音機能、開催者発信などの追加機能を利用する際には、オプション料金が発生します。
さらに運用コストを試算する上で忘れてはいけないのが、通話料金です。
通話料金は基本的に発信した側が負担するため、参加者が自ら電話をかけるダイヤルイン式の場合には参加者に、ダイヤルアウト式の場合は開催者に請求されます。
通話料金プラン
通話料金プランには、主に24時間や30日など一定期間内使い放題になる「定額制」と、通話時間などに応じて料金を計算する「従量課金制」があります。
国内通話や特定のキャリアを通じての通話の場合には、料金が無料になるサービスもあるので、会議を行う相手の場所（国内・海外）や、通話時間に応じて通話料金プランを選択しましょう。
サポート体制
取引相手などとの重要な会議を行う場合には、いざという時のためのサポート体制も重要なポイントです。
サービスによっては、対応時間が平日の昼間のみであったり、電話での問い合わせができず、メールやチャットのみ可能であったりします。海外との会議にも利用する予定がある場合、時差を考慮したサポート対応時間や、英語での問い合わせ可否についても確認しておきましょう。
機能
Web会議やビデオ会議と同じく、電話会議についても円滑な会議進行や業務効率化のための便利機能が数多く用意されています。
例えば会議音声を録音する「録音機能」を使えば、会議に出席できなかった人に内容を共有したり、会議終了後に議事録を作成したりする時に役立つでしょう。
その他には、会議開催中に会議時間を延長できる機能や、指定した参加者を会議から強制退出させる機能、新しい参加者が入った時に音で知らせる機能などがあります。
ただし、これらの多くは追加料金がかかるオプション機能なので「便利そうだから」と余計な機能をつけすぎないように注意しましょう。
スムーズな電話会議のポイント
音声のみで会議を行う電話会議では、スムーズに会議を行うために対面での会議やビデオ会議とはまた違う点に配慮することが求められます。
具体的には、以下のようなルールを決め、参加者に事前に連絡しておくと良いでしょう。
・発言する際には、まず名前を言う
・相槌は最小限に留める
・他の人が話している間は発言しない（発言を遮らない）
・小声や早口でなく、はっきりとした声で話す
・発言する前に話す内容をまとめておく
Web会議で定めておくべきルールについてはこちらの記事で解説しています。
まとめ
Webカメラやマイクが不要で、手持ちの電話でどこでも気軽に会議ができる電話会議は、テレワークやリモートワークなど離れた場所にいる相手とのコミュニケーションにも最適です。
電話会議システムには、利用する機能や開催できる会議の時間、国内・海外などの接続先に応じて様々な料金プラン・サービスがあります。自社で開催する予定の会議の頻度や特徴などを整理して、適切なサービスを選びましょう。
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WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
