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2021.10.12

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固定電話が繋がらない原因とは?会社の電話機が使えない時の対応も解説|トラムシステム

固定電話が繋がらない時は、複数の原因が考えられます。どのような理由であれ早急な対策が必要となるため、事前に発生しうるシチュエーションをイメージするとよいでしょう。本記事では固定電話が繋がらなくなる原因、不測の事態にもすぐに対応できるソリューションであるクラウドPBXについて解説します。

固定電話が繋がらない主な原因

固定電話が繋がらなくなる現象は、以下の2つが主な原因です。

1.機器や回線の不良・故障
2.停電などの外部的要因

それぞれの原因に当てはまっているか確認する方法とあわせて解説します。

電話機の故障

特定の電話機のみ繋がらなくなった場合は、電話機そのものの故障をまず疑いましょう。耐用年数を超えて利用を続けた場合、端末にホコリやゴミが溜まり、電流が阻害されて繋がらなくなることがあります。

オフィスで利用するビジネスフォン、家庭用電話機の耐用年数は以下の通りです。

ビジネスフォン:6年、ただしケーブル配線は10年
家庭用電話機:5年

あくまで目安なためこれ以上長く利用できるケースもありますが、設置場所や利用頻度によっては、耐用年数を過ぎたあたりで寿命がくることもあります。

電話機に問題があるか確認したいときは、まずチェックすべきは配線です。

主装置(PBX)から伸びたケーブル配線が電話機にしっかりと接続されているか確認し、問題ない場合は一度抜いてから再度差し込みます。状況が変わらなければ、予備のケーブル配線に変更して再度接続してみましょう。

これでも変化がなければ、電話機の端末を交換してみます。問題がある端末を別の正常な端末と入れ替え、再度動作確認を行ってください。問題なく動作すれば電話機本体の問題、できなければ電話機以外に問題があると仮定できます。

主装置(PBX)の不良

電話機に問題がなければ、次は主装置(PBX)の状態を確認してみましょう。単純な原因ですが、そもそも電源が入っていないというケースが存在します。

・主装置(PBX)の電源がオフになっていないか
・主装置(PBX)のブレーカーに問題はないか
・主装置(PBX)の電源コードがコンセントに差し込まれているか
・コンセントに電源は供給されているか

問題なく電力が供給されている場合は、何度かオンオフを繰り返して様子を見てみます。状況が改善しない場合は主装置(PBX)本体に問題があると仮定できますが、自力で対応するのは困難です。業者や代理店に修理を依頼しましょう。

ケーブル配線の不良・故障

ケーブル配線の問題にはショートと断線の2種類が存在します。ショートは電源から流れてきた電気が電話機を通らず戻ってしまう状態、断線は電線が途中で切れて電話機まで届かない状態です。

ケーブル関連で問題が発生する原因として、以下の3つが挙げられます。

・重い機器や装置の下敷きとなっている
・湿気や清掃などで水浸しとなっている
・耐用年数を超えた運用や熱による劣化

重い機器が設置されている場所や湿り気のある箇所をチェックし、ケーブル配線に影響を与えている場合は取り除いてみましょう。それでも問題が改善されない場合は、ケーブル配線の交換や業者への問い合わせを行ってください。

インターネット回線の不調

インターネット回線を利用している電話機の場合は、通信速度の見直しも重要です。低下している場合は、以下のような要因が考えられます。

・オフィスに導入しているセキュリティソフトが通信速度を遅くしている
・周辺機器が最新の状態ではない
・アクセスが集中するなど通信速度が遅くなる時間帯が存在する

1つ1つ確認し、問題がある箇所を発見しましょう。

主装置(PBX)をクラウド化したクラウドPBXの場合は、LANケーブルがきちんと差し込まれているかチェックすることも重要です。

ベンダー側のトラブル

クラウドPBXを導入している場合、システムの運用保守をベンダーが担っているため、トラブル発生時はベンダー側で問題が発生している可能性があります。担当者に問い合わせを行い、トラブルが発生している場合はベンダーに対応を求めましょう。

停電

停電が発生すれば、機器への電力供給が途絶え、電話機が利用できなくなります。復旧には数日かかる場合もあり、ビジネスに与える影響は大きいです。

停電時の非常電源となるUPS(無停電電源装置)を導入していれば、一時的な電源供給ですが電話機を利用できるため、リスクを抑えられます。

会社の固定電話が使えない時の対応

どのような原因であれ、オフィスで電話機が使えなくなった場合は迅速な対応が必須です。場合によってはトラブルが長期間に渡り、機会損失や顧客満足低下を引き起こす恐れもあります。

このような状況に対応できるのがクラウドPBXです。

クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX(構内交換機)にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。

電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。

【クラウドPBXの主なメリット】
・PBX(主装置)を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用することができる
・複数拠点を持つ企業の場合、海外拠点であっても拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる

電話機のほか以下の2種類を端末として設定できるため、トラブル発生時はこれらに切り替えて業務を続行できます。

・スマートフォン
・ソフトフォン(パソコン、タブレットなどを通信端末とする)

それぞれの特徴を見ていきましょう。

スマートフォンを使う

クラウドPBXならスマートフォンでも内線、外線(会社番号での発着信)が可能となっており、従来の電話機と変わらない感覚で利用できます。

社員がプライベートで保有しているスマートフォンを業務利用するBYOD(Bring Your Own Device)も利用すれば、新規に端末を購入する必要もありません。必要な電話機の数も減らせるため、通信設備に必要なコストを削減できます。

ソフトフォンを使う

クラウドPBXでは、パソコンにソフトをインストールし、受話器の代わりにヘッドセットなどを装着して利用するソフトフォンも導入可能です。通常の電話機のようなケーブル配線が不要なため、工事費用を削減できるほか、レイアウトを変えやすいすっきりとしたオフィスを実現します。

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まとめ

電話機が繋がらなくなるトラブルの原因は多岐にわたり、迅速な対応が求められます。あらゆるケースへの対策を求めるなら、電話機の他に2種類の端末を利用できるクラウドPBXの導入がおすすめです。機器やケーブルの耐用年数にも気を配り、日ごろからトラブルが発生するリスクを減らしていきましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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