ビジネスチャットで働き方改革！メリット・活用事例も紹介｜トラムシステム
自社の働き方改革やテレワーク推進にはチャットの導入が有効です。プライベートで利用するSNSチャットとは違い、ビジネスチャットにはグループチャットや音声・ビデオ通話など便利な機能が多く搭載されています。この記事では、ビジネスチャットのメリットや活用事例を紹介します。
目次
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは社内外のコミュニケーションツールとして利用できるチャットサービスです。業務効率化や生産性向上、働く時間・場所を問わない柔軟な働き方を求める時代背景もあり、近年多くの企業で採用されています。
従来の電子メールに比べるとビジネスチャットは簡潔な文章や絵文字・スタンプを利用するため、よりフランクで手軽なコミュニケーションができるのが特徴です。
個人用チャットサービスとの違い
LINEやFacebook Messengerといった個人用チャットを機能強化し、業務利用ができるようにしたものがビジネスチャットです。具体的には以下の様な違いがあります。
・グループチャットやファイル共有など、業務利用に特化した機能がある
・情報漏洩やアカウント乗っ取り抑止などのセキュリティ機能が強化されている
・社内ツールとのデータ連携が可能
・管理者によりアカウント管理が可能
ビジネスチャットの利用メリット
プライベートではLINEなどのチャットアプリを使っているが、仕事では電話やメールでのコミュニケーションが主である方も多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスシーンこそチャットを利用するメリットがたくさんあります。
1.業務効率化・生産性向上
メールと比較すると端的なメッセージで必要情報を伝えられるので、情報伝達が速くムダがありません。メールの作成や確認に使っていた多くの時間を削減され、意思決定のスピードも挙がるので、会社全体の業務効率化や生産性向上に繋がります。
さらに、グループ通話やファイル共有、タスク管理といった付加機能を活用することで、チームの業務を円滑に進められます。
2.コミュニケーションの活性化
ビジネスチャットではプライベートで利用するSNSと同じような使い勝手で手軽に情報発信が可能です。1対1のやり取りだけでなく、複数メンバーを含めた簡単なディスカッションも可能なので、社内のコミュニケーションを活性化します。
特に新入社員など若手社員との親和性が高く、メールや電話・対面でのコミュニケーションと比べると取り組みやすいコミュニケーションツールです。
3.多様な働き方の推進
ビジネスチャットはインターネットに接続できる環境があれば、どこでも利用できます。そのため、テレワークや国内外の他拠点・出張中のコミュニケーションも問題ありません。
またPCだけでなくスマートフォンやタブレット端末でも利用できるのもメリットです。時間や場所を問わずメッセージを送受信できるので、育児や介護・通院中の社員など誰もが働きやすい環境作りを強力に後押しします。
ビジネスチャットの主な機能
ビジネスチャットに搭載されている主な機能を紹介します。利用するツールによって多少使い勝手は異なりますが、ほぼ標準的に利用可能な機能です。これらの機能で自社の業務がどのように効率化するかをイメージしながら読み進めていきましょう。
グループチャット
グループチャットとは招待された複数メンバーが参加し、メンバー同士でメッセージの送受信ができる機能です。リアルタイムで情報を確認できるのはもちろん、後からメッセージ内容の確認や検索もできます。グループ内のメンバーで特に通知したいメンバーがいる場合「メンション」を指定して情報発信が可能です。
ビデオ・音声通話
ビデオ・音声通話とは、1対1もしくはグループメンバーと直接通話できる機能です。ボタン1つで通話できるため、電話の手間も省けます。画面共有などの機能があれば、急に必要になった資料もすぐに共有できます。
グループメンバーとビデオ・音声通話をすればweb会議ツールとしても使えるので、テレワークや出張中の社員とも円滑にコミュニケーションをとることが可能です。
タスク管理
チャットのやり取り内で発生したタスクをToDoリストとして管理する機能です。チャットメッセージをタスクとして登録すれば、自動でタスクが収集・整理してToDoリストが作成されます。関係者同士でタスクの進捗状況を共有・リマインドすることで、タスク重複や抜け漏れを防ぐことができます。
ファイル共有
業務で利用するexcelやpdf・画像ファイルなど、様々なファイルをチャット上で自由にアップロード／ダウンロードできる機能です。リアルタイムでの情報共有だけでなく、後からファイルをダウンロードして確認することもできます。
ビジネスチャットと働き方改革
ビジネスチャットの活用により、いつでも、どこでも社内外のメンバーとコミュニケーションがとれるようになります。誰もが働きやすい職場作りや、生産性向上・従業員の満足度向上といった「働き方改革」を推し進めるツールとして、ビジネスチャットは大きな役割を果たします。
ビジネスチャット活用で不要になる業務
ビジネスチャットを活用することで業務効率化が可能です。具体的には、以下のような業務削減・効率化が期待できます。
・ビジネスメール：形式的なやり取りが不要となり、送受信や長文メールの作成・確認にかかる時間が大幅に削減される。
・会議：チャットまたはビデオ通話で代替できるので、会議時間はもちろん会議室予約や資料準備の業務が削減可能。対面会議の頻度が減るので会議室スペースの有効活用もできる。
・電話：相手の時間都合に関わらず情報共有ができる。電話の場合は「言ったor言わない」でトラブルになることもあるが、ビジネスチャットは履歴が残るので聞き逃しや認識齟齬が生まれにくい。
ビジネスチャット導入事例
ここからは実際にビジネスチャットを導入した3社の事例を紹介します。導入前の問題・課題と、導入後にそれらがどう解消・改善したのかを解説するので、導入を検討されている方は参考にしてください。
株式会社船井総合研究所
国内独立系コンサルティングファームである船井総合研究所では、従来紙やexcelで管理していたタスクをビジネスチャット上で管理しています。チーム全体で「タスクの見える化」がされたことで、抜け漏れ防止だけでなく上長による支援が受けやすくなり、業績アップに繋がりました。
また、お客様・外部パートナー企業との連絡にビジネスチャットを活用しており、月1回などの定期訪問以外にも頻繁にコミュニケーションをとることが可能です。顧客接点の拡大やサービス向上に効果が見られました。
参照：Chatwork導入事例
株式会社ラデックス
ITインフラの導入・開発保守を行う株式会社ラデックスでは、従業員が客先常駐となることが多くコミュニケーションに課題を抱えていました。客先と本社のやり取りにビジネスチャットを導入した現在では、コミュニケーションロスが大幅に減り、現場での問題発生時などの緊急時にもスピーディーな対応が可能です。
同時に従業員の多様な働き方を支援しており、今般の新型コロナウイルス流行時には9割以上の社員がテレワークを実施しました。
参照：Chatluck導入事例
株式会社ISO総合研究所
株式会社ISO総合研究所では、社内外のメール・電話コミュニケーションをビジネスチャットに代替し業務効率化を実現しました。返信ハードルが高く迅速な対応が困難なメール、やり取り履歴が残らず複数メンバーとの情報共有が出来ない電話の欠点が解消されました。
社内のコミュニケーション改善に大きな効果があったため、お客様とのやり取りにもチャット利用を進めています。既に導入したお客様企業では、スピーディーで密なコミュニケーションによりサービス満足度の向上や売り上げアップなどを達成しました。
参照：Chatwork導入事例
導入の際には目的・ルールの設定を
業務効率化や働き方改革に大きな効果が期待できるビジネスチャット。しかし、メリットを十分に教授するためにはいくつか注意すべきこともあります。
・導入目的や期待する効果を明確にし、利用者全員に共有する
・利用時間帯や投稿規約、メンバーの権限付与など、利用ルールを整備する
・既存のビジネスツール（電話やメール、タスク管理ツール等）との使い分けを明文化する
社員の協力が無ければ現場が混乱するだけで、ビジネスチャットの導入がムダになってしまいます。現場の業務を正しく理解し、適切なルール策定や運用を心がけましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
