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2020.07.09

【コンタクトセンター問い合わせ日記③】クラウドPBXとテレワークについて|トラムシステム

働き方改革やコロナウイルスの影響により広がっているテレワーク。その実施のために必要な設備として、クラウドPBXが注目を集めています。クラウドPBXがテレワーク実施にどのように活用できるのかについての問い合わせは様々ありますが、今回はその中でもよくある質問についてまとめました。
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クラウドPBXとテレワークについて

Q.クラウドPBXはテレワークに使えますか?

A.インターネット回線を通じて電話設備を利用するクラウドPBXは、在宅やサテライトオフィスなどからのテレワークにも適しています。

テレワーク実施にクラウドPBXをおすすめしている理由は主に3つあります。

1つ目は、チャットやビデオ会議機能などのUC機能によりテレワーク下においてもコミュニケーションを円滑にすることができる点です。

2つ目は、クラウドPBXでは社員が保有するスマートフォンを業務用端末としても利用できる点です。個人端末の業務利用のことは、Bring Your Own Deviceの頭文字をとってBYODと呼ばれます。

BYODをすることで、個人の業務用端末を用意することなく、内線電話を使った社員同士の連絡手段を確立することができます。

3つ目は、導入工事が不要で短期間で利用開始ができる点です。インターネット回線があれば利用ができるクラウドPBXは、スピード感を持って導入ができます。

Q.テレワーク下での連絡手段について、メールや電話などの従来の連絡手段にZoomなどのWeb会議ツールを加えれば十分な気がするが、その方法よりもクラウドPBXが良い理由はありますか?

A.クラウドPBXの大きなメリットは、電話、メール、チャット、ビデオ会議といったあらゆるコミュニケーション手段がクラウドPBXという1つの設備の中に統一化されていることです。

確かにメールや電話などにZOOMやSkypeなどのWeb会議ツールやLINE、Slackといったチャットツールを導入することもできるでしょう。しかし、複数のツールを使い分けなければいけないストレスや手間を考えると、統一化されているクラウドPBXの方が業務効率化やコスト削減に繋がる可能性が高いのです。

Q.まずは一部の部署を対象にテレワークを導入して、順次他の部署にも展開していきたい。IDやユーザーの契約はどうすればいいですか?

A.クラウドPBXでは、契約するIDやユーザー数によって月額の利用料金が変わります。設定の変更はブラウザから簡単にできるので、まずは必要なID数のみご契約ください。トラムシステムのクラウドPBXの場合、1ユーザーあたりの利用料金は次の通りです。

1ユーザーあたりの利用料金

Q.BYODはどうやってするんですか?

A.BYODは対象の端末にアプリをダウンロードするだけで利用を開始できます。スマートフォンの他にタブレット端末から利用する場合についても、アプリをダウンロードして利用します。

Q.従業員個人の端末を業務に使うことに不安があります。セキュリティなどは大丈夫ですか?

A.確かに従業員個人の端末を業務利用するBYODは、会社で専用端末を用意するケースと比べてセキュリティリスクは高まります。しかし、適切な対策を取っていれば問題はありません。

具体的には、盗難や紛失が発生した時の情報漏えいを防ぐための強力なパスワードの設定や生体認証、MDM(Mobile Device Management)と呼ばれる端末管理サービスなどがあります。

それ以外にも、トラブル発生時の対応マニュアルの準備や社員へのセキュリティ教育、ヘルプデスクの設置などの対策も必要でしょう。

Q.クラウドPBXの導入には初期費用がかかると聞いているが、なるべくコストを抑えるための方法はありますか?

A.クラウド型のPBXはオンプレミス型よりも初期費用が抑えられますが、サービスの利用開始にあたっては設定費用などの初期費用が発生する場合もございます。

コスト負担を減らすためにおすすめしているのが補助金・助成金の利用です。クラウドPBXの導入に利用できる制度は次の通りです。

・時間外労働等改善助成金(テレワークコース)
・新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース
・IT導入補助金
・事業継続緊急対策(テレワーク)助成金 *東京都限定の制度

助成金・補助金の申請手続きについては、ベンダーからのサポートを受けられます。

※各制度の詳細についてはこちらの記事にて詳しく解説しています。

Q.スピード感を持って導入していたいが、クラウドPBXの導入にはどれくらいの期間を見積もっていればいいですか?

A.クラウドPBXの導入までのスケジュールについては、まず要件などのヒアリングからご提案までに1週間ほど頂きます。その後、発注頂きましたら現地調査をしてから回線や機器の手配に最大2,3週間ほどかかります。

回線・機器の手配が完了しましたらシステムの準備を行い、開通納品作業を経て利用開始となります。

システム側の準備と並行して、お客様側の移行準備として社内向けのマニュアル整備などをして頂く必要がございます。

【解説】UC機能でテレワーク・働き方改革を促進

クラウドPBXの特徴であるUC機能は、テレワークや働き方改革を促進します。メールや電話などの従来の連絡手段に加え、チャットやビデオ会議、ボイスメッセージ、プレゼンス(在席確認)機能などによって、離れた場所同士であっても円滑なコミュニケーションを実現します。

インターネットがあればすぐに利用開始できる点も、クラウドPBXの導入が進んでいる理由です。

専用のアプリをダウンロードすれば、社員個人のスマートフォンを業務用端末として利用(BYOD)したり、パソコンやタブレットから内線・外線電話をかけることも可能になります。

従来のビジネスフォンの機能をパワーアップさせ、さらにチャットやビデオ会議などの現在のコミュニケーションツールをプラスしたものが、まさにクラウドPBXなのです。



WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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