Web会議とは｜席から移動する事なく会議に参加｜トラムシステム
ITRMarketViewの調査によると、Web会議の市場規模は年々大きくなっていて、2018年には100億円規模になると予測されています。データにより数多くの企業からWeb会議が関心を集めていることが分かりますが、まだまだWeb会議がどのようなツールなのか詳しく分からない方が多いはずです。コミュニケーションを加速させ、未来のビジネスを一変させることになると市場から注目されているWeb会議とはどのようなツールなのでしょうか。
目次
Web会議とは
Web会議の目的や仕組み、使用可能なデバイスについて説明します。まずは概要をつかみ、どのようなツールであるのかおおまかに理解しましょう。
Web会議で使用可能なデバイス
Web会議はパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスで使用可能です。Web会議のほとんどはユーザーがサブスクリプション方式によって利用する権利を借り、契約期間中月額料金を支払う形でのビジネスモデルが主流で、各自が持っているデバイスにアプリをインストールすることで利用することができます。
アプリで利用することで、社員一人一人がプライベートで使用しているスマートフォンにWeb会議のアプリをインストールして利用することも可能であるため、とても簡単に利用を開始できます。
Web会議を利用する目的
Web会議の目的は、その場にいない人とのコミュニケーションを濃密にすることです。Web会議に参加できるデバイスさえあれば、日本に限らず世界中のどこにいる人とでもコミュニケーションを図ることができます。ただ遠く離れた人とコミュニケーションが取れるというのではなく、コミュニケーションの濃度がメールや電話といった従来のツールとはまるで異なります。
現状でもメールで文章やファイルのやり取り、電話で音声でのやり取り、Google Driveなどのオンラインストレージサービスで文書などのファイル共有、チャットアプリならば音声やチャットでのやり取りが可能です。しかし遠く離れた場所にいる社員とのコミュニケーションを図るためのツールとしては十分とはいえず、細かなことを確認する上で食い違いが発生するリスクが高いです。また上記のツールを利用する場合、別々に利用せざるを得ず、電話番号やメールアドレスやチャットアプリのIDを交換し、用途に応じて使い分ける必要があります。
遠隔地の人とコミュニケーションが図れるツールとしては他にTV会議がありますが、TV会議は画質や音質のレベルが高く、臨場感のある映像でのやり取りがリアルタイムで可能ではあるものの、TVの前でしか会議ができないという欠点があります。Web会議を利用することで、TV会議の持つ映像を利用した高いレベルでのコミュニケーションと、メールやチャット、電話などの従来のビジネスツールが持つ利点を組み合わせてビジネスで利用することが可能になります。
しかもWeb会議にアクセスさえすれば、メンバー間で電話番号やメールアドレスをいくつも教え合う必要がありません。資料の共有やリアルタイムでの編集もでき、Web会議を利用すれば参加者が間近にいるのとほぼ変わらない密なコミュニケーションを実現します。
Web会議の仕組み
Web会議はサーバーとデバイスをオンラインで接続することによって、異なるデバイス同士の接続を可能とする仕組みです。TV会議のようにPoint to Point、つまり拠点間のみの接続とは異なり、インターネット回線を利用した接続方式なので、デバイスがありインターネット回線が繋がっていれば、世界のどこにいてもWeb会議を利用することができます。
各デバイスでアプリなどのソフトウェアをダウンロードすることで利用が可能になり、ログイン機能によってユーザーの識別を行います。ログインすることでWeb会議の各機能を利用することができ、ログインユーザー以外の利用はできません。
Web会議が注目される理由
Web会議が注目されている理由は、企業内の働き方改革を実現させるツールだからです。政府が働き方改革の実現を提言していることもあり、大企業に限らず、多くの企業が働き方改革に取り組んでいます。働き方改革を実行する上で大切なことは、企業にいかにしてイノベーションを起こすかですが、イノベーションは最新のテクノロジーを導入することで簡単に実現することがあります。Web会議を導入すれば、移動などコミュニケーションを図る上で本来発生したはずの様々なコストを削減することができます。
社員間のコミュニケーションコストが削減できれば、他のことに割く時間も作れるため、自然と企業の在り方が変わってきます。Web会議を導入し、積極的に使いこなせば間違いなく社内に変革が起こるので、年々Web会議を導入する企業は増えていますし、注目されているのです。
Web会議でできること
Web会議を利用することで、利用以前とはどのようなことが変わってくるのでしょうか。Web会議を導入することで何がどう変わるのか、具体的に説明します。
場所を選ばず会議ができる
Web会議を利用することの醍醐味といえば、場所を選ばずにどんな場所でも会議が可能になることです。もちろん会議を行う上で、余りにも周囲が騒がしいような場所は避けるべきですが、静かで会議の邪魔にならない場所さえ確保できれば、どのような場所でも各自が持っているデバイスを利用することで会議を行うことができます。
会議への参加に移動を必要としない
TV会議に参加するには、会社の中の会議室などのTVがある場所に全員が集まる必要がありました。たとえ拠点間で違うところにいても繋がれるとはいえ、余り社内にいることが少ない社員や社外の委託業者などは参加することが難しい場合があります。しかしWeb会議ならばお手持ちのデバイスからすぐに接続できるため、会議に参加するために特定の場所へ集まる必要がありません。近距離で静かに会議に参加できる場所さえ確保できればいいのです。
時間に縛られない在宅ワークが可能に
どんな場所でもコミュニケーションが図れるということは、社員がオフィスに集まらなくても自宅でできるようなことは自宅で業務可能になるということです。分からないことはWeb会議で社員間で確認すればよく、パソコンでの業務がメインである場合など、ほとんど出社の必要がありません。つまり時間に縛られない在宅ワークが可能になり、社内での働き方に多様性が生まれます。
遠隔地との面接やカウンセリングも
Web会議の利用方法は会社内でのコミュニケーションにとどまりません。例えば面接会場に何らかの理由で来られない遠隔地の人とWeb会議を通じて面接を行うことができます。また医師の診察やカウンセリングなど、本来ならばサービス提供者とサービスを受ける人が同じ場所で対面しなければ成立しなかったようなサービスをオンライン上で提供することも可能になります。
そのため、Web会議を利用することでオンライン上での英会話や個別塾などを開業することもできるようになりました。もし新たにオンラインサービスを業務として始めるならば、Web会議の利用は欠かせません。
取引先のクライアントとの打合せ
取引先間でWeb会議を利用すれば、他社のクライアントとの打合せがWeb会議上で可能となります。業務上大切なことはまだまだ対面での打合せが必要だとは思いますが、簡単な用事などはWeb会議を利用することで簡単に済ませることができます。
大規模な会場でペーパーレスで資料共有
大規模な会場で資料を配付する必要がある場合など、事前に会場に配れる程度のタブレットを用意しておけば紙の資料を用意しなくても参加者と資料の共有ができます。タブレットを用意しなければいけないのが大変ではありますが、タブレットの設定さえしておけば複数会場でイベントを行うときなど、使い回しができてとても便利です。プリントを印刷するコストは枚数が少ない内は気になりませんが、紙の枚数が多くなればなるほどコストがかかってしまうものです。ペーパーレスを実現させることができれば、コストの削減が可能になります。
遠隔地の様子を生中継できる
ライブでリアルタイムに遠隔地の状況を伝えたいときなどにWeb会議は便利です。例えば地方の拠点にいる社員が本社へ拠点の状況を伝えないといけない場合など、紙の資料や口答だけでは絶対に伝わらないような細かなところまで説明することが可能です。現場の様子を即座に説明しなければならないとき、ほとんどのケースではいまだに電話が利用されているのではないでしょうか。しかしWeb会議を用いれば、現場へ足を運ばずとも現場の様子を共有することができます。
Web会議は手軽なコミュニケーションツール
Web会議はお手軽なコミュニケーションツールとして様々に活用することができます。導入することできっと社員一人一人のコミュニケーションの在り方が変わり、社内の働き方改革を実現するでしょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
