テレワークにおすすめツール・システム6選丨補助金制度についても解説｜トラムシステム
リモートワーク、テレワークで「コミュニケーションが取りづらく連帯感が生まれない」「勤務状態を把握しにくい」といった悩みをお持ちではありませんか？実は、リモートワークシステムのみを導入しても効果的な運用は困難です。この記事では、テレワークでの業務を円滑に進めるためのおすすめツールを紹介します。
目次
テレワーク・リモートワークとは
インターネットやITツールを利用し、オフィス以外での労働を可能とするテレワーク。従来はIT系・クリエイティブ系で見られる働き方でしたが、新型コロナウィルスの流行により、一般社員への適用が急激に進んでいます。数百人の従業員を抱える企業が「全社員にリモートワークを適用する」と発表する例も珍しくなくなっており、今後の企業運営に欠かせない要素と言えるでしょう。
テレワークの対象となる空間は、従業員によって様々です。
・自宅
・移動中の電車やバスの社内
・宿泊しているホテル
・サテライトオフィス(企業が本社から離れた場所に設置したオフィス)
これまでとは違った環境下での労働となり、報告や勤怠管理など、今まで容易だった業務が難しくなります。そのため、それらの代替となるツールの導入が必要です。
従業員にとってのテレワークのメリット
テレワークを導入することで、従業員には以下のメリットがもたらされます。
1.ワークライフバランスの改善
通勤・退勤の必要がなくなり、総労働時間が削減できます。空いた時間を睡眠や趣味に費やし、プライベートを充実させることも可能です。従来の働き方より自由度が高まり、ワークライフバランスが大幅に改善されます。
2.ライフスタイルの変化に対応できる
住居の移転、出産、介護といったライフスタイルの変化が発生しても、勤務を続行できます。従来なら退職を余儀なくされていた環境でも働けるため、経済状況に不安を抱えることもありません。近年流行している副業やWワークも実行しやすくなります。
3.業務効率化
急な来客対応などオフィスで発生しやすい業務がなくなり、自身の業務に集中できます。結果、業務効率や生産性の向上が可能です。厚生労働省の調査によると、テレワークで業務に集中できる時間はオフィス勤務の1.8倍となっており、生産性の高さが伺えます。
参照：テレワークを導入すると生産性が落ちませんか。（厚生労働省）
会社にとってのテレワークのメリット
企業にとっても、テレワークがもたらすメリットは魅力的です。
1.コスト削減
従業員をオフィスで働かせる必要性が減少するため、テナント料や交通費を削減し、コストを浮かせることができます。浮いた費用を新規事業立ち上げや採用活動といった別の業務へ転用することも可能です。
2.定着率改善
ワークライフバランスの改善や働き方の多様化により、社員の離職が減少し、定着率改善につながります。企業の外部評価も高まるためスキルの高い社員の採用も可能です。
3.災害対策
パンデミックや巨大地震などの災害でオフィスが利用できなくなっても、従業員に在宅勤務を命じ、事業を継続させられます。災害発生時の復旧や中核事業の保全を事前に計画するBCP（事業継続計画）に欠かせない存在です。
テレワークでのよくある課題
多数の魅力的なメリットを持つテレワークですが、運用を成功に導くには、乗り越えるべき課題がいくつか存在しています。課題を乗り越えられず、テレワーク導入が失敗に終わった企業も少なくありません。発生するリスクや問題をどう乗り越えるか？を事前に検討し、対策する必要があります。
セキュリティリスク
テレワークに移行すると、オフィスでの管理下から離れるため、セキュリティリスクが増大します。発生が考えられるリスクは、以下の通りです。
・パソコンやUSBなど機密情報を保存している媒体を紛失する
・悪意を持った第三者にネットワークに侵入される
・ウィルスやマルウェアに感染する
・情報の持ち出しといった内部不正が発生する
・更新されていないアプリケーションをそのまま利用してしまう
これらを完全に防止するためには、セキュリティ対策の強化だけでなく、テレワークを行う社員一人一人のITリテラシーを高める必要があります。
コミュニケーションロス
社員が報連相の欠如や連帯感の低下といったコミュニケーションロスを起こす場合もあります。考えられる要因は、以下の通りです。
・コミュニケーション方法の変化に対応できていない
・テレワーク用のツールを使いこなせていない
・これまで短時間で終了していた報告や相談を行うのに時間がかかる
特に年配の社員が適応に苦慮するケースが多く、業務に支障をきたすだけでなく、テレワーク疲れと呼ばれるストレス状態に陥いる可能性もあります。
社員間の不満
テレワークそのものに、社員が不満を抱くリスクも存在します。
・情報が出回らず、会社の雰囲気がつかめない
・テレワークで自分の働きぶりがきちんと評価されるか不安
・1人での勤務が連続し、孤立感を感じる
他の社員と顔を合わせられないまま続ける労働がストレスとなり、不安や不満に繋がってしまうのです。このような事態を防ぐため、社内の意識改革、適切な運用ルールの設定、情報共有の徹底などが求められます。
テレワークにおすすめツール
このようなリスクを防止し、新しい働き方に対応するためには、テレワークに適した環境を整備することが必要です。そのため、テレワークの機能を補完するツールを導入する必要があります。特に重要なツールは、以下の4つです。
・クラウドPBX
・Web会議システム
・ビジネスチャット
・勤怠管理システム
テレワークシステムに加えこれらのツールも合わせて導入し、コミュニケーションロスやストレスのないテレワーク体制を構築しましょう。
クラウドPBX
オフィスでのみ可能だった電話応対をリモートワークに適用するのが、ビジネスフォンのPBX(電話交換機)をクラウド化したクラウドPBXです。テレワークの場合、ビジネスフォンの代わりに社員のスマートフォンを端末とするBYOD(Bring Your Own Device）が流行しています。スマートフォンでも代表電話番号による受発信、転送、内線通話が可能なため、ビジネスフォンと同じ感覚で利用可能です。
また、以下のようなメリットも存在します。
・テレワーク環境下でも内線通話が無料で行える
・電話、チャット、メールを一つに統合するUC(Unified Communication)が使える
・工事費用で安価に導入可能、運用コストも従来のビジネスフォン+PBXより安価
デジタルコミュニケーションが必須となるテレワークにおいて、必須のツールと言えます。
Web会議システム
従来行われていた対面での会議を再現するWeb会議システムも、テレワークに欠かせません。パソコンのカメラとマイクを利用してリアルタイムでの会話が可能となるだけでなく、画面や資料の共有も容易です。議事録を自動で作成してくれるシステムも存在します。
似たようなシステムであるテレビ会議システムとの違いは、コストの安さです。Web会議システムは、テレビ会議システムでは必要な数十万円する専用機器が不要で、システムをダウンロードすればすぐ利用できます。自宅で大規模な機材を設置できないテレワークでは心強い存在です。
ビジネスチャット
社員同士が気軽にコミュニケーションを行うためのツールとして、ビジネスチャットも欠かせません。事前のセッティングが重要なWeb会議システム、作成に時間がかかるメールの欠点を補い、スピーディなコミュニケーションを実現します。
ただし、LINEなどのプライベート利用がメインのチャットツールは、ビジネス利用には適していません。セキュリティを強化した、ビジネス用のチャットツールを利用する必要があります。
・Slack
世界中にユーザーのいる定番のビジネスチャットツール。プロジェクトやチームごとにチャンネルを作成できる。
・Chatwork（チャットワーク）
チャットだけでなく音声通話やビデオ通話も可能な国産のチャットツール。Chatworkユーザーであれば会社などの組織の枠を超えてやり取りができる点が魅力。
・Microsoft Teams
ExcelなどOffice 365 ツールと連携機能が特長。Microsoft製品のユーザーにおすすめ。
・LINE for Business
個人用のLINEにセキュリティや管理権限を強化させ、法人向けに改良した製品。LINEの使い勝手に慣れている人tにおすすめ。
これらのビジネスチャットツールの中から、自社の環境に適した種類を選択しましょう。
勤怠管理システム
従来のタイムカード形式では勤怠管理が困難なため、Webブラウザやスマートフォンアプリから入力できる勤怠管理システムも必要です。従業員は手軽な打刻が可能、管理側は集計が自動化され業務効率化を実現というメリットが存在します。人為的な操作が不可能なため、残業時間や有給取得状況の管理も容易です。
人気を博しているツールとして、以下の2種類が存在します。
・ジョブカン勤怠管理
50,000社以上の導入実績がある勤怠管理システム。月額200円から利用できる安さ、大企業でも利用できる拡張性の高さ、あらゆる打刻方法に対応する機能性の高さが特徴。ログイン制限や脆弱性診断など万全のセキュリティも備えており、初めて勤怠管理システムを導入する企業におすすめ。
・人事労務 freee
給与計算、勤怠管理、労務管理を一挙に行えるシステムで、中小企業を中心に多数の導入実績あり。他社システムとの連携機能、経験豊富なスタッフによる充実サポート、金融機関レベルの強固なセキュリティが特徴。人手不足の中小企業や個人事業主におすすめ。
いくつかのツールを比較し、コスト面、機能面で優れているツールを選択しましょう。
テレワーク推進に利用できる補助金・助成金制度
テレワークを導入する際にぜひチェックしたいのが、政府や東京都から支給される補助金、助成金制度です。
元々企業でのテレワーク勤務を推進させるための制度でしたが、近年は新型コロナウィルス対策の側面も帯びています。どちらも返済義務はありませんが、補助金は一体の基準を満たすだけで支給されるのに対し、助成金は審査をクリアしなければならない点に注意しましょう。
*ここで紹介している補助金・助成金制度に関する情報は2020年8月時点のものです。情報は随時更新される可能性がありますので、公式サイトなどで最新情報をご確認ください。
1.働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）
厚生労働省が、労働時間設定見直しやワークライフバランス改善を目的としたテレワーク導入を目指す中小企業に対し、費用の一部を助成する制度です。
通常は補助率2/1、上限300万円ですが、事前に設定した成果目標を達成すると補助率3/4、上限400万円となります。
2.働き方改革推進支援助成金（新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース）
厚生労働省が、新型コロナウィルスの流行を受けて整備した中小企業向けの助成金制度です。基本は働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）と同じですが、成果目標の要件はなく、補助率2/1、上限100万円が一律で支給されます。
3.事業継続緊急対策（テレワーク）助成金
都内企業のテレワーク環境整備を目的として、東京都が整備した助成金制度。都内の中小企業や中堅企業に対し、限度額250万円までなら100％支給されます。
テレワーク機器の購入費やクラウドサービスの利用料が支援の対象です。
4.IT導入補助金
経済産業省が主催している補助金制度。テレワークツールを含むIT機器導入の際、A類型なら30万〜150万未満、B類型なら150万円～450万円の範囲で補助率2/1の金額が補助されます。日本の中小企業・小規模事業者が対象です。
まとめ
テレワークの運用を成功させるには、コミュニケーションや通信を補助するためのツールが不可欠です。テレワークシステムと併せて導入し、運用開始時のコミュニケーションロスやトラブルを防止しましょう。コストの増加が気になる方は、テレワーク関連設備の助成金や補助金制度の利用も検討してください。
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WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
