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2021.06.09

クラウド / 耐用年数 / 会計処理 / ビジネスフォン /

耐用年数を過ぎたビジネスフォンはクラウドPBXに!違いや乗り換え方を解説|トラムシステム

ビジネスフォンの老朽化や故障でお悩みではありませんか?ビジネスフォンには法律で定められた法定耐用年数が存在しており、それを超えて利用することはトラブルの原因となります。
そのような場合におすすめなのが、インターネット回線を利用したクラウドPBXへの乗り換えです。法定耐用年数やクラウドPBXへの乗り換え方法について詳しく解説するので、ビジネスフォンの老朽化にお悩みの方は是非ご覧ください。

ビジネスフォンの法定耐用年数

法定耐用年数とは、機器や設備に設定された資産的価値があるとされる期間のことです。ビジネスフォン関係は「事務機器・通信機器」に該当しており、法定耐用年数はこのようになっております。ただし、新品で購入した場合です。

・ビジネスフォン及びPBX(主装置):6年
・電話ケーブル:10年

この耐用年数を過ぎるとメーカーのサポート期間が終了するケースが多く、故障が発生しても自己負担となります。古い機種の場合、修理もできず全て入れ替えが必要な場合もあるので注意が必要です。6年ごとに設備を更新するのは大きな負担となるため、中小企業は中古品、レンタル、リースを利用する傾向が見られます。近年は、クラウドPBXに更新するケースも増加中です。

ビジネスフォンの本当の寿命

法定耐用年数では6年となっていますが、ビジネスフォンの実際の寿命はどのようになっているのでしょうか。

利用状況にもよりますが、大事に扱えば10~15年、最大で20年利用できるといわれています。しかし、設置環境や利用頻度によって変動するので、コントロールするのは容易ではありません。一定期間を過ぎると故障も頻発するので、その都度修理しているとコストがかさんでしまいます。交換すべきと判断した際は、早めに実行するのがおすすめです。

ビジネスフォンの中でも壊れやすい部分

ビジネスフォンの中でもっとも壊れやすいのは、電話機本体ではなく、回線の振り分けを行うPBX(主装置)です。

ホコリの侵入、CPUや配線の劣化などが起きやすく、電話機より早めに限界を迎えてしまいます。PBXが故障すると業務全般に支障をきたしてしまうので注意が必要です。現在は機器がなくてもPBXの機能を利用できるクラウドPBXが注目を浴びています。

耐用年数を超えたビジネスフォンを利用するリスク

コストや入れ替えにかかる手間を考え、耐用年数を超えてビジネスフォンを利用している企業は多数存在しています。ただし、その場合は様々なリスクにさらされるので注意しましょう。ビジネスフォンの維持が企業経営にとってプラスの影響をもたらすか否か、見極めることが重要です。

メーカーのサポート終了

長期間利用しているビジネスフォンは、メーカーサポートが終了しているケースがほとんどです。サポートが終了している場合、故障した際の修理費用は自己負担となるため、多額のコストが発生してしまいます。最悪の場合は修理受付すらできず、全設備交換となるケースも存在するので注意しましょう。

部品がなくて修理ができない

各メーカーでは、製造打ち切りとなった製品の修理部品を一定期間保管しています。ですが、保管年数の目安は製造打ち切りから7年となっており、それを過ぎると入手が困難です。ビジネスフォン本体だけでなく部品にも寿命がある点に留意してください。

突然壊れる可能性がある

ある日突然停止してしまい、電話業務が一切できなくなる可能性もあります。チャットやメールが発展しているとはいえ、企業の連絡手段として電話はいまだに重要です。それがストップした場合、業務への影響は小さくありません。コンタクトセンターを運用している場合、被害はより深刻なものとなります。

法定耐用年数を目安に買い替え

上記のリスクを考慮した場合、法定耐用年数である6年(新品の場合)を目安として、電話設備を買い替えるのが安心と言えます。ただし、再びビジネスフォンとPBXを導入するのはコストがかさむだけでなく、業務効率も向上しません。そのため、将来を見越してコスト面や機能面で優れるクラウドPBXに乗り換える企業が増加しています。

ビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換えよう

これまでビジネスフォンの法定耐用年数について解説してきましたが、弊社がおすすめするのはクラウドPBXへの乗り換えです。クラウド化によって機器が必要なくなるため、法定耐用年数や老朽化といった課題をクリアできるだけでなく、コスト削減や業務効率化も達成できます。

クラウドPBXとは

クラウドPBXは、これまで機器が必要だったPBX(主装置)をクラウド上に設置し、インターネットを通じて利用できるようにしたシステムです。

物理機器が存在しないため、そもそも耐用年数という概念がありません。(ただしクラウドPBXを提供するベンダーが何らかの事情によってサービスを終了する可能性は存在します。)短納期で設置できるだけでなく、コストの安さやオプション機能の豊富さもあり、従来のビジネスフォンを代替する存在です。

クラウドPBXとビジネスフォンの違い

クラウドPBXとビジネスフォンとの違いは、以下のようにまとめられます。

・事業拡大の柔軟性
設置するのに機器と配線が必要で手間がかかるビジネスフォンに対し、全てがデータベースに保存されているクラウドPBXの方が柔軟性で勝ります。

・機能やサービス
数年ごとに更新が求められるビジネスフォンとは違い、クラウドPBXはオンライン上でアップデートされるため常に最新の状態です。

・多様な働き方
オフィスでの運用が基本となるビジネスフォンに対し、クラウドPBXはサテライトオフィスや自宅といった多様な場所での労働に対応可能です。

・コスト削減
機器が古くなれば多額の保守費用が必要となるビジネスフォンに対し、クラウドPBXは安価な月額費用のみで利用できます。

・災害からの復旧スピード
破損した機器の買い替えや再設置が必要なビジネスフォンとは違い、インターネット回線さえあれば復旧可能です。

・多様なコミュニケーション
SNSやチャットツールへの対応が難しいビジネスフォンに対し、クラウドPBXはUC機能を利用して多様なコミュニケーション手段を得られます。

企業の業務効率化や持続的成長を成し遂げたい場合、クラウドPBXへの乗り換えがおすすめです。クラウドPBXとビジネスフォンの違いについては次の記事でも詳しく解説しています。合わせてご覧ください。

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換え方

ビジネスフォンからクラウドPBXへと乗り換える場合、どのような経過で行われるのでしょうか。詳しく見てみましょう。

まず、現状を詳しくヒアリングし、それに応じた最適なプランをご提案いたします。ヒアリング~ご提案まで約1週間です。その後、問題なければ発注が正式に決定し、現地調査を行います。調査が終了すれば、2~3週間かけて回線及び機器手配を行った後、最後にシステム準備と納品作業を完了させて終了です。

まずはベンダー選びから

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える場合、システムを提供するベンダー選びが重要です。その際の3つのポイントを解説しましょう。

1.自社の企業規模
大企業向け、中小企業向けのクラウドPBXサービスが存在しているため、どちらがより自社にふさわしいか考えましょう。大企業向けのクラウドPBXは、回線数の無制限や多機能性を備えています。中小企業向けは、機能を最低限に絞っている分、料金の安さや納期の短さが主なメリットです。

2.利用機能やユーザー数
業務を回すのに必要な機能やユーザー数をカバーできているかを確認します。基本プランが安い場合、必要な機能が含まれていない可能性があります。サービスによっては、オプションとして機能の追加ができないケースもあるため注意が必要です。また、ユーザー数については、契約できる最大のユーザー数やその単位(1人単位での契約、10人単位での契約など)が異なります。

3.導入実績や口コミ
自社と特徴が似ている企業や同じ業界内への導入実績や良い口コミが豊富であれば、信頼性が高まります。一度契約したベンダーとは長い付き合いになるため、技術や料金だけでなくサービスの質も重要なポイントです。

問い合わせやヒアリングを徹底的に行い、信頼できるベンダーを見つけましょう。クラウドPBXのベンダー選びについては、次の記事でも詳しく解説しています。合わせてご覧ください。

まとめ

ビジネスフォンの老朽化や法定耐用年数に関する問題は、クラウドPBXに乗り換えることで解決できます。機器が存在しないので耐用年数に関して悩む必要がなくなり、コスト削減や業務効率化も実現可能です。信頼できるベンダーを選定し、ヒアリングを重ねながら乗り換えを進めていきましょう。

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WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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