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2020.12.16

リモートワーク / ガイドライン / やり方 / セキュリティ /

【ブログ】成功するテレワークへの道③具体的な取組みと効果(会社編)|トラムシステム

企業がテレワーク導入を成功させる道筋をブログ形式で紹介する記事の第3弾です。

第3回は、テレワーク導入時に発生する問題をどのように解決するべきか、活用すべきデジタルツールは何か、テレワークが企業に何をもたらすのかを管理者目線から解説していきます。本記事の解説をもとに、テレワークで企業、社員共に利益を得られる環境構築を目指しましょう。

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テレワークの定着化に向けた我社の取組み・結果

さまざまな課題が見つかったテレワークだが、我社も手をこまねいていたわけではない。他者の事例や専門家からのアドバイスをもとに、テレワーク定着化に向けた取り組みをいくつか実行した。大きな成果を上げた取り組みを6つピックアップしたので、自社のテレワーク定着化に課題を感じる方は参考にしてほしい。

コミュニケーション手段の確立

業務を行う上でミスやロスがないようにする、雑談や相談といった多様なコミュニケーションを可能とすることを目指し、コミュニケーション手段を複数確立した。また、業務を遂行する上で必要な工夫、社員同士交流を深め団結力を高めるための工夫を実行している。

・業務面の工夫
ビジネスチャット、Web会議システム、ファイル共有システム、グループウェアなど、コミュニケーションおよび情報共有ができるツールを多数導入した。また、上司が指示を与える時は成果物と目標を明確化するようにし、テレワークでもしっかり業務を成功できるようにする。他の人の状況を確認できないため、週に一度は業務内容や進捗状況を確認するオンラインミーティングを開催するようにした。

・交流面
雑談も大切なコミュニケーション。雑談専用チャットルームを開設し、好きな話題を社員同士で語れるようにした。メールやチャットだけでは声や姿を確認できないので、電話やWeb会議システムによるコミュニケーションも積極的に取り入れている。トラブルを防止するため、連絡を業務時間限定にするといったコミュニケーションルールも制定した。

これらの対策実行により「情報共有がうまくいかない」「他の人とコミュニケーション出来ないのが寂しい」といった悩みはぐんと減った。社員同士の接点をリアルと同じレベルとするために、オンライン飲み会や交流会といったイベントも増やしていきたいと考えている。

勤怠管理システムの導入

試験導入の際はメールで始業、就業を報告をしてもらっていたが、より客観的なデータを残すため、勤怠管理システムを導入することにする。パソコン画面のボタンを1クリックするだけで、始業と終業がデータとして残るシステムだ。

勤怠管理システムにより月の労働時間、残業時間、休暇の取得率などが一覧で見られるようになるだけでなく、テレワークで発生しがちな就業時間外労働に対する対策を取りやすくなった。テレワークを利用して柔軟な働き方を社員に提供したい企業は、勤怠管理システムが必須と言えるだろう。

システムを選ぶ際のポイントは、3つある。

・記録機能の充実さ
始業終業はもちろん、中断。休憩、中抜け、フレックス勤務といったあらゆる状況での記録に対応しなければらならない。

・作業状況の記録
作業中のパソコンをスクリーンショットで撮影するなど、テレワーク中の社員の状況を把握できるシステムであるのが望ましい。外回りを行う営業職社員なら、GPS機能を利用して動向を確認できるシステムがおすすめである。

・給与システムとの連動
勤怠記録は給与を算出するためにある。自社で給与計算システムを利用している場合は、それと連動できる勤怠管理システムであるのが望ましい。

タスク管理ツールの導入

社員が達成すべき目標や作成する必要がある成果物を明確にできるよう、タスク管理ツールの導入も行おう。プロジェクトの管理、ToDoリストの作成、コメントによる情報共有、ファイル共有などが行える。ツールの導入によって、業務効率化やモチベーションアップだけでなく、マルチタスクの適応スピードも向上した。

複数のシステムを試した結果、選び方のポイントは3つあるように感じた。

・機能面
他社商品との差別化のためさまざまな機能が付与されているが、問題は自社にとって必要な機能が存在しているかだ。目標達成のためには最低限の機能さえあれば十分な場合も多く、きちんと確認する必要がある。

・利用人数とコスト
「料金無料!」を謳うツールも存在するが、確認すると利用できる人数に制限がかかっている場合が多い。ある程度の人数になると結局コストがかかるので、初期費用やランニングコストに至るまできちんと確認しよう。

・分かりやすさ
多くの人間が使うツールとなるので、直感的に操作しやすい分かりやすさが重要となる。導入してから「使いづらい」という声が上がることのないよう、無料トライアル期間中に操作性をチェックしておこう。

オンラインストレージサービスの導入

テレワークで重要となるペーパーレス化を実現するため、オンラインストレージサービスも導入することとする。報告書や稟議書といった紙の書類をワード、エクセル、パワーポイントと言ったデジタルデータに変換し、手軽に共有することが可能となった。これにより、紙の書類の処理のためオフィスに出勤する必要がなくなっている。

個人でDropboxを利用している社員もいるようだが、個人用のサーバーではセキュリティに不安があるため、法人向けサービスを利用することにした。ファイル共有機能の他に、メール機能、スケジュール機能、ワークフローなどが一緒になった「グループウェア」の導入もおすすめだ。

個人用スマートフォンの業務利用(BYOD)

電話を使ったコミュニケーションも、テレワーク仕様に最適化しよう。テレワークの試験導入時、外部の人間とのやり取りが多い営業職は、個人のスマートフォンを通話に使っていた。これでは企業として管理しにくいだけでなく、プライベートの時間にも仕事の電話がかかるといったトラブルの原因となる。

対策として、個人用のスマートフォンを業務利用できるBYOD(Bring Your Own Device)サービスを導入した。スマートフォンにアプリをダウンロードすると、電話番号が個人用と業務用の2つ持てる。プライベートの時間に業務用番号に着信できないようにするなど、細かい設定も可能だ。BYODによって固定電話がほとんど必要なくなったため、通信費の削減にも繋がっている。

ただし、BYODによって発生した通話料金には注意が必要だ。営業職の場合は頻繁に通話するので、それなりの料金を自腹することになる。場合によっては、通話料金を自腹で支払う、ポケットwifiを提供するといった対策が実行しよう。

また、紛失や盗難によって社内情報が流出しないよう、セキュリティ対策にも気を配らなければならない。我社ではBYOD用の端末を一括管理するMDM(モバイル端末管理)、トラブル発生時に離れた場所からも対応できるリモートアクセスなどを導入している。

社員のメンタルケアも忘れずに

最後に、メンタルケア対策も取り入れる。1人暮らしなどテレワークでコミュニケーションが極端に減る社員たちから「寂しい」や「ストレスが溜まる」といった声が上がっていたからだ。もちろん、社員個人でストレスを溜めない工夫をしてもらう必要はあるが、会社としても対策はせねばならない。

メンタルケアで企業が行うべきなのは、メンタル不調を未然に防ぐ一次予防と、メンタル不調が発生した社員を早期発見する二次予防だ。一次予防ではメンタルに対する教育研修や情報提供、ストレスチェックを行う。二次予防では、定期的なコミュニケーションや相談体制の確立が必要だ。余裕があれば産業医を顧問医師として招き、予防のための健康体制づくりを行う。

テレワークが企業にもたらすものとは?

様々な取り組みを行った結果、弊社のテレワークは概ね順調に機能している。世の中の流行に乗って勢いで始めたテレワークであったが、実際にやってみると制度や体制などを整える必要があった。それに対応していく中で、企業の体制や仕組みが刷新できたと感じている。

今後もテレワークを継続することで、次のようなメリットを得られるはずだ。

優秀な人材の獲得

働く場所にとらわれない、状況や希望に応じた働き方を選択できるのは、優秀な人材の獲得につながる。また、介護や子育てといったライフスタイルが変化した社員に、退職以外のオプションを提供可能だ。結果、人手不足の現代でも人材を確保できる。

オフィスコストの削減

テレワークによって広いオフィスは必要なくなるため、オフィススペースの削減によるコスト削減が見込める。テレワークで代替可能な分野の拠点は、賃料の安い地方に移転させることも可能だ。

また、必然的に光熱費も削減されるため、トータルの削減効果はかなりのものとなるはずだ。総務省の調査によると、テレワークでオフィスの電力消費が1人当たり43%も削減可能だ。

企業風土の変革

日本企業は良くも悪くも社員はいかなる時でも出社して当然!という風土だった。テレワークによって、そのような風土の変革が期待できる。オフィスで目に見える範囲の社員に命令を下すスタイルからテレワークで目の前にいない人材をマネジメントするスタイルに変わるため、組織構造全体の改革も可能だ。

事業継続性の強化

通信手段として導入したクラウドPBXはBCP(事業継続計画)の作成にも役立つ。オフィスにビジネスフォンを設置するオンプレミス形式では、災害発生時に大きなダメージを負うだけでなく、オフィスの損壊によって事業継続が困難だ。

クラウドPBXはクラウド上に全データが保存されているため、災害が発生しても重要データを守ることができる。BYODを利用して電話やメールによるやり取りが可能なため、在宅勤務への以降も容易だ。各拠点の通信網を一括管理できるため、被害を受けた拠点への着信を本社に転送するといった対応も可能となる。

テレワークは企業のためのものでもある

第3回 まとめ

・テレワークによって発生する諸問題は、ツールの導入や制度改革によって解決できる
・テレワークを実施することは企業にとっても多数のメリットが存在する
・テレワークを成功させ、コスト削減や人材強化を図ろう

第4回に続く
*このブログはフィクションです。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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