【コンタクトセンター問い合わせ日記②】UC機能とスマートフォン連携について｜トラムシステム
クラウドPBXのUC機能やスマートフォンの連携は、クラウドPBXを導入する大きなメリットの一つです。ビジネスフォンにはない便利な機能によって業務の効率化が期待されています。今回は、そのUC機能やスマホ連携についての問い合わせを紹介します。
UC機能とスマートフォン連携について
Q.UC機能とは具体的にどのようなものですか？
A.UCはUnified Communicationの略で、日本語では「統合されたコミュニケーション」を意味します。UCとは電話やメールだけでなく、チャットやWeb会議などの様々な通信手段を1つに統合した機能です。
例えば、スマートフォンにダウンロードしたアプリからチャットを使って同僚とコミュニケーションを取ったり、Web会議で離れた拠点にいる人と会議を行ったりといったことは、クラウドPBXのUC機能によるものです。
それ以外にも、在席状態がわかるプレゼンス機能やボイスメール機能などもUC機能の一つです。
Q.電話だけできればいいと思っていたが、UC機能は導入すべきですか？
A.UC機能はクラウドPBXを導入する大きなメリットです。電話やメールといった従来のコミュニケーション手段だけでは、不便と感じることも多いことでしょう。
例えば、営業部など外出することが多い社員との連絡にはチャットを活用することで、商談などの都合を考えずにやり取りができます。また、クライアントとの会議をオンラインで実施することで、移動時間や出張費などを削減することもできます。
インターネット環境があれば利用できることもクラウドPBXならではです。テレワークやサテライトオフィスなどの新しい働き方が普及していく中、クラウドPBXがあれば自宅からWeb会議に参加したり、出張先のホテルや空港のwifiを使ってスマートフォンアプリを通じて社内の同僚と内線電話をしたりすることも可能になります。
Q.Web会議はどのデバイス（端末）からできますか？
A.トラムシステムのUNIVOICEでは、デバイスフリーでUC機能を利用可能です。スマートフォンやパソコン、タブレットから、ブラウザやアプリを通じて利用できます。
Q.クラウドPBXのWeb会議は、SkypeやZOOMと同じようなものと考えていいですか？
A.オンライン会議ツールという意味では同じですが、細かい仕様は異なります。具体的には、トラムシステムのUNIVOICEの場合、1つの会議で接続できるのは1対1の2デバイスです。複数拠点を繋いだ会議を実施したい場合には、オプションで可能になります。また同時に開催できる会議の上限数は、契約数となります。
Q.クラウドPBXとスマートフォンの連携について、どのようなことができるか教えて下さい。
A.クラウドPBXでは、スマートフォンに専用アプリをダウンロードすることでその端末を内線端末として利用することが可能です。具体的には、次のようなことが可能になります。
・スマートフォンから内線電話がかけられる
・スマートフォンから会社番号で発信ができる
・会社番号への着信をスマートフォンに転送できる
・チャット、ビデオ会議ができる
Q.スマートフォンを業務に使いたい場合、どうすればいいですか？
A.スマートフォンを業務利用されたい場合には、会社で業務用端末を用意する方法と、社員の個人スマートフォンを業務用端末として利用する方法の2つがあります。
個人で保有するスマートフォンを業務利用する方法はBYOD（Bring Your Own Device）と言い、端末を準備するコストをカットできるメリットがあります。一方、社員がプライベートでも利用する端末であることから、端末の紛失リスクや情報漏えいリスクはBYODの方が高いと言えます。
Q.BYODでは社員は業務用の通話に通話料を支払わなくて良いとのことだが、通信料はかかるということですか？
A.BYODをした場合、クラウドPBXのアプリを通じて行った内線、外線通話は会社負担となります。ただ、おっしゃる通り接続するための通信料は発生します。
プライベートでも利用しているため、どれくらいの通信量が発生しているのかは計算が難しいところですが、企業の対応としては次の3通りに分かれています。
1.通信料金の一部を一律で補助
2.Wi-Fiルーターを支給
3.何もしない
Q.BYODには興味があるので今後検討していくが、オフィスではこれまで通り固定の電話機を使いたい。どうすればいいですか？
A.もちろん、クラウドPBXでは従来通りの電話機を接続することも可能です。
UNIVOICEの場合、電話機はAvaya製の電話機、または一般のSIP電話機が利用できます。電話機はお客様側で用意頂いても構いませんが、当社から販売またはレンタル提供もしております。
【解説】UC機能はクラウドPBXの大きなメリット
クラウドPBXのUC機能は、これまでのビジネスフォンには実現できなかった新しいコミュニケーションを可能にします。
ダイレクトチャットやグループチャットによる場所や時間に縛られない気軽なコミュニケーションによって、円滑な情報共有と業務の効率化を実現。電話対応のために会社に残ったり、クライアントに電話をかけるためにわざわざ会社に戻る必要もありません。
スマートフォン内線化やBYODの導入、Web会議によるコスト削減も期待できます。
インターネットさえあれば使えるので、働き方改革などで広がるテレワーク（在宅勤務）にも対応できます。柔軟な働き方が実現されれば、育児や介護、配偶者の転勤などの都合で会社を辞めざるを得なかった人にも引き続き働いてもらうことが可能になるでしょう。
クラウドPBXの導入を検討される際には、ぜひUC機能に注目してください。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
