クラウドPBXとスマホアプリで出来ること丨音質とセキュリティは大丈夫？｜トラムシステム
クラウドPBXを導入すると、専用アプリを使ってスマートフォンやタブレットから様々なサービスを利用することができることは、クラウドPBXの大きなメリットです。しかし、具体的にどのようなことができるのか、全て把握してきれていない方も多いのが現状です。
本記事ではクラウドPBXのスマートフォンアプリでできることやアプリ通話の音質、セキュリティについて解説します。
目次
クラウドPBXのスマートフォンアプリで出来ること
クラウドPBXのスマートフォンアプリを利用することで、具体的にどのようなことができるのでしょうか。特にスマートフォンから会社番号で発信できる機能や、内線通話が可能となる点は便利なため活用したいところです。
１．スマートフォンで内線がかけられる
クラウドPBXのアプリケーションソフトを用いることで、スマホ内線化を実現することができます。
スマホに関しては会社から支給されたものや社員個人が保有するものがありますが、そのどちらでも専用アプリをインストールすることで簡単に内線を利用できます。ただしiPhoneやAndroidといった製品に関係なく、ある程度新しいOSでないとインストールしても利用できない可能性もあるためその点は注意してください。
このスマートフォンアプリを通じた内線通話は、データの通信量はかかりますが通話料は無料です。つまり、Wi-Fi環境があれば実質無料で内線通話ができるということです。
２．スマートフォンから会社番号で発信できる
専用アプリをインストールした個人スマホから会社番号で発信することができます。
携帯電話番号だと顧客に電話を掛けた場合不審に思われ、電話を取ってくれない場合もあるでしょう。また個人の携帯番号でかけてしまうと、次回から直接個人番号宛に電話がかかってきてプライベートとの切り分けが難しくなってしまうといった問題も出てきます。
個人の電話番号をビジネスには使いたくない、という要望は多くあります。ビジネスの相手に個人番号を知られてしまうことで休日や時間を問わず連絡が来る可能性があるためです。また、企業側としても機密情報である顧客の連絡先を個人の端末に保存しておくことはリスクです。
このような観点からも、スマートフォンから会社番号を発信できるメリットは大きいのです。
３．オフィスへの着信をスマートフォンに転送できる
クラウドPBXのアプリを通じて、オフィス宛の着信をスマートフォンに転送することができます。
以前は、NTTのボイスワープなどを使用して転送を行うのが主流でしたが、そのサービスには月額転送利用料や転送先への通話料が発生していました。一方、内線端末として登録しているスマートフォン間であれば、転送料金が発生することはありません。
転送は特定のスマートフォンではなく、部署内全員など複数人に行うこともできます。電話を受けられないことによる業務遅延やコミュニケーションロスだけでなく、機会損失を防ぐ効果も期待できます。
また、スマートフォンからスマートフォンへの転送を行えば、電話を別の担当者に対応を引き継ぐこともでき、業務をさらに効率化させるでしょう。
会社宛の電話が個人のスマートフォンに転送されることで、プライベートの時間にも電話対応をしなければいけないと心配される方もいるかもしれません。しかし、アプリでは時間帯を設定して休日や営業時間外には転送しないようにすることも可能です。
このスマートフォンへの転送機能は、顧客対応を担当するコンタクトセンターでもメリットを発揮します。自宅にいながら会社宛の着信が受けられることで、オペレーターはずっと会社に待機する必要がなくなり、在宅オペレーターとして働くこともできます。
４．社員同士でチャットができる
クラウドPBXの専用アプリを使用すれば社員同士でチャットをおこなうことができます。
連絡手段として主に使用されているメールでは、かしこまった文章を作成しなくてはいけないためレスポンスが遅れます。またチャットのようにプッシュ通知機能がないため、メッセージに気づきにくい点もデメリットです。
その点チャットなら簡潔に、即座にメッセージを送信できることに加え、複数人で会話することも可能です。
特に若い世代はチャットに慣れているため、業務に導入することでコミュニケーションの活性化につながります。業務用のチャットツールは複数ありますが「あれもこれも」と併用することはおすすめできません。どれに連絡すればよいか迷ってしまわないよう、ひとつに絞って利用しましょう。
なお、仕事上ではプライベートで使用するLINEなどのチャットツールはおすすめしません。友人や家族からのプライベートなメッセージも見られることで、集中力が欠ける原因となるからです。また個人用のチャットツール（SNSなど）は情報漏洩のリスクもあるため、業務ではビジネス用のチャットツールの使用をおすすめします。
５．Web電話帳で連絡先を安全管理
クラウドPBXのスマートフォンアプリからはWeb電話帳が利用できます。Web電話帳とはインターネット上のサーバーに、クライアントや社員の電話番号やプロフィールを保存するサービスです。
紙やExcelで管理する電話帳は、情報が更新されない、従業員の中には古いものを持ち続けている人もいる、などの問題がありました。しかしWeb電話帳ならクラウド上で管理するため、いつでも誰でも最新情報にアクセスすることができます。
Web電話帳があれば、外出先であっても誰から電話がかかってきたか判断することができます。受けることのできなかったクライアントからの電話であっても、確実に折り返しかけ直すことができます。
クラウド上に保存されるWeb電話帳を使用すれば、スマホ本体に登録されたプライベート用の電話番号と業務用の電話番号が混ざることもありません。最悪端末を紛失した場合でも、業務に関わる情報の流出は防ぐことができるといった利点があります。
スマホアプリの音質は大丈夫？
電話線を使用せずインターネット回線を使用するクラウドPBX。音質に対する不安を持っている人も多いのではないでしょうか。
数年前と比較し通信インフラが発達した現在は、品質は基本的に問題はありませんが、利用するベンダーや利用環境によっては音質が安定しない場合もあるため注意が必要です。どのようなときに音質が悪くなるのか、またその際に確認すべき点について解説します。
音質が悪くなる原因
音質が悪くなる原因は大きく分けてベンダーによるものと、自社ネットワークに起因するものがあります。クラウドPBXのサービスを運営するベンダーは数多くありますが、例えばセキュリティ対策が不十分のため外部からの攻撃を受けてサーバーに負荷がかかり、そのことで音質が悪くなるケースが考えられます。
また、提供しているアプリとスマホの相性が悪く頻繁にアプリが落ちることで、通話が切断されるといった場合もあるでしょう。その他自社のネットワーク環境が貧弱なため音声品質の劣化を起こすケースもあります。
音質が悪いときに確認すること
音質が悪いときに確認したいポイントは「速度制限」と「電波干渉」です。各携帯キャリアの料金プランによって使用できるデータ容量は決まっており、超過した場合に速度制限が発生します。その場合大幅に通信速度が落ちてしまい、そうなるとアプリやスマホに問題は無くても通話品質が劣化し頻繁に切断されるといった症状が起きてしまうのです。
また、モバイルWiFiルーターとスマホを併用しインターネットにアクセスしている場合、他の電波と干渉を起こすことで音質が劣化するケースがあります。音質が悪いときに確認することについては、下の記事でも詳しく解説されているので本記事と合わせて参考にしてください。
個人スマホでクラウドPBXアプリを使うBYODとは？メリット・デメリット
企業における通信コストの削減に効果のある、BYODのメリット・デメリットについて解説します。
BYODとは
BYOD（Bring Your Own Device）とは各個人が所有するスマホやタブレットを業務利用することを言います。
近年BYODが普及した理由は、これまでのガラケーと比較しハイスペックのスマートフォンやタブレットが登場したためです。時間や場所に関係なくインターネットを使用しチャットなどのコミュニケーションが可能な他、クラウドサービスにアクセスできるため業務効率アップの効果があります。
一方で端末紛失時のリスクもあるためセキュリティ対策は必須です。
BYODのメリット
BYODのメリットはコスト削減と生産性の向上にあります。各社員に専用のスマホを準備する必要がないためそのコストを削減することができます。一部の通信量については会社が負担するケースも見られますが、専用端末の購入費や全額通信費を支払うことを考えるとその負担は小さなものです。
各個人が普段から使い慣れているスマホを使用するため、スムーズに操作できる点もメリットです。従来会社携帯と個人スマホを2つ所持する必要があった企業においても、ひとつの端末だけ持ち歩けばよいため手間も負担もかかりません。
BYODのデメリットとリスク
BYODによるデメリットとリスクは、第三者によるサイバー攻撃や端末紛失時に起こりうる情報漏洩です。近年特に海外からのサイバー攻撃は増加傾向にあり、セキュリティ対策をおこなっていたとしても絶対安心とはいえません。また、休日や営業時間外も常に持ち歩くスマートフォンは紛失や盗難のリスクがあるため、個人情報の流出が懸念されます。
顧客情報が漏れてしまった場合、損害賠償が発生するケースもあるため管理はしっかりおこなわなくてはいけません。具体的な対策については下の記事で解説しているのでぜひ目を通しておいてください。
まとめ
クラウドPBXを利用する主な目的の一つでもあるクラウドPBXアプリ。利便性やコスト削減などのメリットは大きいですが、一方でセキュリティなど注意しなくてはいけない点もあります。メリット・デメリットをしっかり知った上で効果的に使いましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
