安全に個人携帯を業務利用する方法！私用スマホの通信料手当も解説｜トラムシステム
個人スマホを業務利用するBYODが普及しています。しかし、私用携帯を業務で利用するために必要なセキュリティ対策や通信料の扱いについて悩んでいる企業も多いようです。
この記事では、安全にBYODを利用するための注意点や気をつけるべきリスク、手当について解説します。
目次
個人携帯を業務利用するBYODとは
BYODとはBring Your Own Deviceの略。従業員が個人で保有するデバイスを職場に持ち込み業務に使用することを意味します。
2007年にAppleより発売された初代iPhone以降、これまでスマートフォンの世帯保有率は75％を超えており、現在ではパソコンの保有率を上回っていると言われています。
参考：総務省ホームページ
そこで多くの人が持つスマートフォンを効果的に業務に取り入れる取り組みがBYODです。
社用携帯との違い
BYODを理解する上でまず知っておきたいのが社用携帯とBYODの違いです。個人スマートフォンを業務用として使用する場合と、各従業員に一台ずつスマートフォンを配布する社用携帯では、それぞれ次のメリット・デメリットがあります。
個人スマートフォンと社用携帯の一番の違いは、端末の購入費用が発生するかどうかです。
個人のスマートフォンを業務でそのまま使用する場合、社員用の端末をわざわざ購入する必要はありません。日々使用しているものなので、操作性に慣れているため業務効率アップにもつながります。
反面、個人スマートフォンは企業が社員の利用状況を把握しにくいため、情報漏洩のリスクが懸念される点がデメリットです。
社用携帯は端末購入コストはかかりますが、セキュリティの一括管理が可能なことに加えて、利用状況を把握しやすいというメリットがあります。
BYODのメリット
BYODは企業だけではなく従業員にとってもメリットがあります。BYOD導入時には、具体的にどの効果を期待して導入するのかを考えることで、各企業にとって最適なBYODの方法が見つかるでしょう。
■企業側のメリット
・業務効率がアップする
・コストカットにつながる
・働き方の多様性に対応できる
・従業員のモチベーションが上がる
・シャドーITの防止につながる
■従業員側のメリット
・時間・場所にとらわれない働き方を実現する
・個人スマートフォンを使用できる
・複数の端末を持つ必要がなくなる
BYODのデメリット
BYODはメリットばかりでなくデメリットも企業・従業員のそれぞれで存在します。特にセキュリティに関しては、企業側・従業員側双方にとって大きな課題です。具体的なデメリットは次の通りです。
■企業側のデメリット
・情報漏洩が懸念される
・各従業員の業務を管理・把握しにくい
・制度やルールが煩雑化しやすい
・制度やルールの教育が負担となる
■従業員側のデメリット
・端末紛失時のリスクが甚大になる
・端末維持費・通話料が発生する場合がある
・プライバシー管理・対策がしにくい
私用携帯を業務利用しないリスクとは
「私用携帯の業務利用はセキュリティが心配」という意見は、BYODを導入しない企業でよく聞かれます。
しかし、私用携帯を業務に使わないからこそのリスクもあります。それが「シャドーIT」です。
シャドーITとは
シャドーITとは、企業側の許可なく、社員が個人のスマートフォンやPCを業務で利用することです。例えば個人のスマートフォンから社内サーバーにアクセスしたり、専用グループウェアにログインしメールをチェックしたり、といったケースが該当します。
シャドーITが危険な理由
企業側が従業員個人のスマートフォンの利用状況を把握するのは簡単ではありません。シャドーITによって、会社の管理が行き届かない場所で顧客の個人情報や企業の機密情報が漏洩するリスクが高まります。
このことから、個人スマートフォンの業務利用を放置しておくより、会社の制度を利用してBYODを導入することが良いという見方もあるのです。
個人端末を安全に業務で利用するためのポイント
生産性向上やコスト削減といったBYODのメリットを高めるためには、しっかりとしたセキュリティ対策やポリシー制定といった企業側の努力が必要不可欠です。どのような対策が効果的なのか解説します。
しっかりとしたセキュリティ対策
BYODの導入にあたって一番の懸念事項となるのは、情報セキュリティです。BYODにおけるセキュリティ対策の一例を紹介します。
・デバイス紛失時の保護を徹底する
BYODにおいて想定されるリスクのひとつが端末の紛失および盗難です。第三者の手に渡り情報を盗み見られないためにも、端末に強力なパスワードを設定する必要があります。簡単に解除されないためにあらかじめ企業で選定しておいたり、生体認証の利用を徹底するのも有効な手段です。
また、キャリアで提供している紛失時サービスを利用するのもおすすめです。例えばドコモだと、電話一本でサービスの一時中断や、ケータイお探しサービスの利用が無料でおこなえます。
・MDMツールを使用する
MDM（Mobile Device Management）とは「モバイル端末管理」を意味します。最大の特徴は、紛失や不正アクセスがあった場合に、企業側が遠隔から端末内のデータを消去する、リモートワイプの機能を備えていることです。
他にもユーザーの一元管理や、必要コンテンツの配布、アプリケーションの一括管理といった機能も備えており、情報セキュリティ対策に有効です。企業で定めたセキュリティーポリシーに準拠した、柔軟な運用・管理をおこなえる点がメリットとなります。
価格に関しては、例えば代表的なMDMツールであるMobiControlの場合、初期費用50,000円、月額ライセンス料が1クライアント500円となっています。下記の記事でも解説されているため参考にしてください。
BYODポリシーの制定
BYODにおけるセキュリティリスクを回避し生産性を高めるためには、単純に管理チームを編成するだけでなく、社員全員が共通認識を持ち利用・運用していくことが大切です。セキュリティリスクを正しく理解していない社員がひとりでもいた場合、重大の損失につながりかねません。
下記は一例であり、ここで紹介するものがすべてではありませんが、BYODを安全に運用するためにはポリシーの制定が必須となります。
・トラブル発生時の対策をまとめたマニュアルを作成する
・社員が安全に利用するためのルールブックを作成する
・専用ヘルプデスクを開設し社員の疑問にこたえる
これらのことを踏まえて利用することで、情報漏洩のリスクを減らし効率よく業務をおこなうことが可能となります。
通信料の負担を検討
BYODを導入している企業で問題になりやすいのが、月々のスマホ料金（パケット通信料）の扱いです。
WiFi環境がない外出先などでは、社員は個人で契約しているスマホの料金プランに則った通信料を支払う必要があります。営業部員など外出が多い社員では、その料金は多額になるでしょう。
こういったトラブルを防ぐため、通信料の手当として一部負担する企業もあります。BYODの通信料については、こちらの記事で詳しく解説していますのでぜひあわせてご参考ください。
安全なBYODに便利なクラウドPBXとは
「安全にBYODを運用したい」「なるべく手間をかけずにBYODを導入したい」という企業におすすめなのが、クラウドPBXです。
クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX（構内交換機）にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。
電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。
【クラウドPBXのメリット】
・PBX（主装置）を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用することができる
・スマートフォンを内線端末として利用できる
・複数拠点を持つ企業の場合、海外拠点であっても拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる
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WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
