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2018.10.19

クラウドPBXのUC機能が実現する新しいコミュニケーション丨テレワークを推進する電話とは|トラムシステム

クラウドPBXには搭載されているUC(ユニファイドコミュニケーション)機能によって、音声だけでなくチャットやビデオ会議などの様々なコミュニケーションが実現します。スムーズなコミュニケーションは業務効率化だけでなく、テレワークなどの多様な働き方の実現にも貢献します。この記事では、UCの具体的な特徴やメリットについて紹介していきます。

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クラウドPBXのUC機能とは?

UCとはUnified Communicationの略で、日本語では「統合されたコミュニケーション」という意味を持ちます。企業で利用される通信手段(電話、メール、チャット、電話会議やweb会議)を1つに統合する機能で、利用者は状況に応じて最適なコミュニケーション手段を選ぶことができます。

UCでは、様々な通信手段が1つのサービスとして提供されている点が特徴です。これにより、例えばチャットはチャットアプリ、電話は内線、ビデオ会議はSkypeといったように複数のアプリを使い分ける必要がなくなります。

主なクラウドPBXのUC機能

クラウドPBXで利用できるUC機能には、主に次の5つがあります。

1.チャット・インスタントメッセージ
2.Web会議
3.プレゼンス(在席確認)機能
4.スマートフォンの内線化
5.Web電話帳

セキュリティが高い通信が実現

無料で使えるSNSアプリが普及している中、仕事の連絡をプライベートのSNSアプリで行うというケースもよく見られます。しかし、個人間での利用を想定している無料アプリはセキュリティが弱い部分もあり、多くの機密情報を扱うビジネスシーンの利用は推奨されません。

クラウドPBXのUC機能では、ビジネスでの利用を想定した強固なセキュリティ体制が築かれています。クラウドPBXの専用アプリから信頼性の高いサーバーを介して通信を行うため、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクを下げることができます。

PCやタブレットでもUC機能は利用できる

クラウドPBXのUC機能はスマートフォンだけでなく、タブレットやPCでも利用することができます。画面が大きいタブレットやPCであれば、より快適にWeb会議やメッセージによる連絡を行えるでしょう。

ヘッドセットを用意すれば、ハンドフリーで電話やビデオチャットをすることもできます。話をしながら同時にパソコンで作業を進めたり、資料を確認したりすることで作業が効率化します。

UC機能のメリット

クラウドPBXのUC機能によって場所や時間に制限されない自由なコミュニケーションが可能になります。UC機能の具体的なメリットについて解説していきます。

業務の効率化

複数の通信手段を活用した円滑なコミュニケーションのよって、業務が効率化されます。具体的な利用シーンは次のようなものがあります。

・電話をしたが繋がらなかったので、チャットで用件を伝える
・複数拠点を繋いだWeb会議で、移動時間や会議室を確保する手間を省く
・社員の在席確認(プレゼンス)機能で、確実に在席している時間を狙って連絡する

これまで生じていたコミュニケーションロスや手間を削減することで、別の作業に当てられる時間を増やすことができます。社員のストレスも軽減され、業務効率化と生産性向上が実現します。

コスト削減

電話、メール、チャットのデータを一元的に管理できるようになり、システム導入費や維持費用を大幅に削減できます。維持が容易になるとトラブルも防げるようになり、データ流出などのリスクも抑えることができます。

また、クラウドPBXではスマートフォンにアプリをダウンロードすることで、その端末を内線端末として利用することができます。スマホ内線化によって、外出先からもチャットや内線電話がかけられるようになり、通信コストの削減にも繋がります。

多様な働き方の実現

UC機能では、電話、メール、チャットやビデオチャットなどによって離れた場所同士でも柔軟なコミュニケーションを実現します。これにより、テレワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方が可能になります。例えば、リモートワーク社員とビデオチャットを繋いで会議をしたり、フレックスタイム制ですでに帰宅した社員にチャットでメッセージを送ったりすることができるでしょう。

UC機能の導入が効果的な企業の特徴とは

クラウドPBXのUC機能は、特に次のような企業への導入メリットが大きいです。

テレワークを行っている

働き方改革やコロナウィルスの感染拡大の影響により、オフィスに出勤せずに働くテレワークを導入する企業が増えています。また、ワークライフバランスの実現のためテレワーク可能な仕事に転職する人もおり、テレワークはこれからの働き方の1つとして広がっていくと見られています。

インターネットがあれば使えるクラウドPBXのUC機能は、テレワーク社員との連絡手段に最適です。ビデオ会議で離れた場所同士でもリアルなコミュニケーションが実現され、テレワーク社員は孤独感を感じることなく、またコミュニケーションロスや遅延なく業務を行えます。

コールセンター業務を行っている

顧客対応を行うコールセンターでも、UC機能は必要となります。現在のコールセンターは電話、メール、チャットなど様々な対話手段があり、状況に応じて使い分ける必要があるからです。

UC機能があれば、顧客データの一元管理、複数のツールを同時使用が可能となり、コールセンター業務を迅速に遂行できます。在宅勤務でも活用できるので、一定の規模があるコールセンターはUC機能を導入しましょう。

コミュニケーションのあり方を見直したい

UC機能によって、チャットや電話など様々な通信手段を状況によって使い分けることができます。LINEなどプライベートでは多くの人が使っているチャットは、メールよりも気軽にやり取りができるというメリットがあります。また、スマートフォンの内線化によって、会社にかかってきた電話を外出先から受けたり、スマートフォンから会社の電話番号で発信したりすることが可能になります。

社員数が多い企業では、複数のコミュニケーションツールを雑多に使っていることが多く、かえって効率が損なわれているケースもあります。クラウドPBXの導入によって、複数のツールを一本化することで業務を加速化させましょう。

まとめ

スマートフォンの内線化やプレゼンス機能、テキストチャットやビデオチャットなどのUC機能によって、社内のコミュニケーションは飛躍的に活性化します。クラウドPBXはただの電話ではなく、これからの働き方に必要な統合的なコミュニケーションツールなのです。この記事を参考に、ぜひクラウドPBXの導入を検討してください。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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