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テレワーク導入|テレワークの導入事例や必要なソリューションを紹介|トラムシステム

政府が掲げる働き方改革の影響テレワークを導入する企業、導入を検討する企業が増えてきています。この記事では、テレワークの基本的な情報から、テレワークの導入事例や現在の課題点について詳しく解説していきます。

テレワークとは

テレワークとは、ICT(Information and Communication Technology = 情報通信技術)を用いて会社以外で働く新しい勤務形態のことであり、tele(遠方の)とwork(働く)で作られた造語(telework)です。

テレワークという言葉は、厚生労働省と総務省がそれぞれ言葉の意味を以下のように定義しています。

・厚生労働省:パソコンなどのITを活用した時間や場所にとらわれない柔軟な働き方
・総務省:ICTを活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方

雇用型

テレワークはその勤務形態から「雇用型」と「自営型」に分類されています。

雇用型は、名前の通り企業に働きながらリモートワークをする業務形態であり、仕事場所によって「自宅利用型」「施設利用型」「モバイル型」に分類されます。

●自宅利用型
自宅利用型は例えば出産と育児のためにオフィスに向かう事が困難な場合、交通事故などでオフィスに出勤することが困難な場合に自宅で仕事をする業務形態になります。
毎日の満員電車に乗る必要がないため通勤によるストレス軽減や通勤時間の削減、自宅を利用することによるモチベーションの向上を期待して導入を検討する企業が増えています。上記理由以外にもプログラマーや企画系の業務(資料作成やデータ入力)などにも向いていると言えます。

●施設利用型
施設利用型はオフィスに出勤するのではなく、例えばコールセンターやデータセンターといったオフィスから離れて設置されたワークスペースに出勤して働く業務形態であり、自宅から遠く離れたオフィスに出勤するよりも通勤時間の短縮など、担当業務に必要な設備が設置されているワークスペースで働くことで業務の効率化が期待されています。

●モバイル型
モバイル型は例えば営業職のような外出が多い職種の担当者が外出先から業務をする業務形態。必ずしも顧客先や移動中だけに限らず、シェアオフィスやコワーキングスペースなどで業務をすることも含まれています。外出が多い担当者にとっては、必要な業務をオフィスに戻らないでできることから、多くの企業で利用されています。

自営型(非雇用型)

自営型は、雇用型とは異なり企業に属していない方が様々な場所で働く業務形態であり、一般的には個人事業主、ノマドワーカー、SOHO(Small Office/ Home Office)、フリーランスなどが該当します。

最近は会社で働きながらフリーランスとして働く方も増えてきていますので、自営型も増加傾向にあります。

平成29年に国土交通省が発表した「平成28年度テレワーク人口実態調査」によると、テレワークに対する正しい知識を保有しているのは40,000人乗調査対象のうちわずか18.5%という結果が出ており、テレワークについての認識はまだまだこれからということが伺えます。

また、テレワークに関する制度が会社にあるかという問いかけに対して、「ある」と回答があったのは14.2%、そのうち社員全体がテレワークの対象となっているのはわずか3%となっており、テレワークの普及率が低く、これからの認知拡大と導入促進が望まれています。

テレワーク導入事例

パナソニック株式会社

パナソニックでは、e-Work@Homeと呼ばれる在宅勤務制度を整備しており、過去1年間の間に5,000人以上が利用しており、その1/4を女性が占めています。E-Work自体は2006年に社内に推進室が発足して1年間の試行期間を経て2007年から本格的に開始されています。

在宅勤務の上限は月間勤務時間の1/2、よく利用する場合で週2、3回となっており、平均すると月1回社員がテレワークを利用している計算になります。

また、全国14箇所に設置しているスポットオフィスには月間延べ7,000人利用されており、主に内勤者が出張する際に利用されています。特に利用が顕著なのがテレビ会議であり、月間3,000〜4,000回開催されています。

在宅勤務の成果としては、利用者向けのアンケートから、生産性が向上したと回答したのが全体の70%以上という結果になり、また実践することでその効果を知ってもらえるということで、社長を始め体験会の実施やテレワークの具体的な利用事例をWebサイトに掲載するなど、テレワークを推進するための取り組みをしています。

Sansan株式会社

法人向けの名刺管理サービス「Sansan」や個人向け名刺サービス「Eight」などのサービスを提供しているSansan株式会社では、2010年に徳島県にサテライトオフィスを立ち上げ、トライアルを実施した後に2011年から正式にテレワークの運用を開始しました。

Web会議やチャット、社内SNSを活用してWebサイトやアプリ開発をしているディレクター、エンジニアなどの業務利用や、新人研修や各種トレーニング、長期滞在といった利用まで幅広くテレワークを実践しており大きな成果を挙げています。

自然環境を利用した同社のサテライトオフィスは全国的に話題となり、その後5年間で新たに12社の企業がサテライトオフィスを設置してテレワークを推進するきっかけを作っています。また、2012年にはテレワーク推進賞の優秀賞を受賞しています。

株式会社リクルートホールディングス

人材派遣や様々なメディアを活用した取り組みをしている株式会社リクルートホールディングスでは、働き方改革の一環として2015年からリモートワークの実験を行った後、2016年に全社員を対象としたテレワーク運用を開始しました。

注目すべき点としては、テレワークの対象範囲と頻度です。子育てや介護などの特別な理由がある社員だけではなく、派遣元と本人の意思があれば派遣社員でもテレワークを利用できます。また、上司の判断があれば上限なく利用できるため、柔軟なテレワークを実践することができる土壌が構築されています。

こういった大規模かつ広範囲のテレワークを実践している企業は珍しく、テレワークを検討している企業や人事担当者から注目を浴びており、テレワークの導入を促進する後押しをしています。

テレワークの問題とソリューション

このように少しずつ普及してきているテレワークですが、良いことばかりではなく問題点が存在しています。

問題1.社員の勤怠管理が曖昧になりやすい

在宅でテレワークを実践した場合、企業として社員がどのくらいの時間を働いたのか、働いている状況がどうなっているのかを把握することが困難です。

例えば、一通り作業を終えてから、パソコンの電源を落とさないで家事をして、その後再度作業をしたとすると本来であれば家事の時間は勤怠には該当しないのですが、リモートワークでは実際に確かめることが難しいため、パソコンの利用状況から判断することになります。

パソコンの電源がついたままの場合では、作業をしているように判断できるため実際の内容と乖離が出てしまうのが現状です。

対策としては、専用のアプリケーションをインストールするなどしてより正確な情報を取得できるような環境を用意するといったことが考えられます。

問題2.セキュリティ対策が難しい

テレワークは在宅や外出先で業務を遂行するため、その利用環境は利用者(社員)によって異なります。例えば自宅で業務を行う際、プライベートパソコンを使ってしまうとインストールしている悪意のあるソフトウェアによって情報漏えいしてしたり、会社から支給されているパソコンを使ってもインターネット環境のセキュリティ対策が脆弱でそこから情報漏えいするといったことも考えられます。

また、外出先での利用では、社員ではない不特定多数の人にパソコン画面を覗かれる可能性があり、少しトイレに行っている間に情報を抜かれてしまうといったことも想定されます。

会社の統制が聞かない場所でのテレワークのセキュリティ対策は何よりもまず取り組むべき問題となるため、会社としてどのようなセキュリティ対策を施すかにかかっています。

問題3.組織としての意思疎通が難しい

テレワークとして外部から業務に参加する場合、同じフロアで顔を合わせながら業務を遂行できないため、結束力を高めることが困難です。会社のような大きな組織では、一人で解決するよりも関係者全員で取り組む方が業務効率を上げられることも多く、直接あって意思確認や作業指示ができないリモートワークではこういった組織力を高めることが難しいと言えます。

対策としては、定期的な打ち合わせを実施するなどして、なるべく対面で話をできる機会を設けて意識合わせをするといったことが考えられます。

まとめ

テレワークでは、これまで育児や介護などが原因で会社をやめざるを得なかった社員に継続して働いてもらえるため、企業としても労働力の確保や機会損失の回避など多くのメリットがありあす。その半面、社員の勤怠管理やセキュリティ対策といった課題があることに注意する必要があります。
今後は労働力の減少がますます進むと考えられているため、テレワークを活用した新しい働き方を早期から検討することで将来の労働力確保に繋がることでしょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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