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初めてのビジネスフォン導入|回線・主要メーカー・購入方法を解説|トラムシステム

ビジネスを進める上で必要不可欠なコミュニケーション手段の一つに電話がありますが、ビジネスで電話を使えるようにするためには家庭用電話機のようなコードと電話機本体、アナログ回線や光回線といった回線があれば良いというものではなく、複数の従業員が大量の電話を集中して利用するという環境下でも耐えられるよう、ビジネスフォンを導入しているケースがほとんどです。電話番号や回線の選び方、ビジネスフォンのメーカーごとの特徴、また契約形態(一括契約、リース契約、レンタル契約)について詳しく解説します。

まずは電話番号と回線選びから

電話番号を取得するためには、NTTから電話加入権を購入する必要があり、施設設置負担金を支払うプランと施設設置負担金を支払わないプランが提供されています。

施設設置負担金を支払うプランの場合、電話加入権を購入するためには契約料の800円と施設設置負担金の36,000円、それと工事費が必要になります。工事費は基本工事費4,500円、交換機等工事費1,000円、屋内配線工事費4,800円、機器工事費(ビジネスフォン設置費用)で成り立っており、新規に屋内配線を設置する前提でかつ、NTTに来て貰う場合の費用になっています。
またこのプランでは、1回線あたり2,400円〜2,500円の月額費用が必要であり、オフィスの級局(電話サービス取扱所)がどこに該当するかで金額が変わるため、NTTのホームページでオフィスの級局がどこに該当しているか事前に確認しておきましょう。
支払わないプランの場合には、施設設置負担金はありませんが、契約料800円と先ほどの工事費に加え、別途2,000円が必要になります。月額費用が若干割高に設定されており、2,650円〜2,750円となっています。こちらも級局で金額が設定されています。

このように新たに回線を用意する場合にはNTTで電話加入権を購入することが一般的ではありますが、施設設置負担金が以前よりも安くなったとはいえ、36,000円も支払う必要があるため、最近は直収電話やひかり電話を活用する企業が増えています。
直収電話とは、NTT以外の通信事業者がNTTが提供する回線を利用してサービス提供しているもので、例えばソフトバンクが提供している「おとくライン」では、これまで解説したような電話加入権が不要で同等のサービス利用ができることから、費用削減も可能です。
ひかり電話とは、NTT東日本、NTT西日本が提供しているひかり電話サービスであり、従来の固定電話床となり、ひかり電話1契約で最大5回線まで利用することができることから、業務や提供サービスごとに複数の電話番号を割り振ったり、電話とFAXで番号を使い分けたりすることが可能です。
どのサービスを利用したとしても、使用できるようにするためには工事が必要になり、申し込みから利用ができるようになるまで早くても数営業日、遅いとそれ以上の工期が必要になるため、予め注意しておきましょう。

電話番号の目処がついたら、契約する回線数について考えていきます。

回線数とは外線電話数と置き換えて考えると理解しやすいですが、例えばオフィスに100人の社員がいて常に100人が同時に外部の顧客と通話する可能性があるのであれば100回線(100ch)用意しておく必要があります。
ただし、実際には100人同時に電話をする機会はほぼない上に100回線も契約すると月額費用の負担が大きいため、一般的には社員の1/3〜程度が契約する回線数の目安と言われています。先程の例であれば、30回線程度が回線数の目安と言えるでしょう。

ビジネスフォン選び

ビジネスフォンは各社から提供されていますが、よく使用されているメーカーについて解説していきます。

SAXA(サクサホールディングス株式会社)

SAXAは様々なオフィスのレイアウトに合わせやすいデザインと使いやすさが特徴のビジネスフォンであり、小規模〜中規模の企業に人気のメーカーです。使い勝手はもちろんのこと、IPソリューションを保有する高機能なものまで用意されているため、自社利用に合わせて製品を選んでいけます。

例えば、「PLATIA Standard」という製品では、同時通話最大4通話、最大外線数(デジタル)が2回線、最大外線数(アナログ)が4回線、電話機は最大で288台まで接続可能です。

NTT(日本電信電話株式会社)

誰もが知っている認知度ナンバー1の企業であり、市場流通量も多いため、価格も安定して安く提供されていたり、故障時の対応もノウハウが蓄積していることもあり、安心して利用できるビジネスフォンを提供しています。

特徴としては接続できる電話機の拡張性であり、企業の成長に合わせて電話機の台数後から追加していくことが可能な設計になっていることから、中小規模の企業から大規模の企業まで様々な利用シーンに対応でき、また強固な本体に加えて最近はデザインにも凝ってきているため、幅広く利用できます。

「αNXⅡ Plus」という製品では、同時通話最大144通話、最大外線数(デジタル)が144回線、最大外線数(アナログ)が144回線、電話機は最大で576台まで接続可能です。

HITACHI(株式会社日立製作所)

HITACHIは、機能やデザイン、利便性などがバランスよく提供されているビジネスフォンであり、その中でもデザイン力は特に優れており、バリエーション豊かな製品ラインナップで幅広い層の企業に支持されています。

また、NTTと同じくオフィスの規模や電話機の接続台数によって主装置を選択することが可能となっているため、拡張性も優れていることから増設も比較的容易に進めることが可能です。

「integral-F」という製品では、同時通話最大48通話、最大外線数(デジタル)が24回線、最大外線数(アナログ)が48回線、電話機は最大で168台まで接続可能です。

このようにメーカーによってビジネスフォンに特色が見られ、拡張性であればNTT、デザインであればSAXA、万能型が欲しいのであればHITACHIのように、どの項目の優先度を上げるかでメーカーと製品が絞られてくるため、予めデザインなのか使い勝手なのか、それとも今後の企業成長を考慮した拡張性なのか優先順位を整理しておくと良いでしょう。

契約・購入方法

ビジネスフォンを決めた後は契約形態について考えていきましょう。

ビジネスフォンを新品で手に入れるための契約形態としては、一括で購入する場合とリース契約をする場合に分けられます。それぞれ、メリットとデメリットがあるため整理しておきます。

一括で購入する場合

ビジネスフォンを一括で購入する場合のメリットとしては、リース契約のような契約期間の縛りがないため、新しい商品が発売されて、ちょうどそこに搭載された機能が現在のビジネス課題を解決する可能性があるとわかった場合に新しい製品に乗り換えるといったことが可能です。どういった機能が今後搭載されるかどうかは購入者側で把握することが難しいため、自由に選択できるというのは大きなメリットと言えるでしょう。

また、新しい製品に乗り換えた場合、いまある製品を転売して中古として買い取ってもらい、そこで得たキャッシュを新しい製品に充てるということも可能です。

リース契約のようなリース会社の利益がビジネスフォンにかかってこないため、合計で必要となるコストが安くできるというメリットもあります。

一方、デメリットとしては高額のビジネスフォンを現金で購入することになるため、本業で使えるはずだった費用をビジネスフォンの支払いに充てる必要があることから、体力のある企業やキャッシュが潤沢にある企業でないと、ビジネス上のインパクトが大きいと言えます。

また購入して保有することから資産管理をする必要があるため、減価償却をして適切な会計処理をする事務作業が増えるといったことも考えられます。

リース契約する場合

ビジネスフォンをリース契約する最大のメリットといえば、初期費用を安く抑えてビジネスフォンを利用できるというところに尽きるでしょう。特に会社を立ち上げたばかりの企業や資金に余裕がない企業など、できるだけ初期費用を安く抑えたいと考えていることから、ビジネスフォンの費用を抑えて本業に資金を回すといったことが可能です。

また、契約した際に支払うリース料は全額経費として計上ができるため、節税対策としても役立ちます。

一方、リース契約のデメリットは契約期間の縛りがあることです。

通常は3年〜6年程度の契約期間を前提にリースされることから、途中解約ができない、もしくはできたとしても高額な違約金の支払いが必要になるため、購入時に予め今後の事業の見通しや増員計画などをしっかりとしておかないと、契約途中で増設や拡張といった対応ができず、ビジネスが停滞する危険性があります。

また、総額の支払いでは一括購入よりも多くの費用を払う必要があることから注意が必要です。

中古・レンタルで導入する方法も

ビジネスフォンは高額になるため、新品ではなく中古品を考えている方も多いのではないでしょうか。特にオフィスの移転や増設が考えられる場合にはレンタル契約といった選択肢も出てきます。

中古のビジネスフォンを購入するメリットとしては、新品に比べてかなり安く購入することが可能になるといったことでしょう。購入対象の製品にもよりますが、使用期間がながければ長いほど費用が安くなり、新品価格の半額といったこともよくあるケースで、場合によっては1/3や1/6といったケースもあります。

一方、デメリットととしては、故障した場合に部品が揃わないケースがあるということです。

メーカーが製品保証をしている期間であれば問題ないのですが、古い製品の場合には生産が打ち切られており、部品の提供がされないケースもあるため注意が必要です。また、中古品は同じ状態のものが存在することはまずありえないことから、どのメーカーのどの製品を購入するのか予め決めた上で市場に流通したタイミングですぐに購入しないと二度と手に入らないといった購入までの意思決定のスピードが要求されます。

中古のビジネスフォンの利用を想定する場合には、上記のような購入以外にもレンタルといった選択肢も可能です。特に選挙事務所や特定のイベントの短期利用など、ビジネスフォンを購入して長く使う予定はなく、少し割高でも一定期間使えれば良いといった状況であればレンタル契約で数ヶ月対応するといったことになることが多いでしょう。

レンタル契約の場合、初期費用を抑えながら月々数千円〜利用ができる費用にリーズナブルな価格設定をされていることが多く、多額のキャッシュアウトが発生しないことが大きなメリットでしょう。また、レンタルの場合にはレンタル会社が機器の保証をしてくれることから、故障時の対応も契約次第にはなりますがそれほど神経質にならなくても良いでしょう。

デメリットとしては、レンタル対象の機器を契約者側で選定ができず、レンタル企業が保有しているビジネスフォンの中から選ぶ必要があるため、欲しいものが必ず契約できるとは限らないといったことがあります。またレンタル企業の整備状況や以前の利用企業の使用状況によってかなり使われている状態のものが借り出される可能性があるため、見た目やデザインはあまり期待通りのものが手に入らないと考えるほうが無難でしょう。

まとめ

ビジネスフォンを利用するためには電話番号の取得や回線種別や回線数の設定から、利用用途や規模に合わせてメーカーや製品の選定、また新品か中古品なのかによる契約形態の選択など、決めなければならないことが多くあります。

ビジネスフォン自体高額な商品になり、また一度購入したり契約したりすると長期的な利用をする必要があることから、なるべく失敗しないよう、今後の見通しを考えつつ、会社の成長曲線をイメージして導入検討を進めていくことが肝要です。

そうすることでビジネスフォンを導入した後で機能が足らなかった、キャパシティが足らなかったなど、改善が難しい課題に遭遇する機会が減り、ビジネスフォンの導入を成功に導くことができることでしょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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