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良質なビジネスフォン工事業者の選び方丨見積もり時の5つのポイント|トラムシステム

ビジネスフォンの導入を検討するとき、本体の機種と合わせてどの業者(工事業者)に依頼すべきか、という点は重要な検討ポイントです。ビジネスフォンの工事業者は、導入後のアフターサポートなどでも関わりを持つことになるため、適正な価格で良質なサービスを提供してくれる業者を見つけることが大切です。ビジネスフォンの見積もりの仕方やより価格を抑えるためのポイントについて詳しく解説します。

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見積もり依頼前の準備

それでは最初に見積もり依頼する前に整理しておく必要がある使用状況について、具体的な例を元に整理していきます。

今回は、従業員が100人、デスクが従業員と同じ数の100個、会議室が6部屋あるオフィスにビジネスフォンを導入することを例に想定していきます。従業員が100人ということなので、ベンチャー企業がスタートアップから成長していき、ある程度の規模感になってきたと考えるとイメージが湧きやすいのではないでしょうか。

また、業務としてはIT企業で経理に関するASPサービス(インターネット経由でサービスを提供する代わりに月額費用で利用料を回収するモデル)を提供しているとしておきます。

使用状況を整理していく際に見ていくポイントは3つあります。

電話機は何台必要になるか?

電話機の設置台数は、一般的にデスクの数と会議室の数が目安とされています。

今回の例では、従業員が100人でデスクが100台、会議室の数が6個になるため、合計106台が必要な電話機の数ということになります。あくまで一般的な目安になるため、自社に必要な台数と合致しているか確認しておく必要があります。

オフィスのレイアウト図があれば、デスクや会議室に○でマークを付けていき、実際のレイアウトで必要な電話機の台数がどのくらいになるのか数えていきます。現在の使用状況に加え、将来の従業員採用予定があれば、採用予定の従業員の電話機の数も数に加えておく必要がありますし、意外と忘れがちな来訪者のために受付に設置する電話機であったり、ヌケモレがないか再確認しておきます。

ただし、ビジネスフォンの機種によっては最大キャパシティが決まっているため、従業員の増員が事前にわかっているようであれば、留意しておくべきでしょう。

必要な回線数はどのくらいになるか?

電話機の台数を決めた後は、必要な回線数を算出していきます。

回線数とは電話回線の数であり、外部と電話でつなげるためにどのくらいのボリュームを想定するかを見積もっていくものですが、常時、従業員全員が電話を同時にするわけではないため、ピーク時に何人までが通話できる状態にしておきたいかといった観点で必要な数を割り出していきます。

アナログ回線が主流だった頃は1回線=1通話(1通話=1ch)が当たり前でしたが、ISDNデジタル回線では1回線=2ch、最近主流の惹かr電話では光ファイバーを使っていることから数ch使用できるようになっています。そのため、回線数ではなく通話チャネル数で考えるようになっていますので押さえておきましょう。

この通話チャネルですが、一般的には従業員の1/3が目安と言われています。

今回の例では、従業員が100人となるため、1/3の約30chを用意しておくことになるわけですが、ピーク時の電話がビジネスの収益に直結する場合は多少余裕をもたせたり、FAXなどのOA機器も考慮に入れて決定していきます。

自社の使用方法に必要な機能は何か?

オフィスに設置する電話機と 用意しておく通話チャネル数を決定した後は、実際の利用用途に必要なビジネスフォンの機能を確認しておきます。

今回のケースでは経理に関するASPサービスを提供している業務を行っているため、ビジネスフォンでもこの業務を問題なく遂行できるような機能が搭載されている必要があります。

例えば、お客様からの問い合わせ対応のためにボイスメール・メッセージ機能を使って通話を録音して外出中の営業担当者に情報提供、フォローをしてもらうことは大切でしょう。同様にお客様への提案で受注していくことが多くなることから、外線会議機能や転送電話機能といった不在時であっても電話を見逃さない機能はあって困ることはないでしょう。

加えて、営業担当者が外出先でのサポートとの機能確認のコミュニケーションやイベント会場での指示出しなど、最近流行りのBYODを実現すべく携帯連携機能などもあった方が良さそうです。

一般的な企業では休日休みとなるため、留守電機能は不要ですし、迷惑電話対策も優先度は低いため、残りは基本機能で対応できると整理しておきます。

ここまで整理しておくことで、この機能を満たすことができる製品(メーカー)が絞られるため、絞られた製品の中から予算と付随機能、最大キャパシティを確認して決めていきます。

見積もりの依頼

使用状況を整理した後は、実際に代理店や業者に対して見積もりを依頼していきます。

最近は付き合いのある業者がすでにある場合以外は、インターネット上で問い合わせや見積もり依頼の申込みを行うことが一般的です。規模感にもよりますが、比較的余裕を持って進めた方が後々交渉しやすくなるため、予め見積もり提出期限とその後の交渉期間を考慮した余裕のあるスケジュールで進められるよう努力しておきます。

必要な電話機の台数、回線数や種類、必要な機能などを伝えた後は実際に現地に来てもらい設置状況を確認してもらうことで、より制度の良い見積もりをしてもらうことができます。ほとんどの業者が見積作成までは無料で対応してくれるため、実際に来てもらい不明な点は質問しながら解決していきます。

特に事前に考慮していたとしても発注を受ける業者視点で費用に影響がある確認しておくべきポイントがありますし、話をしている最中に不足していることに気づくこともあるかもしれません。導入後のトラブルをできるだけ避けるためにも対面での打ち合わせは実施すべきでしょう。

短時間で調査を終わらせようとする業者は細かい点まで気がまわらないことが多いため避けるようにしましょう。そういった業者は導入後のサポートも品質が悪いことが多く、採用後に後悔することになるかもしれません。現地調査では業者の態度や様子、誠実さなどについてもチェックしましょう。

相見積もりの重要性

工事業者の選定時には、複数の業者に見積もりを依頼することをおすすめします。複数の業者の見積書を見比べることで、工事にかかる適正価格の見極めだけでなく、A社の見積書にはない工程がB社には含まれている、といったような工事工程の把握にも役立ちます。

業者によっては、得意としているメーカーや製品や対応していないメーカー、製品もあったりするため、同じような機能を搭載している製品が複数あれば、異なるメーカーのビジネスフォンで見積もりを取るようにしましょう。

業者選びのポイント

業者が工事実施に必要な免許を保持しているか

この記事の冒頭で解説した通り、電話工事を実施するためには国家資格である「工事担当者」を保持していることが必要です。特に格安で工事を提供している業者の中には、無資格で工事を行っていることもあるため注意が必要です。

見積書のわかりやすさ

見積書のわかりやすさも業者の誠実性を確かめる基準です。

「工事一式」や「器具一式」といったように内訳が詳しく記載されていない見積書や他の業者の見積書にないような費用が上乗せされている場合は、費用の算出根拠や詳細を業者に問い合わせしてみましょう。

事前の下見、段取りの打ち合わせなどがしっかりとあるか

ビジネスフォンの導入工事は、どこに主装置、各電話機を設置するかといった事前の打ち合わせが重要です。

打ち合わせを十分に行わなかった場合、当日必要な部品や器具が揃っておらず工事ができない、あるいは追加の費用が発生する、といったことも起こりえます。

事前の下見や打ち合わせの回数、内容についてどれくらい業者が対応してくれるのかを、契約前に確認しておくことが大切です。

レスポンスの早さ、応対などの担当者の対応

電話工事業者との関係は、ビジネスフォンの設置工事一回限りではなく、設置した後も何かトラブルなどを起きた場合に問い合わせなどやり取りをする可能性があります。

そのため、業者としてのサービス内容と合わせて担当者との相性も重要です。

今後も関係が続いていくことを考慮して、問い合わせに対してのレスポンスの早さ、丁寧さ、言葉遣いや態度なども選定ポイントの一つとした方が良いでしょう。

工事内容の説明時にわかりやすい言葉を使ってくれるかどうかも見るべきポイントの一つです。中には難しい専門用語ばかりを使って客を混乱させ、無駄な工事を追加して費用を過大請求する業者もいます。

アフターフォロー

設置工事後、万が一電話機や回線のトラブルが発生した時のサポートやフォローの内容についても確認しておきましょう。

特にビジネスフォンは日々の業務で利用するため、障害が起きた場合に業務への影響が即座に出てきます。障害が発生した時のホットラインや補修工事が必要になった場合の費用など、継続して利用し続けるためのサービス内容を確認します。

まとめ

ビジネスフォンを安く導入するためには、業者選びだけでなく利用シーンを詳細に想定することが重要です。一度導入したビジネスフォンは短くて数年、長いと10年程度利用することになるため、将来的な需要も考えて選ぶようにしましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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