クラウド型Web会議のメリット・デメリットを解説｜トラムシステム
目次
クラウドとは
クラウドは、サーバーやソフトウェアといった実際の機器の機能を設置しなくても、インターネットを介して同様の機能を持ったサービスをパソコンやスマートフォンで利用ができるサービス全般を指します。
AWSやAzureといったクラウドサーバー、Googleドライブなどのクラウドストレージサービスが代表的なクラウドサービスで、Web会議にもクラウド型のサービスがたくさんあります。
それらはデータによって管理運用されており、ユーザーはサービス利用のためのいくつかの手続きを踏むことでデバイス上で利用することができます。利用料金はサービスによって異なり、中には無料のものもあります。
利用のしやすさから、現在クラウドサービスの利用者が増え続けており、今後は完全に主流になるであろうことが予想されます。
クラウドのメリット
クラウド型のサービスを利用することのメリットはどこにあるのでしょうか。従来のサービスでは得られないメリットを理解し、クラウドを利用することのメリットが分かると必ずクラウドサービスを利用したくなります。
初期コスト
オンプレ型のWeb会議は設備を自社で新たに設置する必要があるため、どうしても初期コストが高くなってしまいます。あまり資金のない企業では導入することそのものが難しいでしょう。
しかしクラウド型のWeb会議の場合、利用するために新たに導入しなければいけない設備はありません。パソコンやタブレットといったデバイスにアプリをインストールするだけで利用できるツールが多く、初期コストがほとんど掛かりません。
クラウドサービスの多くはサブスクリプション方式です。サブスクリプションというのはインターネット上で主流になりつつある利用期間に対して報酬を支払う方式を指します。YouTubeMusicやAdobeCreativeCloud、オンライン版のOffice365などが有名なサブスクリプションサービスです。
サブスクリプションだとサービスを継続して利用するための月々料金はかかりますが、初期コストがかからないため、資金の乏しい中小企業でも導入することができます。
メンテナンスコスト
オンプレ型のWeb会議だと、アップデート作業などツールを使い続けるために必要な作業も各自で行わなければなりません。しかしクラウド型サービスであればアップデートのための作業が不要で、もしアップデートが必要であってもアプリ上で僅かな操作を行うだけで済みます。
自社での作業が必要だとどうしても機器に詳しい人材が社内にいなければ導入することさえ難しく感じてしまいますが、クラウド型サービスならば面倒な更新作業などは全てサービス提供側で行われます。
ツールを利用するための最低限の操作方法を理解していさえすれば使えるので、職場のメンバーが全員ITにさほど詳しくないような場合でもコミュニケーションツールとして存分に活用することができます。
障害発生時のサポート
クラウドサービスであればサーバーに障害が発生したときもサーバーの復旧作業を行う必要がありません。オンプレ型のサービスを自社で利用していて、サーバーに障害が発生すると復旧させるためには自社の技術者が復旧作業を行うか、もしくは外部の業者に復旧を依頼する必要がありますので、障害が発生しても復旧を待つだけでツールを利用し続けられます。
ただし、障害が復旧するまでの間はサービスへの接続が不可能になるため、Web会議に障害が発生したときのコミュニケーションの手段をどうするかは事前に決めておくべきです。
クラウドのデメリット
クラウドサービスにはメリットがあるばかりではありません。ご利用の際はデメリットについてもきちんと知った上で、自社にツールを導入するかどうか熟考した上で決めましょう。
セキュリティ
オンライン上でのサービスであるため、どうしてもセキュリティに不安が残ります。セキュリティ対策万全なはずの大企業のホームページでさえ改ざんされることもあるように、オンライン上のサービスはどれだけセキュリティ対策を万全にしていてもどこかに落とし穴があることが多いのです。
もしかしたらクラウドサービス上で交わした情報のやり取りが、どこかに漏れてしまうという可能性はゼロではありません。通常の利用をしている場合、可能性はとても低いものではありますが、不安な場合は本当に重要な話は対面でのみ行い、情報が漏れてもさほど重大ではないことのみWeb会議で行うなど、話の内容を場面によって変えてみましょう。
接続の安定性
インターネット回線で接続するため、回線に障害が発生すると利用することができません。またスマートフォンで利用する場合、外出先でWeb会議を利用する際はモバイル回線で利用する方が多いと思うのですが、MVNO回線やモバイルルーターを使用しての接続だといまだに接続が不安定な場合があります。
接続状況は周囲の環境に大きく左右される場合があるため、インターネットが問題なく接続できる場所で会議に参加しましょう。
長期的に発生するコスト
初期費用で比較すると設備を設置する必要があるためオンプレ型のサービスがはるかに割高なのですが、継続期間が長いとクラウド型のサービスの方がトータルで費用がかかってしまう計算になりがちです。というのも自社で設備を導入すれば保守や運用のための費用は掛かるものの、クラウド型のように月額費用は掛からないからです。
ただし、クラウド型のサービスはアプリをインストールすれば使えるタイプのものが多いので、少し利用してみて、自社には特に利益のないサービスだと分かればすぐに解約することが可能です。Web会議をずっと使い続けるのであれば、まずはクラウド型のサービスを試し、確実にメリットがあることが分かってからオンプレ型のサービスを導入する、というようにすればコストが抑えられます。
クラウド型Web会議サービス
クラウド型のWeb会議にはどのようなサービスがあるのでしょうか。比較的よく利用されているサービスを紹介しますので、導入の検討材料としてお使いください。
V-cubeボイス
V-cubeボイスは電話が使用できる場所であれば世界中のどこでも使用できる電話会議サービスです。導入によって業務効率の向上、コストの削減、情報共有の速度アップが期待できます。
使用方法は簡単で、アクセスポイントへ電話をかけ、ガイダンスに従ってパスコードを入力するだけです。電話回線を用いるので、インターネット回線が不安定な場合でも電話会議に切り替えて会議を継続することができ、インターネット回線での通話に不安が残る人でも安心して使えます。
利用料金は利用料/分×会議時間×会議参加者数(回線数)で、アクセスポイントまでの電話料金が利用料としてかかってきます。初期費用や月額基本料が無料のサービスで、利用料金しかかからないため、お試しで利用するのにぴったりなのではないでしょうか。
sMeeting
sMeetingはドコモ・システムズが運営するクラウド型Web会議サービスです。マンツーマンでのコミュニケーションから大規模な会議まで、sMeetingならば簡単な操作で行うことができます。
実際にドコモグループの経営会議や全国の営業拠点をつないだ会議でも利用されており、クリアな音声であるだけでなく、セキュリティ対策が非常に良くできていて、通信の暗号化はもちろん、端末に情報が保存されず、画面キャプチャも抑止されていて、端末認証機能も備わっています。
25ライセンスパックの場合初期費用が3万円、年払いで60万円、月払いならば月額6万円と高額ではありますが、高額である分だけの性能は確かなものがあります。
ミエルカ・クラウド
ミエルカ・クラウドは初期費用無料で使えるWeb会議システムです。30日間の無料トライアル期間があるため、お試しで企業に導入してみたいといった場合に利用しやすいです。
SSL暗号化によりセキュリティはされており、音切れ回避のための自動帯域制御機能、エコーキャンセラー機能が備わっていて、会議中の音質は確保されています。またホワイトボードや手描きモードを利用することで、会議中の閲覧データを簡単に編集したりすることが可能です。
初期費用はかからず、しかも無制限に利用することができます。月額料金は2018年11月現在、同時接続数20人で10万円のところが8万円となっていて、若干お得です。配信をする際に利用できるセミナーモードや社内の会議に利用できるSOBA mierukaというツールも利用できるなど、用途に応じた使い方が可能です。
まとめ
クラウドWeb会議システムを検討する際のポイントはツールを利用する上でのメリットとデメリットを十分に理解した上で、サービスを比較し、最適なツールを選択することです。料金や性能はサービスによって異なりますが、お試し期間が設定されているサービスもあるので、どれにするか迷ったら使いやすそうなのを選んでみましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
