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2022.06.01

ホテル向けクラウドPBXとは?IP電話による内線通話システムを紹介|トラムシステム

大量の客室電話を必要とするホテル業界で進んでいるのが、クラウドPBXの導入です。業務効率に課題を抱えていた客室の固定電話をIP電話に刷新し、タブレットやスマートフォンによる内線通話システムを構築します。

この記事では、ホテル向けクラウドPBXのメリットやおすすめのサービス5選を解説します。

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クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、電話設備の内線や外線を司るPBX(電話交換機)をクラウド化したIP電話(インターネットに接続して通信を行う電話機)システムです。インターネット回線でクラウド上にあるPBXにアクセスする仕組みとなっており、内線、外線、通話の転送などを可能とします。

クラウドPBXのメリット

・物理機器が不要で初期費用を抑えられる
・固定電話機だけでなくスマートフォンやタブレットを端末にできる
・国内外問わず全ての拠点間の通話を内線通話で無料に
・メンテナンスやセキュリティ対策をベンダー(サービス提供者)に委託できる
・回線数の調整やオプション機能導入がブラウザ上で容易に行える

これらのメリットが評価され、従来使われてきたビジネスフォンの代替として採用が進んでいます。

ホテル向けのクラウドPBXとは

ホテル向けのクラウドPBXとは、ホテル業界での利用を想定したクラウドPBXです。ホテルに設置されていた高額なPBXや数十台の客室電話機を廃止し、IP電話機、スマートフォン、タブレットによる内線通話システムを構築します。

また、ホテル業務の利便性向上や顧客満足度上昇につながる機能が複数実装されており、業務効率によるコスト削減効果も期待されます。

ホテル業界がクラウドPBXを導入すべき3つの理由

ホテル業界がクラウドPBXを導入すべき理由は3つあります。どのようなものがあるか見ていきましょう。

IP電話網によるコストパフォーマンスの向上

クラウドPBXには物理機器が存在しないため、従来のPBXと比較して短納期、低コスト、省スペースで導入できます。経年劣化のないITサービスのため、修理やメンテナンス費用も発生しません。機能を使った分だけ課金される従量課金制のため、使用時間が限られる客室電話のランニングコストも削減できます。

PBXよりもコストパフォーマンスが向上しており、大量の電話機を必要とするホテル経営の心強い味方です。ただし、プランによってはコストが高騰する場合もあるため、導入前にコスト試算を欠かさず行いましょう。

スマートフォン内線化によるコミュニケーションの活性化/h3>

専用のアプリをインストールすれば、スタッフが所持している個人用のスマートフォンで内線、外線、保留、転送が可能です。特に無料の内線通話が可能となるのは大きなメリットで、ホテル館内を移動しながら勤務するスタッフ同士の連携が容易となります。

インターネット環境内では外出中スタッフとの通話料や他拠点への転送料金も無料となり、PHSやフロントの固定電話機を廃止してスマートフォンに一本化可能です。

多様な機能による業務の効率化

ホテル向けクラウドPBXは、ただの電話設備にとどまらない、ホテル業務を効率化する機能を多数備えています。

通話録音機能
顧客やスタッフとの通話内容を録音する機能です。録音内容はトラブル対応、スタッフ教育、予約内容確認などに利用されます。録音データはリスト化され閲覧や検索が容易です。

チャット機能
スタッフが連絡や情報交換に用いる業務用チャットです。写真、FAX、動画なども送信可能で、電話だけでは伝達が困難な情報も伝えられます。通信は暗号化されるため情報漏洩の心配もありません。

顧客管理(CTI)機能
顧客管理システムと連携して発信者の名前、宿泊履歴、住所を閲覧可能です。前回の通話者や担当者のデータも表示されるため、取次ぎがよりスムーズとなります。
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クラウドPBXなら客室へのタブレット設置も簡単

すべての客室に設置することが基本である客室用電話機を、電話機能をそなえたタブレットに変更できるのもクラウドPBXの強みです。タブレットは電話機能以外にもさまざまな機能があり、ホテルのさらなる業務効率化に貢献します。

客室電話廃止によるコスト削減

これまでの客室電話機はフロント電話機、事務室電話機、他の客室電話と内線通話網を構築する必要があり、導入費用はもちろん保守費用も非常に高額でした。

それに対し、WiFiなどのインターネットで通信できるタブレットは、電話回線を必要としません。客室電話を廃止してタブレットにすることで、機器の入れ替え費用、移転費用、保守費用が大幅に削減され、電話設備のさらなるコスト削減につながります。

Web媒体での情報共有による業務効率化・顧客満足度向上

タブレットはWeb媒体での情報提供が可能なので、紙で館内の地図やルームサービス、周辺の観光などの案内を用意する必要がありません。レストランの限定メニューなど頻繁に更新される情報も、Web媒体であれば簡単に情報の差し替えが可能です。

タブレットなら「チェックアウト」や「大浴場」といったキーワードで情報検索ができるので、利用するお客様にとっても、紙のパンフレットから欲しい情報をわざわざ探す手間が省けるというメリットがあります。

ペーパーレス化によるコスト削減効果の他、英語、韓国語、中国語などの外国語表記への対応で顧客満足度の向上ももたらします。

ホテル向けおすすめクラウドPBX5選

ホテル向けのクラウドPBXはすでに複数存在するため、今回はおすすめのサービス5種類を紹介します。サービスによって利用できる機能や対応する端末が異なるため、自社の業務の要件を整理した上で最適なサービスを選択しましょう。

※記載されている情報は2022年6月1日時点です

TramOneCloud


cloudPBXl画像

外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

MOT/Hotel Phone


画像出典:https://www.mot-net.com/hotelphone/

ホテルの客室電話をスマートフォンやタブレットによるIP電話網で代替し、内線通話、外線通話、各種情報の表示を可能とするクラウドPBXサービスです。

近年増加する外国人観光客向けのサービスが充実しており、5ヵ国対応の同時通訳も搭載しています。宿泊客にスマートフォンを貸し出すことも可能です。2022年からはQR認証や顔認証によるチェックインシステムも実装されます。

ホテルPBX


画像出典:https://www.3cx.jp/hotel-pbx/

パソコン、固定電話機、スマートフォンにソフトウェアをインストールするか、PMS(ホテル管理システム)と統合して利用するクラウドPBXサービスです。既存の設備を流用し、なるべくコストを抑えて導入することに主眼をおいています。

Web会議やチャットなど電話以外のコミュニケーション手段も利用可能です。モーニングコール、チェックイン、チェックアウトなど、ホテルで日常的に行う業務を支援する機能も豊富に取り揃えています。

PBX UNIVERGE


画像出典:https://jpn.nec.com/univerge/index.html

NECが提供する多彩なホテル機能を搭載したクラウドPBXサービスで、信頼性、省スペース、省電力を兼ね備えています。オンプレミス型の選択も可能です。各種要望に応じたオーダーメイドを重視しており、スマートデバイスを活用した基幹業務システム、タブレットを利用した客室ソリューションも用意されています。

ホテル向けIPテレフォニーソリューション


画像出典:https://www.hitachi-ite.co.jp/products/hotel_iptsol/index.html

客室用タブレットの活用に主眼を置いたクラウドPBXサービスです。外国人観光客向けの多言語コンテンツ、エアコンや照明の操作、混雑状況確認機能をタブレットに搭載し「おもてなし」の質向上を実現します。

客室清掃管理システムも搭載されており、PMSと統合して客室の状況をモニタリング可能です。スマートフォン、パソコン、タブレットに専用の画面レイアウトを採用しており、スタッフが客室情報を見やすいよう配慮されています。

まとめ

コストが高く付加価値の低かったホテルの客室電話は、クラウドPBXにより生まれ変わりました。スマートフォンとタブレットによる内線通話はコストパフォーマンスに優れ、多様な付加価値をもたらします。ホテルの電話設備をクラウドPBXで刷新し、競争力強化を成し遂げましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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