テレワークで生産性を向上するには丨低下する原因と対策を解説｜トラムシステム
テレワークはワークライフバランスの実現や、企業における働き方の変化に大きな効果をもたらします。しかし、いざテレワークを始めてみると、個人や組織全体の生産性の低下が気になるケースも多いようです。
本記事では、テレワークで生産性が下がってしまう原因やその対策について解説します。テレワーク導入後の業務改善にぜひご活用ください。
目次
テレワークで生産性が低下しやすい原因
テレワークは働く場所や時間の融通が利くようになるため、働きやすいと言われている一方で、仕事の成果が出にくいと感じることも多いものです。テレワークで生産性が低下しやすい場合、次の原因によることが多いため、セルフチェックしてみましょう。
労働環境が整備されていない
個人または組織によってテレワーク用の労働環境が整備されていない場合、テレワークの生産性はなかなか上がりません。
オフィスであれば、高速のインターネット環境、広いデスク、オフィスチェア、プリンタ、筆記用具やメモ用紙など、必要なものが一通りそろっていますが、個人宅ではなかなか環境が整っていないものです。
その他には雑音や冷暖房などの問題、照明の明るさなどが気になる人もいます。どこでも仕事ができるテレワークですが、仕事のための環境作りも必要です。
コミュニケーションが不足している
テレワークでは、互いの状況が見えにくいために気軽に声をかけづらいものです。そのためにコミュニケーション不足が生じてしまうことも多いため注意しましょう。
コミュニケーション不足は、ツールやルールの問題、個人の性格、マネジメントの問題など原因もさまざまです。複数の問題がからみますが、放置せずに1つずつ解決していくことが大切です。
コミュニケーションの不足は、業務の生産性の低下だけでなく、モチベーションやチームビルディングなど広い範囲に影響を及ぼしますので、早めに改善しましょう。
モチベーションが保ちづらい
テレワークではモチベーションが保ちづらいと感じる人も多いです。1人で仕事をする時間が多くなり、評価を仕事のアウトプットだけで決められたり、同僚とのコミュニケーションの機会が少なかったりすることが原因です。
個人差のある要因ではありますが、多くの人が感じているものでもあります。会社としても放置せずに、対策を考えて実行することが大切です。
ついサボってしまう
テレワークで生産性が落ちる原因の1つに、ついサボってしまうことがあります。悪意があってサボるわけではなく、仕事に身が入らなかったり、家族から話しかけられたりして仕事が中断されたりすることで、仕事が進まない時間も出てきてしまうものです。
こうした状況に対して、「テレワークだから仕方ない」で終わらせずに、改善をしていくことで生産性も改善できるでしょう。
こちらの記事ではテレワークでのサボり対策について詳しく解説しています。ついサボってしまう人や、部下をうまく管理したいマネージャーはぜひご一読ください。
正しく管理・評価されているか不安になる
テレワークでは、オフィスとは違った管理・評価の仕方が求められます。テレワークにおいても従来と同じような管理や評価の仕方では、仕事の生産性も上がらず多くの人は評価されていないと感じてしまうでしょう。
たとえば、何度も電話やメールを入れて仕事をしているか確認したり、遅刻の有無や勤務時間などから業務態度を評価したりするのは、時間や場所の自由度を高めるというテレワークの趣旨に反しています。
間違った管理や評価方法が、個人の仕事の仕方やモチベーションに悪影響を与えることがありますので注意が必要です。
こちらの記事では、テレワークにおける部下の管理について解説しています。テレワークにおける管理や評価、コミュニケーションに関心のある方は、ぜひ参考にしてください。
テレワークで生産性を上げるための4つのポイント
テレワークには生産性の低下を招く要因もありますが、テレワークは工夫次第で生産性を向上させることも可能です。
生産性が向上している会社には共通しているポイントがあるため、自社でも同じようにポイントを意識して改善していくことで生産性を向上させることができるでしょう。
ここからは、テレワークで生産性を上げるための4つのポイントについて解説します。
労務管理や評価の方法を見直す
労務管理や評価の方法を、テレワークに合わせて見直すことは生産性向上のための大事なポイントです。
テレワークでは、仕事ぶりを目で見て確認することができません。そのため、労働時間や勤務態度を元にした評価から、実績や成果を元にした評価にするなど、評価方法を変える必要があります。
しかし、労働時間を管理する仕組みがないまま実績だけを求めると、労働時間が長くなったり、無申告でサービス残業を行ったりしてしまうこともあります。これらが社員のモチベーション低下や、労働問題になる場合があるため注意が必要です。
テレワークに合わせた評価方法を作成してブラッシュアップしていくと共に、それを支援するためのシステムの導入も検討しましょう。労務管理ツールや、グループウェアやチャットツールなどのプレゼンス機能が有効です。
インフラ（ハード・ソフト）を整える
テレワークでは業務用インフラの整備状況が業務効率に大きく影響します。たとえば、どこからでもアクセスできるクラウドのファイル共有ツールや、高速なコミュニケーションを可能にするチャットツール、ビデオ会議のためのソフトやWebカメラなどです。
インフラの整備では、まずテレワークに合わせた業務プロセスや必要な機能などを整理することが大切です。費用やセキュリティなどの関係でインフラ導入ができなかったとしても、業務プロセスが整理されるだけで生産性には良い影響があります。
必要なツールを一斉に導入できるのが理想ですが、費用が難しい場合は優先順位をつけて少しずつ導入したり、国や自治体の補助金を探して利用したりするとよいでしょう。
テレワークではクラウドツールが活躍しますが、しっかり検討しないまま導入して失敗するケースもあります。こちらの記事でクラウドツールの導入ポイントについて解説していますので、社内インフラの担当者様はぜひご覧ください。
社員のメンタルケアを行う
テレワークでは、ストレスや孤独感、モチベーションの減退などメンタルヘルスの問題も生じやすくなります。そのため、テレワーク中のメンタルケアをしっかりと行いましょう。
具体的な方法としては、定期的なミーティングの開催、業務外のコミュニケーションの場を提供、労務や産業医などの相談窓口の設置などが挙げられます。個人に孤独感を与えないよう、必要に応じて助けを求められる機会や体制を準備することがポイントです。
社員の帰属意識を高める
テレワークでは会社への帰属意識が弱くなりがちですので、社員の帰属意識を高めることが有効な場合も多いです。
出社機会が少なく、会社への愛着や上司・同僚との一体感がなかなかわきにくいという人も多いでしょう。社員が会社に対して帰属意識を持てないと、労働意欲の低下や離職率の増加につながります。
企業理念やスローガンの徹底や、社内報や社内イベントを通じた社内の情報共有やコミュニケーションの活性化が効果的です。「ここで働きたい！」と社員が思えるような人事評価制度や給与体系の見直しについても考えてみましょう。
「社員が働きやすい環境」がテレワークの生産性向上の鍵
テレワークで生産性の低下が起こる場合、必ず原因があります。「仕方ない」で終わらせずにしっかりと対策をしていくことが肝心です。
テレワークで生産性を向上させるためには、社員が働きやすい環境を作ることがポイントになります。既存の社内ルールや業務プロセスを見直し、必要なインフラを導入して働きやすい環境を少しずつ作っていきましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
