RPAとは？できることや活用例を簡単にわかりやすく解説｜トラムシステム
RPAとは、これまで人間がパソコンで行っていた事務作業を自動化し、人件費削減や業務効率化を実現するITサービスです。人手不足解消や働き方改革に欠かせないツールとして注目を集めており、多くの企業で採用が進んでいます。
RPAの仕組みや活用例を簡単に、わかりやすく解説しますので、導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。
目次
RPAとは？簡単・わかりやすく解説
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略で、パソコンで行われる単純作業やルーチンワークを自動化するITツールです。これまでマンパワーに頼ってきた事務作業の業務量を削減し、抜本的な業務改革を支援します。
ロボティックの名前がついてるものの、機械のロボットが存在しているのではなく、パソコンにインストールしたソフトウェアロボットです。データの入力やファイル複製など、あらかじめ手順が決まっている作業をミスなく迅速に遂行するのが特徴です。
RPAの登場により、これまで人間が行っていた業務の一部をソフトウェアが代行できるようになりました。パソコン上で24時間364日稼働してくれるため、RPAをデジタルレイバー（仮想知的労働者）と呼ぶこともあります。
RPAの仕組み
RPAは実体のないソフトウェアとしてパソコンにインストールされますが、その時点では業務を1つも学習していません。以下のような手順をもとに導入が行われます。
1.RPAで自動化する業務を見定め工数を可視化する
2.RPA運用ルールを整備する
3.業務を学習させ仮想空間で活動するソフトウェアロボットを作成する
4.ソフトウェアロボットの動作テストや検証を行う
5.実際の現場で運用を開始する
ソフトウェアロボットが完成すれば、あとは稼働するタイミングをスケジュール指定するだけでいつでも利用可能です。業務プロセスをフローチャートに落とし込むだけで作成できるため、特別な資格や知識は必要ありません。
AI・VBA（Excelマクロ）・ITツールとの違い
RPAは特徴が類似しているAI、VBA、ITツールと混同されているものの、明確に区別できるポイントが存在します。
AIとの違い
AIは人間の知性を疑似的に再現する技術の総称です。RPAと同じく人間が行っていた業務や作業を一部代行できますが、AIが「学習結果をもとに物事の分析、判断、予測を行う」のに対し、「あらかじめ定められた作業内容をそのまま繰り返す」のがRPAの特徴です。
ただし、今後はRPAにもAIが実装され、単純作業だけでなくより高度な分析や判断が可能になると予想されています。
VBAとの違い
VBAはマイクロソフト社が提供するofficeソフト上で機能する機能で、プログラミング言語を用いてofficeソフトの操作を自動実行します。ただし、officeソフト以外には適用できず、プログラミングに関する知識がなければ作成できません。
RPAはofficeソフト以外のソフトウェアやプログラムも自動化できるだけでなく、プログラミング言語の知識も不要です。VBA以上にさまざまな定型業務に適応可能で、応用範囲が広いのがRPAの強みと言えます。
ITツールとの違い
業務効率化に役立つITツールは多数販売されているものの、プログラミングに関する知識やシステムを改修するコストが必要です。一方、RPAは特別な知識が不要で、システムの改修コストも最小限で済むのが差別化ポイントです。
RPAができること・活用例
RPAは繰り返し作業が多く、遂行まで時間がかかり、人間が面倒だと感じるような作業の自動化に適しています。活用例を紹介しますので、実際に自社の業務でどのように活用できるかイメージしてみましょう。
情報の収集
RPAはインターネット上に存在する膨大な量の情報を自動で収集します。
パソコンにインストールされたWebブラウザを駆使し、人間の手よりもはるかに早いスピードでWebサイトの情報を収集可能です。一部のRPAツールはより最適化された専用のWebブラウザを備えており、情報収集能力を高めています。
RPAの情報収集能力を活用すれば、以下の業務を自動化可能です。
・競合しているECサイトの商品価格調査
・利益を出している株式銘柄ピックアップ
・自社が入札する可能性がある公共事業の調達情報をリスト化
調査項目が数百個に及ぶ業務が短時間で完了し、人手も不要となります。
データの登録
オフィスワークで頻繁に発生するデータ登録作業もRPAは遂行できます。
データファイルの抜き出し、社内システムへのデータ登録、データを1つのファイルに集約するなどの作業が全て自動化され、業務に要する時間を大幅に短縮できます。人間のように見間違いや入力ミスをする可能性もないため、チェックも不要です。
RPAによるデータ登録および入力は、以下の業務を自動化します。
・エクセルへのデータ転記
・請求書の処理
・定型の発注、受注業務
紙の書類も、OCR（光学文字認識）のソリューションで記載内容をスキャンしてデジタル化すれば、学習対象とすることが可能です。
データの確認・同一性チェック
データ入力だけでなく、データに誤りがミスがないかチェックする業務もRPAの得意技です。
例えば、請求金額と入金額が一致するか確認し仕訳帳に反映する「入金消込」と呼ばれる作業があります。ルールは単純なものの、作業時間が長時間におよび集中力が求められる業務でしたが、RPAツールを導入すれば人間がチェックする必要はありません。
他にも、以下のデータの確認やチェックを行う際、RPAが活用できます。
・納品書の数量と検品の数量
・前回チェック時から変化した売上データの内容
・サーバーAとサーバーBに保存された同一の顧客データ
データの正確性や同一性を人間よりも迅速かつ正確にチェックできるため、浮いた人的リソースを別の業務に投入可能です。
メールやリマインダー（通知）の送信
ある条件を満たしたときに送信するメールやリマインダーは、RPAで自動化すると良いでしょう。RPAは複数のワークフローシステムやメールアプリを駆使し、設定した条件に該当した場合の送信業務を自動で行います。
例えば、これまで人間が送信していた以下のようなメールやリマインダーも、全てRPAで代行可能です。
・特定の条件を満たしていない顧客に対する督促メール
・ファイル、データ更新時に最新版を必要とする社員に送付する共有メール
・社内業務の完了時とエラー発生時に通知する業務リマインダー
情報共有スピードが格段にアップし、収益改善や業務効率化効果が期待できます。
RPAでできないこと
幅広い業務を代行できるRPAにも苦手な分野が存在します。
・個別の判断が必要な業務
・守るべき手順やルールが多い業務
・頻繁に手順が変更される業務
これらの業務は引き続き人間が行い、RPAが得意とする業務を集中して担当させましょう。ただし、AI技術の発展により、将来的には複雑な業務を担当できる可能性もあります。
RPAの種類とクラス
RPAには、複数の種類とクラスが存在しています。それぞれコストや性能が違うため、自社に最も適したものを選択できるよう、特徴を把握しておきましょう。
RPAのクラス
RPAには、自動化できるレベルに応じたクラスが3つ設定されています。クラスが高いほどAIとの連携が強化され、担当できる業務の幅が広くなる仕組みです。ただし、現時点でクラス3のRPAはほぼ存在していません。
【クラス1】RPA（Robotic Process Automation）
AIと連携せず、単純作業のみ自動化できるクラスです。現在市場にもっとも流通しているクラスで、データ入力やチェック業務を担当します。人間的な思考判断は不要なため、高性能なパソコンやシステムは不要です。
【クラス2】EPA（Enhanced Process Automation）
AIと連携し、情報解析や非定型データの読み取りを可能とするクラスです。メールの文面確認や顧客の要望に応じた商品発注など、ある程度人間的思考判断を要する非定型業務が可能となります。ただし、その分コストや手間がかかるのがネックです。
【クラス3】CA（Cognitive Automation）
機械学習による高度なAIを搭載し、業務だけでなく企業の意思決定も自動化する、いまだ開発途上のクラスです。多種多様なデータを自ら学習し、最適な経営計画や業務プロセスを自ら設計します。
RPAの種類
RPAは、ソフトウェアのインストール先に応じてオンプレミス形式の「デスクトップ型」と「サーバー型」、クラウド形式の「クラウド型」に分類できます。それぞれ一長一短あるものの、近年はコストや納期の負担が少ないクラウド型が流行中です。
デスクトップ型
自社のパソコンにRPAをインストールするタイプです。RPAが必要なパソコンのみソフトウェアをインストールすることが可能で、初期費用は10～100万円です。中小企業がオフラインで行っている作業を自動化する際に候補となります。
ただし、自動化できる範囲は狭く、高度な業務は担当できません。自動化する範囲を広げたい場合はサーバー型やクラウド型への切り替えが必要となります。
サーバー型
自社のパソコンだけでなく、サーバーにもRPAをインストールするタイプです。サーバーでRPAを一元管理するため、より高度な業務や大規模運営が可能となります。ただし、初期費用が100万円～2,000万円と非常に高価なので、ある程度RPAに習熟した大企業向けです。
クラウド型
オンライン上でシステムを借り、インストールなしで利用するタイプです。物理機器や回線を設置しないため、初期費用が１～10万円程度と非常に安価です。インターネット回線を通じた一元管理が可能で、サーバー型のような高度なRPAも運用できます。
ただし、大規模運用の際はサーバー型の方がコスト削減効果が大きい場合もあり、必ずしもコスト削減につながるとは限りません。小規模から導入をはじめ、状況に応じて規模を調整していくような運用が適しています。
企業がRPAで業務を効率化するメリット
RPAが注目される背景には、日本の社会やビジネス環境を取り巻く様々な問題があります。企業が今後も競争に勝ち抜き、持続的成長を成し遂げるには、RPAの導入が欠かせません。
人手不足を解消できる
日本の労働力の中核となる15歳以上65歳未満の生産年齢人口は、1990年代をピークに減少しています。政府が毎年発表している「令和4年高齢社会白書」では総人口の28.9％が高齢者とされており、社会の高齢化と生産年齢人口の減少が続く見込みです。
そのため、RPAをはじめとするデジタルレイバーで単純作業を代替し、人手不足を解消していくことが求められます。RPAは文字通り24時間365日稼働するシステムのため、人間よりも多くの業務をカバーし、人手不足の悪影響を緩和できます。
参考：令和4年高齢社会白書
働き方改革を推進できる
近年推進が叫ばれている働き方改革は「人手不足を補いながら生産性を向上させる」ことを目的としており、RPAによる事務作業自動化とマッチします。総務省の調査によると、大手銀行で年間8,000時間の事務作業をRPAで削減できるとされており、業務効率化効果が顕著です。
単純作業のクラス1の時点で莫大な効果を生み出すため、自動化の範囲が広がればさらにコスト削減効果が高まるでしょう。RPAが生み出した余力をもとに企業は組織全体のリソース配分見直しを行い、抜本的な働き方改革に必要なリソースを確保できます。
参考：総務省調査
生産性が向上する
企業は、RPAによる人手不足解消や働き方改革実現によって、生産性向上に必要な以下の目標を達成できます。
・定型業務の品質向上
・残業時間の削減
・社員をクリエイティブな業務に集中
社員を生産性の低い定型業務から解放し、より付加価値の高い仕事へシフトさせることで生産性向上が可能です。仕事の付加価値を高めていけば、主要先進国よりも低い水準で推移している日本の賃金底上げにも繋がるでしょう。
まとめ
単純作業を自動化し、コスト削減や業務効率化に存在するRPAは、今後の企業運営にになくてはならない存在です。AIを利用した非定型業務への応用も視野に入れつつ、自社の環境にマッチしたRPAを導入しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
