テレワークで個人携帯は使いたくない？個人スマホを業務利用する方法を紹介｜トラムシステム
テレワークで問題となるのが個人携帯の業務利用です。社員同士の話し合いや顧客への連絡でやむなく利用した社員から「電話代を負担してほしい」「個人の電話を業務利用したくない」と言われ、トラブルに発展するケースが報告されています。
この記事では、テレワークで個人携帯を安全に業務利用する方法や便利な電話アプリを紹介します。
目次
テレワークでの電話対応の方法
業務で発生する電話への対応は、社員が別々の場所で働くテレワークの課題となっています。電話対応がスムーズに行かなかった場合、顧客満足度の低下や機会損失を招くため注意が必要です。主な電話対応方法のメリット、デメリットを紹介します。
社用端末を貸与する
テレワーク用の社用端末を社員に貸与するのは、もっとも典型的な手法です。公私の使用が完全に分かれるため、社員は通信料を気にせず気軽な業務利用が可能です。また、経費精算の負担も軽減されます。リモートロックなど専用のセキュリティ対策の導入も容易です。
ただし「会社の代表番号あての着信を誰が担当するのか」が問題となります。担当者不在のまま新規顧客からの問い合わせを逃した場合の機会損失もリスクです。
折り返しの際は代表番号で表示されないため、電話を取ってもらえない可能性も発生します。従業員が増えるほど端末の購入、導入、維持にかかるコストが増大するのも、無視できないデメリットです。
BYODをする
BYOD（Bring Your Own Device）とは、セキュリティの強化や運用ルールの制定を前提条件として、企業が個人携帯の業務利用を許可することです。端末購入費が不要なため、テレワークの電話対応としてもっともスマートな手法です。社員も使い慣れた端末を流用できるため、導入時の負担も減少します。
BYODには、個人の携帯をそのまま利用する方法と、会社指定のアプリを通じて行う方法の2種類が存在します。
個人の携帯をそのまま利用する方法は、企業側の労力や費用負担が少なく、個人の自由度も高いのがメリットです。ただし、セキュリティリスクが高い、バックアップが取れないというという問題があり、ささいなトラブルが大きな問題へ発展する恐れがあります。公私混同となるため、通信料や経費の精算が難しくなるのもデメリットです。
会社指定のBYODに関するアプリを通じて利用する方法は、ある程度のコストが発生し、全社員がアプリのダウンロードや使い方を周知する必要があります。ただし、社用端末を支給するよりも低コストで、セキュリティの安全性も高まり、企業社員ともに安心して利用できます。アプリが通信料や経費の精算を自動で行ってくれるため、公私混同も防止可能です。
個人携帯を使う
企業からの許可を得ず、独断で個人携帯を業務利用するケースも存在します。ルールや縛りが存在しないため、文字通り自由な環境での業務利用が可能です。
ただし、このように許可なく個人端末を業務利用する行為は「シャドーIT」と呼ばれており、情報漏洩や悪意のある第三者による不正侵入を引き起こす可能性があります。例えば、アクセスが許可されていない個人携帯で社内システムを閲覧することや、個人用のストレージに社内情報を移管することはどちらもシャドーITです。
許可されていない個人携帯の業務利用はシャドーITを誘発し、常に危険な状態での業務となるだけでなく、発覚した場合処罰の対象になりかねません。発生する費用も全額自己負担となるため、推奨されない方法です。
交代で出社する
現状のシステムを変更したくない場合は、オフィスに電話対応要員を出社させるほかありません。追加の費用や社員教育が不要で、シフトを調整すればすぐに開始できます。
ただし、他の社員への取次や転送が必要となる場合、オフィスに社員が不在のため、テレワーク以前より業務効率が悪化するのが難点です。常に転送費用が発生するため、コストパフォーマンスの点でも劣ります。
個人携帯を業務利用するならクラウドPBXとBYODがおすすめ
いくつか手法を紹介してきましたが、個人携帯の業務利用としてもっともおすすめなのはクラウドPBXとBYODです。クラウドPBXとは何か、どのようなメリットがあるのかを具体的に見ていきましょう。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、電話機同士を接続して電話網を構築し、内線、外線、転送通話を可能とするPBX（電話交換機）をクラウド化したITサービスです。
クラウドPBXのサーバーはネットワーク上の仮想サーバーに存在し、インターネット回線を経由するため、スマホ端末同士でも電話網を構築できます。そのため、社員が別々の場所で働きながら携帯端末でやり取りを行うテレワークに最適です。
アプリをインストールするだけで使える
スマホへのクラウドPBX導入は非常に簡単で、アプリをインストールして初期設定を行えば完了します。特別な知識やスキルは不要となっており、個別の場所で働いている社員の負担もごくわずかです。社員全員が導入につまづくことなく電話網を構築し、テレワークをスムーズに開始できます。
内線・外線の両方が使える
クラウドPBXはスマホ同士で電話網を構築するため、外線だけでなく、無料の内線通話も可能です。社員同士の通話はインターネットを通じて内線通話を利用すれば、テレワーク中の通信料を節約できます。特定の端末への着信振り分けや通話の転送も可能となっており、オフィスが無人でも業務に支障をきたしません。
会社番号で発信できる
クラウドPBXでスマホを内線化すると、相手先の電話機に会社の代表番号を表示できます。顧客にとっても、HPやパンフレットに掲載されている会社の電話番号が表示されるため「携帯番号を警戒されて電話を取ってもらえない」といったトラブルを防止できます。プライベート用の電話番号も秘匿されるため、テレワークで問題となる業務とプライベートの切り替えも容易です。
転送料がかからない
クラウドPBXでは外部からかかってきた着信を内線としてスマホなど他の端末に転送するため、転送料金が発生しません。働いている場所に関わらず適切な社員に転送できるため、機会損失やトラブルの発生確率が減少し、テレワークの業務効率化につながります。オフィスの固定電話は完全に不要となるため、廃止して固定費を削減するのもおすすめです。
低コスト・短期間で導入できる
クラウドPBXは機器設置作業や回線工事が不要なため、導入費用が非常に安価です。月々の利用料や通話料も抑えられており、低コストで長期間運用できます。納期も小規模なら数日～1か月と短期間です。そのため、災害やパンデミックなど突発的な事態でテレワークが必要となった際も、数日で導入が完了します。
シャドーITを防げる
情報漏洩や不正侵入の原因となるため対策が必要なシャドーITは、クラウドPBXの導入で一部防止できます。クラウドPBXはアプリを通じて個人、業務利用が完全に分離されているからです。セキュリティ対策も充実しているため、社員が離れ離れとなるテレワークでも安心して運用できます。
また、クラウドPBXではチャットやビデオ会議機能などのコミュニケーションツールも利用可能です。これらはUC（ユニファイドコミュニケーション）機能と呼ばれており、社員がLINEなどのプライベート用ツールを利用するのを防ぎつつ、安全な業務連絡を可能とします。
自腹で個人スマホを業務使用しなければいけない場合には
個人携帯をそのまま業務利用する行為は推奨されません。とはいえ、テレワーク環境の不備や導入時のトラブルにより、どうしても個人スマホを業務利用せざるを得ないケースもあるでしょう。
料金プランを変更する
個人スマホを業務利用すると料金は自腹となるため、料金プランを見直し、より安価なものに変更しましょう。
例えば、業務で通話時間が長時間に及ぶ場合、かけ放題プランを新規に契約すれば通話料を抑えられます。個人用のオプションも一時解約し、業務利用が終了したのちに再契約するのがおすすめです。
仕事用の端末を用意する
個人用端末の設定を変更したくない場合は、仕事用の端末を新規契約するのもおすすめです。近年は利用料金が安価な格安SIMも普及しており、月額2,000円程度で利用できます。
通信費を明確に区別できるため、将来会社が通信費を負担してくれることになった場合も、請求額がすぐに分かります。
まとめ
テレワークではビジネスフォンを利用できないため、携帯端末の利用が必須となり、クラウドPBXの導入や社用端末の貸与が求められます。ただし、状況によっては個人スマホの業務利用も発生するため、料金プランの見直しや仕事用端末の調達を行い、テレワーク開始に備えましょう。
高品質・安定性のクラウドPBX「UNIVOICE」のご紹介
クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX（構内交換機）にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。
電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。
【クラウドPBXのメリット】
・PBX（主装置）を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用できる
・スマートフォンを内線端末として利用できる
・複数拠点を持つ企業の場合、国内外問わず拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる
これらのメリットにより、個人事業主・中小企業から大企業まで様々な企業で普及しています。
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WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
