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ビジネスフォンリースのメリット、中途解約や満了時の対応は?|トラムシステム

顧客からの問い合わせ対応や営業など、電話は日々の業務を行う上で必須と言えるビジネス機器です。一方で、ビジネスフォンは家庭用の電話機に比べてかなりの高額商品となるため、購入するよりも安く使えるリース契約を選択する企業が多くあります。この記事では、リース契約の仕組みやメリット、レンタルとの違いやリース満期後の対応について詳しく解説していきます。

一般的なリースの仕組み

リース契約は、契約者に代わりリース会社が新しく調達した商品を一定期間継続的に利用することを条件に、月額費用(リース料)で商品を借りる契約のことであり、契約満了後に借りていた商品をリース会社に返却して完了となります。

特にビジネスフォンのような高額な商品は一括現金購入することが難しいため、リース契約で商品を借りることが多い傾向にあります。もちろん、ビジネスフォン以外にも複合機などのオフィス機器、データセンター関連のサーバーなど、ビジネスではリース契約は一般的に使用されている契約形態と言えます。

ビジネスフォンのリースとは

ビジネスフォンのリースとは、リース会社と利用企業が契約を結び、リース会社が購入した利用者の希望する新品のビジネスフォンを一定期間利用することです。

リース会社は利用期間(契約期間)に合わせたリース料金を設定し、解約不可、全額回収の契約を結びます。リース期間は3年~7年の間で設定されていることが多く、これはビジネスフォンの法定耐用年数(ビジネスフォンを問題なく利用できるとされている、法律で規定された年数)が5年から6年に設定されていることが主な理由です。

リース契約の勘定科目は通信費として扱われます。全額通信費として計上することができるため、新規でビジネスフォンを購入した場合には固定資産として減価償却対象となり、会計処理が手間になりますが、リース契約の場合にはその心配がありません。

実際にビジネスフォンを使うためには各種工事、設定業務が発生します。この工賃は業者や代理店によってはサービスとしてある程度含んでいたり、完全に別で切り出されていたり様々なケースがあるため、工賃含めた金額でどの業者、代理店経由でリース契約をするか検討することになります。

また、リース契約後の保守運用サポートについては、リース契約時に定めた保守契約、もしくはメンテンナンス契約の契約内容に基づいて提供されます。この運用保守サポートも業者や代理店にもよりますので予め確認しておく必要があり、また損害保険の適用範囲内に留まることもあるため留意しておきましょう。

なお、保証期間を過ぎた場合に故障発生して修理が必要になった場合には、全額実費精算になることがほとんどになりますので、保証期間はしっかりと把握しておくべきです。

ビジネスフォンのリース料金

リース料金は、リース品(ビジネスフォン)を一括購入する場合の見積り金額に、リース会社がそれぞれ設定している料率がかけて算出します。

料率は各社によって異なりますが、平均すると

・利用期間5年の場合:約2%
・利用期間6年の場合:約1.7%
・利用期間7年の場合:約1.5%

といったように利用期間が長くなるにつれて下がっていきます。
上記の料率を用いてリース料金の計算してみると、例えば50万円のビジネスフォン(5台~7台程度)をリースする場合、

・5年リースの場合:500,000×2%=10,000円 / 月(総額600,000円)
・6年リースの場合:500,000×1.7%=8,500円 / 月(総額612,000円)
・7年リースの場合:500,000×1.5%=7,500円 / 月(総額630,000円)

という金額になります。

このようにして算出されるリース料金には、リース期間中の固定資産税、動産総合保険料、金利などが含まれています。なお、この料率はあくまで目安であり、利用企業の与信状況によってはリース会社からこれよりも高い料率が提示されるケースもあります。

レンタルとの違い

一方、混同しがちな契約形態として「レンタル」契約があります。レンタル契約とリース契約の違いは大きく3点あります。

途中契約の可否

リース契約は長期的に使用してくれることを前提に商品をリースして資金を回収するビジネスモデルのため、途中で解約されてしまうと調達した商品の代金を回収することができなくなってしまいます。そのため、原則リース契約では途中で契約を解除することができません。

締結するリース契約の内容にもよるため、契約先の業者もしくは代理店にもよりますが解約できたとしても高額な解約違約金が発生するのが一般的です。長期的に使用しなければならないため、安易に格安だからといって古い機種の商品をリース契約してしまうと途中で解約ができないことから業務に支障が出てしまうケースがあり、予め注意しておきましょう。

使用する機器

リース契約では、契約者が指定した商品をリース会社が新品で購入し、リース期間商品を貸し出すことになります。一方、レンタル契約では、レンタル会社が保有する商品を一定期間貸し出すことになりますが、保有する商品が必ずしも新品とは限らず中古品になる場合もあります。

このように、リース契約とレンタル契約は似ているようで異なっていますので、違いをしっかり理解しておきましょう。

利用期間によって選択する

元々馴染みが深いレンタル契約は、例えばCD/DVDや漫画、雑誌などのレンタルが思いつくことでしょう。こういった商品単価の低いもので短期的な利用を想定されている場合はレンタル契約となっていることが多く、ビジネスフォンのような商品単価の高いもので長期的な利用を想定されている場合はリース契約となっていることが多いです。

レンタル契約、リース契約のビジネスモデルも短期回収か長期回収かで分かれており、それぞれレンタル契約は短期回収を想定しているため短期で利用する場合は得、リース契約は長期回収を想定しているため長期で利用する場合は得となります。厳密にはレンタル契約で高額な商品を借りるということも可能ですが、ビジネスモデルの違いから一般的には短期利用しない場合、リース契約の方が価格的な面で得になることが多いです。

リースのメリット

新品が利用できる

「一般的なリースの仕組み」の章で説明したように、リース契約で提供される商品は新品になります。そのため、メーカーがリリースしている最新機種を使用したり、新しいものを使用できるというモチベーションの維持、などに役立ちます。

新品の商品を使うことになるため初期動作不良のリスクは少なからずあるものの、中古品に比べて故障するリスクは圧倒的に低いため、商品の利用後に業務に支障を与えるような可能性が低くなると考えられます。

初期費用を抑えられる

リース契約では、リース会社が一括で購入した商品に対して月額費用を支払うことで借りる仕組みのため、商品を利用するための初期費用のうち、商品購入代金が不要になるため初期費用を安く抑えることが可能になります。

特に資金繰りの厳しい中小企業、これから新しいサービスや企画をリリースする事業部などにとって初期費用を安くすることができることで利用できる可能性が広がります。また、浮いた初期費用を別の投資に回すこともできるため、より本業に投資を集中することが可能になると言えます。

リース料は契約期間一定・全額経費処理ができる

リース契約は契約期間一定の費用を月額費用として支払うことになり、この費用は全額経費として処理ができるため、利益との合算で申告する課税対象額を少なくすることができ、節税対策としても有効です。

また、購入時には固定資産としての管理が必要になることから、固定資産税の支払いや減価償却などの対応も不要になるため、事務処理の簡略化が履かれます。

保険の適用で保証を受けられる

万が一、商品が故障したとしても保険の適用で、例えば火災や盗難、落雷、突風とした天変地異による装置の故障などにも対応することができ、内容にもよりますが補填することが可能です。

どの条件だとどこまで保証されるのかは事前に確認しておくことをおすすめします。

リース満期後の対応

リース満期が迫っている時の選択肢は、全部で4つあります。それぞれを詳しく解説していきます。

同じ製品を再リース

リース品の所有権は、あくまでリース会社にあるため、リース期間が終了すると利用企業にはリース品の返却義務があります。しかし、「再リース契約」を結ぶことで同じ機器を継続して利用することが可能です。

現在使用しているものの状態がよく、しばらく買い換える予定がない場合には同じものを再度リース契約を行い、継続的に利用できるようにしていきます。

契約期間の縛りが改めて設けられてしまう反面、いままでの費用の10分の1程度まで下げることも可能になるため、新しい機能が不要であったり、現行の装置、商品の性能でも今後十分活躍できると判断される場合には一番メリットが大きいプランです。

新しい製品をリース

これまでの機種ではなく、新しいビジネスフォンを新しいリース契約を結んで利用する方法もあります。これまでの機種に不満がある、劣化が激しい場合の他、5年~7年周期で計画的にビジネスフォンを買い替えている会社もあります。

ある程度の利用年数が経過することで経年劣化や故障頻度、装置の保証期間切れなど、同じものを使い続けるにはリスクがあったり、新しく搭載された機能が魅力的でその機能を使いたい、もしくは社員が増えてきたことで対応できるキャパシティ(性能)が限界に近づいているなどでは新しいものでリース契約するのが良いでしょう。

現在使用している製品を買い取る

ほとんどのケースは再リース契約か新しいものでリース契約をしていきますが、まれにリース会社によっては使っている装置、商品を買い取ることができるケースがあります。

この場合、かなり格安に買い取ることができ、かついつでも不要なときに処分ができるため、契約期間の縛りを気にする場合に検討するパターンになります。

新規購入

リース満了のタイミングで、リースではなく新しいビジネスフォンを購入する方法もあります。こちらは初期費用はかかりますが、リースのように月々の利用料金は発生しませんし、長く使い続けることでリースするよりも安く抑えられるケースもあります。また、小さい事務所などではビジネスフォンではなく家庭用電話機で代替できるケースもあります。

いずれにせよ、リース満了はビジネスフォンなどの事務機器の利用方法を見直すよいきっかけと言えます。

まとめ

ビジネスフォンのリースには途中解約できないなどの制限事項はある一方で利用者にとって多くのメリットがあります。

会社の規模や今後の事業のプロジェクト計画などのキャッシュフローを考慮した上で、リース契約で月額費用で続けた方が得なのか、それとも一括購入して柔軟な運用ができるような体制で進めるのか判断しましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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