Web会議の導入事例から見るメリットを解説｜トラムシステム
Web会議の導入事例やメリットについて説明します。またWeb会議を導入する上でどのような点を評価ポイントにするかについても触れているので、Web会議システムの導入を検討しているならばぜひ参考にしてください。
目次
Web会議の導入事例
Web会議の導入事例について説明します。Web会議はどのようなシーンで導入されているのでしょうか。また、導入することによって導入前と何が変わるのでしょうか。
Web会議の導入を検討しているならばまずは気になる導入事例について説明します。
Web会議の利用でフリー出社制度の導入に成功
Web会議を導入することで何が起こるかというと、遠隔地とのコミュニケーションがスムーズにいくようになります。メールや電話だけだと十分に意思の疎通ができない遠方にいる社員ともWeb会議によってリアルタイムで映像を共有しながらコミュニケーションが図れるため、離れた場所にいる社員との円滑なコミュニケーションを可能にします。
遠隔地の社員とのコミュニケーションが上手くいくようになると、結果的に管理者が働き方改革を進める上での心理的負担が軽減されることになります。なぜかというと、必ずしも同じオフィス内にいなくてもコミュニケーションを図れるため、在宅ワークや時間に縛られない勤務体系の実現が可能になるからです。もしオフィスにいなくてもWeb会議を利用しさえすればリアルタイムに目の前に相手がいるときとほぼ変わらない感じでコミュニケーションが取れるので、上司は安心して在宅ワークでできる業務を任せたり、出社時間の均一性を取り除いたりすることができるようになるのです。
実際、ある企業ではWeb会議を導入することで働き方改革を実現し、月に1回のオフィスに集合しての会議を除いて、社内の誰もが自由出勤制になったようです。
場所や時間に縛られず遠隔地にいる社員との会議を可能に
Web会議を導入すれば同一拠点の在り方だけでなく、他拠点との接続の仕方を変えることになります。会議を開催するのにどこかへ集まる必要がなくなるので、移動のコストが減り、社員は移動に使う時間を他のことに使うことができます。
また宿泊費などのコストも掛からなくなるため、会議に関する費用そのものを削減することができます。
Web会議システムがオンライン服薬指導を実現
病院や薬局ではWeb会議システムを用いて遠隔地の利用者とオンラインでの服薬指導を成功させているところもあります。オンラインでの指導ができることによって、病院まで通うことが難しい患者とのやり取りも可能になりますし、病院と患者双方が移動による時間を掛けなくて済むというメリットが生まれます。
また個別塾やオンライン英会話の指導でWeb会議を利用するなど、遠隔地にいる人に対してオンラインでの指導ができることにより、医療・教育の現場は大きく変わりつつあります。
Web会議によりセミナーの充実度の向上を達成
セミナーにWeb会議を導入することによって、会場が大きくてセミナーで何をやっているのかよく見えないような場合でも手元のデバイスから壇上を確認することができ、セミナーの内容が把握しやすくなります。
またセミナーに対するリアルタイムでの反応をもらえたり、デバイスを用意しておけばペーパーレスでのセミナーを実現することも可能になるなど、従来のセミナーの在り方を大きく変えることにWeb会議は役立ち、セミナーの充実度を飛躍的に向上させます。
Web会議を利用するメリット
Web会議を利用するメリットについて説明します。Web会議が導入されると一体何が利点となるのでしょうか。
どのような場所にいても会議を行うことができる
Web会議があればどのような場所にいても会議を行うことができます。電話やメールではあくまでも断片的な連絡をするくらいしかできず、十分なコミュニケーションが取れているとは言い難かったのですが、Web会議ならば参加者が相手の姿を映像で確認しながら音声で通話できるため、目の前に参加者がいるのと変わらない感じで会議を行えます。
TV会議に比べ初期費用が掛からない
Web会議の登場以前からTV会議が様々な企業で利用されていました。ただTV会議は自社運用が必要で、設備を設置しないといけないため、初期費用が高額になります。クラウド型のWeb会議を利用すれば、アプリをインストールするだけで利用できるため、掛かる費用が格安で済みます。
画面上の資料に容易に書き込みが可能
ホワイトボード機能などを用いれば画面上の資料に直接書き込みが可能です。いくら資料が共有できてもその場で資料に対して何の編集も加えられないのであれば使いづらいですが、簡単にリアルタイムで編集が可能なので、本当の会議の臨場感がデバイス上に出現します。
Web会議サービスの評価ポイント
様々なWeb会議サービスを比較検討するとき、どのような点を評価のポイントとして換算するべきなのでしょうか。一律の評価ポイントが分かっていないと、どのサービスを導入するのが望ましいのか選ぶことができません。評価ポイントを理解し、導入時の参考にしましょう。
サービスの機能
やはりどんなサービスでも最も重要になるのがサービスの機能です。基本的なサービスがしっかりとしていて、かつオリジナル要素があれば使ってみたくなるものです。以下のような機能が備わっていれば最低限Web会議を滞りなく開催することができます。
・資料共有
・ホワイトボード
・録音・録画
・チャット
・音声通話
上記機能が備わっているかどうかだけでなく、実際の使い勝手はどうなのかについても事前に調べておきましょう。Web会議は単にオンライン上で会議を実現するツールにとどまらず、使い方次第で柔軟に利用することができます。なので基本的な機能以外をお求めの方は、オプションの有無に注目しましょう。
セミナーを開催することが多い企業であれば、配信機能のあるWeb会議の導入をおすすめします。追加費用が掛かりますが、セミナーの円滑な開催を手助けします。
後は機能ごとの性能も気になります。同じことができるサービスでも、目的の達成をスムーズに行えるかどうかは性能の違いに大きく依存するからです。あまりWebサービスを利用しない社員がいるならば、直感的に操作が可能なアプリケーションかどうか、という点も導入の決め手になります。
その他、最大接続可能人数や取扱い可能なデバイスの種類は必ず確認してください。人数が多いと使えないサービスもあり、大規模な企業ならば導入できるサービスが限られるかもしれません。
費用
Web会議にはオンプレ型とクラウド型のサービスがありますが、いずれにせよ導入時に必ず掛かってくるのが初期費用です。オンプレ型の場合は100万円を超え、クラウド型の場合でも1ユーザー10万円近くするサービスが多いため、コストに関しては徹底的に調べるべきです。
またクラウド型の場合継続費用が掛かります。サブスクリプション方式での利用になるため、サービスを解約するまで月額費用が発生するのです。オンプレ型とクラウド型でどちらにするか悩むことがあり、初期費用は確かにオンプレ型の方が上だけれど、何年も使うことを考えるとクラウド型の方が高くついてしまうというケースもあります。
また、配信機能などのオプションを追加するとオプション費用が別途掛かるため、便利そうなオプションを全てつけると掛かる費用が膨れあがってしまうということもあるので、オプションについてはぜひ事前に確認してください。
その他オンプレ型だとサーバーの保守や運用、点検費用も掛かります。トータルでどれくらいの費用が掛かるのか、初めにどれくらい掛かり、継続するためにはどれくらいになるのかというのは必ず確認しておくべきものです。
通話の安全性
クラウド型のWeb会議の場合インターネットを介するので通話が盗聴されることへの不安がよぎります。ただクラウド型のWeb会議といってもセキュリティにどのような対策をしているかというのはサービスによって異なります。オンプレ型のWeb会議ならばVPN環境を構築し、その中でやり取りを行うためセキュリティに関してはクラウド型よりもオンプレ型の方が絶対に強固です。
暗号化や2段階認証の有無、サーバーにデータは保存されるのかどうか、乗っ取り被害に遭ったときどのような対応をしてもらえるのかといったことは情報流出に懸念を置くならば絶対に心配するべきことであるため、導入前に通話の安全性が確保できるサービスであるのかどうかは調べておきましょう。
まとめ
Web会議の導入事例やサービスの評価をどこでするかについて説明しました。一口にWeb会議といっても各社が提供しているサービスの内容には幅があるので、どれを自社に導入するのがベストなのかというのはかなり難しいです。オンプレ型のサービスならば柔軟に自社にカスタマイズさせて導入することも可能ですが、費用がそれ程なければ導入そのものが難しいでしょう。
機能と費用を検討し、最適なサービスを選ぶためには各社のサービス担当者に詳しく話を聞いてみるというのもひとつの方法です。思いもよらなかった提案がされるかもしれませんし、話合いの中からアイデアが生まれることも多いので、迷ったときはとりあえず聞いてみることをおすすめします。Web会議を導入の際には、何をメリットとし、評価の対象をどこに置くか検討しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
