Web電話帳で業務効率化！できること・メリット・活用方法を解説｜トラムシステム
電話、メール、チャットなどの通信手段の増加に伴い「クライアントや社内の連絡先を一元管理したい」という要望が高まっています。そのような場合は、Web電話帳の利用がおすすめです。あらゆる端末からアクセスできるので、情報の一元管理を達成し、必要な情報にたどり着く時間を短縮できます。この記事では、Web電話帳でできることやメリットについて解説します。
目次
Web電話帳とは
Web電話帳とは、インターネットのクラウド上に保存した情報を、複数人で共有・管理できるサービスです。法人向けのサービスが多数リリースされ、従来の電話帳による紙の管理からの転換が進んでいます。
Web電話帳で管理できる情報は、以下の3つです。
・クライアントの情報（社名や電話番号など）
・自社の情報（住所やFAX番号など）
・社員の情報（部署、役職、連絡先、顔写真など）
最大の特徴は、クラウドサービスのメリットを生かし、共有や閲覧を柔軟に行える点です。「退職した社員しか知らない情報を確認できない」「情報更新の度に複数のツールを操作するのが大変」といった悩みを解決し、業務効率化やコミュニケーション活性化を実現します。
Web電話帳でできること
Web電話帳は多様なサービスが発表されており、利用できる機能はそれぞれ違います。主な機能をピックアップして紹介しますが、必ず含まれているとは限らないので注意しましょう。
1.Web電話帳機能
クライアントや社員の情報をクラウドサーバーに保存し、一元管理する機能です。キーワード検索が可能なサービスが多く、情報を簡単に閲覧できます。管理者が情報を更新すると瞬時に反映されるので、古い情報のまま放置されるリスクも減らせます。
2.名刺管理機能
スマートフォンやスキャナーで名刺の情報を取り込み、登録して閲覧を可能にします。これまで手作業で登録していた手間を減らし、業務効率化が可能です。全社共有、部署共有など共有範囲を指定できるので、限られた人にのみ閲覧できる情報も管理できます。
3.着信表示
システム内に登録されている番号であれば、スマートフォンなどの端末に登録されていなくても、発信元の名前や電話番号が表示されます。名刺交換が済んでいないクライアントや直接関わりのない社員など、情報登録が済んでいなくてもスムーズな連絡が可能です。
Web電話帳のメリット
Web電話帳は、業務負担軽減や情報管理強化などさまざまなメリットを企業にもたらします。主要なポイントを5つ紹介しますので、企業関係者の方は、自社の業務に当てはめられるか確認してみましょう。
１．情報を一括で管理できる
企業が管理している情報を一元管理できるのが、Web電話帳最大のメリットです。
従来の電話帳では入社、退社、異動、役職変更が発生するたび、多くの時間と労力をかけて複数の帳簿を更新していました。小さな変更の場合は更新を忘れるなど、記入ミスや間違いも多数発生していたのです。
Web電話帳なら、電話番号、メールアドレス、住所など、複数の情報を単一のクラウドサーバーに集約できます。閲覧したい情報は検索機能で簡単に探せる、変更や登録はクラウドの情報を一度変更すれば完了する、間違いがあった際の変更も容易など、スムーズな業務を実現可能です。
２．着信情報が確認できる
着信情報機能で「誰からの連絡か」をスムーズに確認できるのもメリットです。
以前のビジネスシーンでは「外出中の該当社員あてに連絡が来るも不在」「携帯に連絡が来るも誰の電話番号が不明」など、機会損失やミスコミュニケーションが頻繁に発生していました。電話を好まない若手社員の心理的負担になるといったトラブルも報告されています。
着信情報機能はクラウドのサーバーと端末を同期するため、Web電話帳に登録されている情報なら電話番号と名前が表示されます。「端末に得意先の連絡先を全て登録する」といった、面倒な作業も不要になるのです。氏名や所属している企業名も表示されるため、着信に対応する心理的負担も軽減できます。
３．必要な情報にすぐアクセスできる
Web電話帳なら、必要な情報へのアクセスも迅速です。
例えば「他の社員の代理で連絡を行う」といったシーンの場合、連絡先が分からない場合は確認に手間がかかっていました。本社に連絡をし、手が空いている社員に連絡先を教えてもらう作業が必要だったからです。
Web電話帳なら、携帯端末からスムーズに情報へアクセスできます。検索機能などを利用すれば、閲覧に時間がかかることもありません。トラブルや商機が発生した際も、外出先から速やかに連絡できます。
４．情報漏えい対策になる
Web電話帳で情報漏洩対策ができるのは、多くの機密情報を扱う企業にとって大きなメリットです。
クライアントの電話番号や住所といった情報は、厳重な管理下に置くべき機密情報です。しかし、紙の電話帳を紛失した、個人情報が登録された携帯端末を落としたなど、常に情報漏洩のリスクが存在していました。
Web電話帳は、クラウドサーバーの強固なセキュリティに守られており、情報漏洩を強力にシャットダウンします。携帯端末を誰かに盗難されても、サービスにアクセスできない限り、個人情報が漏れることはありません。アカウントロックやアクセス制限など、万が一トラブルが発生した際の備えも万全です。
５．連絡先の公私混同が避けられる
近年流行りのBYOD（社員保有の端末を業務利用する）でも、公私混同を避けるためWeb電話帳が利用されています。
BYODは、Web電話帳が無い場合、個人情報を端末の連絡帳に登録する必要があります。しかし、公私のアドレスが混在する、間違ってかけてしまう、異動時や退職時にいちいち削除しないといけないと言った問題が発生するため、おすすめできません。
Web電話帳があれば、BYOD用の端末でもプライベート用と仕事用の情報を簡単に区別できます。退職時にも、Web電話帳アプリを削除するだけで情報漏洩を防げます。
業務効率化に役立つWeb電話帳の活用術
Web電話帳はただのオンライン電話帳ではありません。活用することで、企業運用のプラスとなる行動を複数実行できます。業務効率化に繋がる具体的な活用方法を紹介しますので導入時の参考にしてください。
１．リモートワークの促進
Web電話帳を活用すれば、働き方改革の一つして注目されているリモートワークを促進できます。
円滑なコミュニケーションを実現するため、リモートワークでは電話、メール、チャット、Web会議といった多様なツールを利用します。Web電話帳を導入していれば、いずれの手段でも連絡先をスムーズに確認可能です。
Web電話帳の情報をタッチするだけでチャットなどのツールを起動できるなど、操作も簡単になります。情報漏洩対策にもなるため、遠隔で働く社員にも安心して仕事を任せられます。
２．名刺が会社の資産になる
名刺情報のデータ化が流行していますが、多くのWeb電話帳には名刺管理機能が備わっており、名刺管理ツールの導入が必要ありません。
名刺管理機能があれば、社員が管理していた名刺情報を共有し企業の資産として活用できます。単に連絡先を把握するだけでなく、情報のダブりがないか確認する名寄せ機能や、会社情報をグルーピングできる会社情報機能も利用可能です。
３．スマホ内の他のアプリとの連動
Web電話帳は、スマートフォンで利用できるアプリとの連動も容易です。例えば、以下のような活用方法が存在します。
・Web電話帳の住所をタップすると地図アプリが立ち上がる
・メールアドレスをタップするとメーラーが立ち上がる
・SkypeアカウントをタップをするとSkypeが立ち上がる
各アプリの操作に必要な工数を減らせるため、隙間時間を利用した連絡が容易です。
まとめ
Web電話帳は、企業にとって重要な情報を一元管理し、セキュリティ向上や業務効率化を達成するツールです。リモートワークや名刺管理など近年注目されている施策の導入にも役立つため、今後も継続的に成長したい企業はぜひ導入しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
