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2021.10.14

料金 / 転送 / 方法 / 電話 /

電話転送の料金を無料にする方法とは?おすすめサービスを紹介|トラムシステム

業務上欠かせない電話機能である転送機能。利便性が高く、業務を効率的に進めるために必須の機能である一方で、利用料金の高さを課題にする企業も多いです。

この記事では電話転送の料金負担を最小化するための方法や、おすすめのサービスを詳しく解説します。

電話転送とは

電話転送とは、オフィスや自宅にかかってきた電話を事前に設定した固定電話や携帯電話番号に転送するためのサービスです。通信キャリアが提供する電話サービスの一つで、全ての着信を転送したり、条件に応じて転送設定をしたりと様々な転送方法が選択できます。

転送先に指定できる電話番号には制約がなく、携帯電話・固定電話・FAX、海外などの番号が指定可能です。

例えば、オフィスの固定電話宛ての電話をプライベートで利用している携帯電話に転送することで、自宅にいながら業務上必要な電話を受けることができます。

主な転送方法

提供するキャリアサービスによって呼び方が違う場合や設定仕様に差異がみられる場合もありますが、代表的な転送方法は以下の5つです。

無条件転送(フル転送):かかってきた全ての電話を転送する
無応答転送:かかってきた電話に出られなかった場合に転送する
圏外転送:通信圏外や、電池切れ、電源オフ時など電話が繋がらない時に転送する
通話中転送:通話中にかかってきた電話を転送する
選択転送:かかってきた電話を手元の端末操作で転送する

このように、転送設定や利用開始・停止の操作を遠隔から簡単に実施できたり、あらかじめ設定した条件(月日、曜日、時間)で自動的に転送させたりできます。これらの機能をうまく使い分けることで、業務上の細かなニーズにも対応できるでしょう。

電話転送サービスの利用料金

電話転送サービスを利用する方法は、主に以下の2つです。

1.電話転送サービスを利用する
2.クラウドPBXを利用する

それぞれの特徴や利用料金について解説していきます。

ボイスワープ(NTT)

ボイスワープとはNTT東日本・西日本が提供する電話転送サービスです。アナログ・ISDN回線、ひかり回線のどちらにも対応しています。

NTT東日本・西日本の電話サービスを契約していれば誰でも利用可能で、新規申し込み後最短4営業日で使えるようになります。

なお、かかってきた電話を転送した時点で転送元から転送先までの料金がかかります。そのため、営業電話や迷惑電話、転送先で電話に出られなかった場合などにも一律通話料が発生する点に注意が必要です。

クラウドPBX

クラウドPBXとは、企業の電話回線(内線・外線)の制御を行う構内交換機(PBX)をクラウド上に設置し、ネットワーク経由で利用するサービスです。クラウドPBXではオフィスやデータセンターなどに物理的にPBX装置を置かずに、ネットワークを経由して内線・外線・転送といった電話機能を利用します。

インターネットに接続できる環境があればすぐに、安く、手軽に利用できる点で注目を集めるサービスです。通話・通信料金のコスト削減を検討する企業をはじめ多くの企業でラウドPBXの導入が進められています。

電話転送ならクラウドPBXがおすすめな8つの理由

電話転送の利用には従来のボイスワープなどの仕組みを利用する方法の他に、クラウドPBXを導入する方法もあります。ここからはクラウドPBXを導入するメリットを従来の電話転送サービスと比較しながら解説します。

転送料金が無料

クラウドPBXで電話転送を利用する場合、かかってきた外線電話を内線電話に切り替えて電話を繋ぐ仕組みとなります。クラウドPBXでは内線電話が全て無料となるため、ボイスワープなどの転送サービスで発生する通話料が発生しません。

そのため、クラウドPBXを利用する場合は従来のボイスワープ利用時にかかる月額利用料や通話料が発生せず、大きなコスト削減効果が期待できます。

スマホからスマホへ転送できる

ボイスワープは主にオフィスに設置される固定電話向けのサービスですが、クラウドPBXを利用すればスマホ宛てにかかってきた電話を別のスマホに転送することも可能です。

例えば、ある営業担当者が業務用スマホで電話をしている時に取引先から着信があった場合でも、別の営業担当者に転送することができます。大切なお客様の電話を取りこぼさず、ビジネスチャンスに繋げられるため大きなメリットといえるでしょう。

複数端末への同時着信が可能

クラウドPBXは複数の転送先を設定できるのがメリットです。具体的には、オフィスの固定電話の転送先としてチームメンバーの業務用スマホ端末を設定すれば、外部からの着信を複数の端末で同時に着信させることができます。

従来のボイスワープでは転送先を1番号につき1つしか設定できなかったため、話し中や不在時の着信取りこぼしなどが懸念事項でした。

クラウドPBXでは従来のオフィス環境と遜色ない業務環境を整備することも可能であり、働き方改革やBCP(事業継続計画)の観点から高まるテレワーク需要にも対応できます。

常に発信元番号が表示される

ボイスワープなどの電話転送サービスを利用する場合は、設定条件によっては転送先に通知される番号は発信元番号ではなく、転送元電話番号が通知されてしまいます。そのため、お客様からの電話か社員からの内線なのかが区別できない、折り返ししたくても電話番号が分からないなどのトラブルに繋がる可能性が考えられるでしょう。

一方、クラウドPBXで電話転送を利用する場合は常に発信元番号が表示されるため、従来のボイスワープなどで懸念される課題は発生しません。

スマホから会社番号で発信できる

クラウドPBXでは着信時だけでなく、発信時のメリットもあります。

例えば、営業担当者の業務用スマホからお客様の電話番号に直接電話をかけるケースでは、スマホの携帯電話番号ではなく03や06などの会社電話番号で発信可能です。

電話を受け取ったお客様側でも、知らない携帯電話番号からよりも登録している会社の電話番号からの着信の方が安心して電話を受けられます。

電話をかける営業担当者も、会社電話番号で発信するためにわざわざオフィスに戻る必要がありません。また、BYOD(社員個人のスマートフォンを業務端末として利用)する場合でも社員個人の携帯電話番号は相手に通知されないため、プライバシー保護観点でも安心して利用です。

ソフトフォンへの転送も可能

ソフトフォンとは、パソコンやタブレット端末に専用のソフトウェアをインストールすることで電話の受発信をすることです。

固定電話や携帯電話端末など購入・維持にかかるコストを削減したり、顧客情報管理機能などの外部システムと連動できたりと多くのメリットがあります。

クラウドPBXならソフトフォンへの転送も可能であり、テレワーク環境の構築やコールセンターの設置などもスムーズに利用できます。

音声ガイダンス機能が利用できる

クラウドPBXでは電話番号ごとに日時や曜日で営業時間外アナウンスや取込中など任意のガイダンスを流せます。また、ガイダンスの後に入力された番号を元に転送先の番号を変える事も可能です。

例えば「◯◯の方は1番を、△△の方は2番を入力してください」とガイダンスを流し、お客様の入電理由に合った転送先を設定しておくことで、スムーズな電話応対に繋がります。

さらに、電話のガイダンスを設定することで迷惑電話や不要な営業電話を防ぐ効果も期待できるといわれています。直接担当に繋がる前にガイダンスを挟み発信元に任意の番号を入力する「ひと手間」を与えることで、ガイダンス途中で電話を切断するケースが増加し迷惑電話件数が減少します。

過剰な迷惑電話は社員の貴重な勤務時間を圧迫したり、ストレスになったりと悪影響を及ぼしかねません。クラウドPBXで適切に対応することが重要です。

海外にも転送が可能

ボイスワープで転送先に海外の電話番号を指定すると、転送の度に国際通話となってしまうため膨大な通話料がかかります。

対して、クラウドPBXはネットワーク経由でPBX機能を利用する仕組みであるため、インターネットに接続できる環境さえあれば内線通話は国内外を問わず利用可能です。転送先を海外に設定していたとしても無料で利用できるため、大きなコスト削減が期待できます。

電話転送サービスとクラウドPBXの違いまとめ

従来のボイスワープなどの電話転送サービスとクラウドPBXとでは、それぞれにメリット・デメリットが存在します。いくつかの観点で従来の電話転送サービス(ボイスワープ)とクラウドPBXを比較した結果が以下の通りです。

特定のメリットだけに注目するのではなく、複数の観点から比較し導入サービスを検討することが重要です。

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まとめ

会社にかかってきた電話をどこでも受けられる電話転送機能は、近年の多様な業務環境には不可欠な機能です。クラウドPBXであれば従来の電話転送サービスの高い通話料や転送先の設定制限などデメリットがなく、業務効率化とコスト削減を両立することができます。

この記事の内容を参考に、自社の利用状況や条件を踏まえて最適な電話転送サービスを検討してください。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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